Бывает ситуация, когда сотрудник просит деньги вместо отпуска. Давайте разберемся:
- кому нельзя заменить деньгами часть отпуска;
- как оформить замену отпуска компенсацией;
- как рассчитать компенсацию и когда выплатить;
- какие ошибки допускают работодатели при замене части отпуска деньгами.
Обязан ли работодатель заменять часть отпуска денежной компенсацией?
По закону работодатель не обязан заменять часть отпуска денежной компенсацией тем работникам, кто имеет на это право, но может это сделать по своему усмотрению. В части 1 статьи 126 ТК говорится: «Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией...»
Кто имеет право на выплату денег вместо отпуска?
Заменить деньгами часть отпуска можно только работникам, чей отпуск длиннее стандартного, то есть больше 28 календарных дней. К ним относятся:
1) сотрудники с ненормированным рабочим днем, заменить можно 3 дня (минимальная продолжительность) и более дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (ч. 1 ст. 119 ТК);
2) работники, имеющие право на «северный» отпуск, заменить можно 16 календарных дней дополнительного отпуска за работу в районах Крайнего Севера и приравненных в нему местностях (ч. 1 ст. 321 ТК);
3) сотрудники с вредными условиями труда, у которых дополнительный отпуск за вредность превышает минимальную продолжительность - 7 календарных дней (ч. 3 ст. 126), если это предусмотрено отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором.
А есть ли те, кому заменять отдых деньгами категорически нельзя?
Да, есть. Вы не вправе заменить отпуск деньгами, даже если для этого есть все основания:
1) беременным женщинам (ст. 126 ТК);
2) работникам до 18 лет (ст. 126 ТК);
3) всем работникам, у кого ежегодный отпуск 28 календарных дней (ст. 126 ТК);
4) работникам с вредными условиями труда, у которых дополнительный отпуск за вредность минимальной продолжительности — 7 календарных дней (ч. 3 ст. 126);
К примеру, все условия соблюдены. Что сделать, чтобы оформить замену?
Действуйте в 6 шагов:
1. Работник подает работодателю заявление о замене части отпуска денежной компенсацией.
2. Работодатель проверяет, есть ли у работника право на замену части отпуска денежной компенсацией.
4. Если у работника есть право на замену части отпуска компенсацией и руководитель не возражает, издайте приказ о замене части отпуска денежной компенсацией.
5. Работника ознакомьте с приказом под подпись.
6. Сведения о замене части отпуска компенсацией внесите в личную карточку, если ее ведете, и график отпусков.
Какие документы должен оформить работодатель?
На основании заявления работника о замене части отпуска денежной компенсацией издайте приказ.
От работника что-то потребуется?
Да, работнику нужно написать заявление в произвольной форме. Образец — ниже.
А что делать, если сотрудник передумал?
Просто отмените приказ о компенсации. Главное, чтобы ни работник, ни работодатель против этого не возражали. У сотрудника есть право передумать.
Как рассчитать денежную компенсацию за замену части отпуска свыше 28 дней
Компенсацию считайте так же, как при увольнении — средний дневной заработок умножайте на количество дней отпуска, за которые платите компенсацию. Средний дневной заработок для компенсации считайте так же, как для отпускных.
Ну хорошо, компенсацию рассчитали, а когда теперь ее платить?
Срок выплаты денежной компенсации законом не установлен. Его можно указать в приказе о выплате, например, так: «...в срок, установленный для выплаты аванса по зарплате за сентябрь 2023 года». Срок можно установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Сведения о выплате компенсации отразите в расчетном листке.
Изменения в график отпусков понадобятся?
Да. В графе 10 «Примечание» сделайте запись: "часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве <укажите число дней> заменена денежной компенсацией, приказ <номер и дата>.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru