Про выдачу денег под отчет.
При работе с подотчетными лицами у бухгалтеров появляются вопросы:
- кому нельзя выдать деньги под отчет;
- может ли подотчетное лицо передать аванс другому сотруднику;
- когда с подотчетных денег придется удержать НДФЛ и уплатить взносы;
- что делать, если директор берет деньги, но не отчитывается за них..
Давайте разберемся с этими вопросами.
Кому нельзя выдать деньги под отчет.
По закону выдавать деньги под отчет компания может только своим работникам или физлицам, с которыми у нее заключен гражданско-правовой договор, это прописано в письме Центробанка от 02.10.2014 №29-Р-Р-6/7859.
А что будет, если выдать деньги лицу, которое не состоит с компанией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях? Можно ли считать подотчетным аванс, переданный постороннему лицу
Если деньги выдали лицу, с которым у компании не заключен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор, считать их подотчетным авансом нельзя. Если что-то пойдет не так и посторонний человек не исполнит устные договоренности с компанией, она не сможет вернуть деньги без добровольного согласия получателя. Не выйдет привлечь его к ответственности по законодательству о банкротстве, а также по трудовому, гражданскому или корпоративному законодательству (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023 по делу № А35-10737/2021).
Рассмотрим ситуацию. Директор снял с расчетного счета своей компании несколькими траншами 660 тыс. руб. В назначении платежей было указано «Выдача наличных денег на хозяйственные расходы» и «Прочие выдачи». Из снятых денег 400 тыс. руб. он передал третьему лицу, с которым компания не заключала ни трудового, ни гражданско-правового договора.
В ходе камеральной проверки инспекторы не нашли документов, которые подтвердили бы расходование денег или их возврат. Они расценили выданные суммы как доход директора. Суд также пришел к выводу, что директор распорядился выданными средствами по своему усмотрению, и они являются его доходом, облагаемым взносами и НДФЛ.
Что нужно, чтобы выданные деньги не были признаны доходом?
По выданному авансу работник должен представить авансовый отчет. Бухгалтер его проверяет, а директор утверждает. После этого остаток неизрасходованных сумм нужно вернуть в кассу. Если отчета нет, деньги признаются задолженностью работника перед компанией. Их можно удержать из его зарплаты.
Вправе ли сотрудник, получивший деньги под отчет, передать полученный аванс другому лицу?
Директор компании, с которым заключен трудовой договор, является подотчетным лицом. Но передать подотчетные деньги, которые он получил под отчет, другому лицу, даже работнику, он не вправе. Законом это не предусмотрено. Отчитаться за полученные деньги обязано подотчетное лицо, которому они были выданы (п. 6.3 Указаний Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У).
Как передать подотчетные деньги другому лицу?
Чтобы передать подотчетную сумму другому лицу, надо оформить возврат в кассу компании неиспользованного аванса, сдать эти деньги в банк. Затем снова снять с банковского счета. И только потом бухгалтер может оформить выдачу денег другому подотчетному лицу. Подотчетное лицо может сдать неиспользованный аванс сразу на расчетный счет компании.
Когда с подотчетных денег придется удержать НДФЛ и заплатить взносы?
По закону деньги, выданные работникам под отчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если выполняются обязательные условия – сотрудники предоставляют в компанию авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие, что деньги действительно потрачены на нужды компании и остаток подотчетных сумм возвращен.
Какие документы нужны, чтобы подотчетные суммы не облагались НДФЛ и взносами?
Чтобы выданные деньги не пришлось признавать доходом работника, начислять НДФЛ и взносы, у компании должны быть сведения о постановке на учет материальных ценностей, приобретенных через подотчетное лицо, а также документы, подтверждающие возврат неизрасходованных денег.
Если ни отчета, ни возврата не было, и ФНС, и суд посчитают, что компания выдала деньги с целью исключить эти суммы из облагаемой базы по НДФЛ и взносам. Придется уплатить не только НДФЛ и взносы, но, возможно, и штраф за умышленную неуплату налогов и взносов в размере 40 процентов неуплаченных сумм.
Когда подотчетные суммы, полученные директором, облагаются НДФЛ и взносами?
Директор не оформляет приказы и заявления на выдачу денег под отчет, но получает деньги. По выданным деньгам не сдает авансовый отчет. У компании нет доказательств целевого использования выданных денег. Эти суммы и ФНС, и суды признают доходом директора.
Следовательно, при отсутствии доказательств расхода подотчетного аванса, выданные деньги считаются доходом подотчетного лица (ст. 210 НК). На остаток подотчетного аванса придется начислить НДФЛ и взносы как на выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК).
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru