Кадровый электронный документооборот (КЭДО) зарекомендовал себя как эффективный и практичный инструмент для автоматизации внутренних процессов предприятий. Компаниям, использующем популярную систему 1С, предоставляется возможность перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат без изменения привычного программного интерфейса. Это возможно при наличии особого расширения КЭДО, интегрируемого в систему 1С.
В статье поговорим о ключевых возможностях расширений КЭДО и рассмотрим специфику их работы в 1С, используя модуль iКЭДО в качестве примера.
Зачем нужен модуль КЭДО в 1С
Внедрение электронного документооборота в область управления персоналом существенно облегчает работу отдела кадров и экономит время каждого сотрудника. Перечислим основные преимущества системы КЭДО:
- быстрое создание и заверение документов;
- снижение нагрузки на кадровых специалистов;
- минимизация затрат, связанных с печатью, отправкой и хранением бумажных документов;
- удобная и безопасная система хранения архивов.
Легитимность кадрового электронного документооборота подтверждается на уровне законодательства. Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу, аналогичную бумажным документам с рукописной подписью (Федеральный Закон № 63-ФЗ), а компании имеют полное право на применение электронных кадровых документов без дублирования на бумаге (Федеральный Закон № 377-ФЗ)
Тем не менее стоит учитывать, что законный переход на систему электронного документооборота возможен только при наличии специализированного сервиса для обмена электронными документами. Расширения КЭДО существуют для того, чтобы компании могли перейти на кадровый электронный документооборот, сохранив привычный порядок работы в системе 1С.
Возможности КЭДО в 1С
Модуль iКЭДО предоставляет пользователям широкий спектр функций. В дополнение к основным инструментам, обеспечивающим КЭДО, модуль также оснащён дополнительными кастомными разработками, которые позволяют перевести в электронный формат любую документацию в угоду кадровому делопроизводству. Представим несколько ярких примеров.
- Функционал для автоматизации поздравления работников. Это организовано просто. Сначала в 1С создается список сотрудников с привязкой к календарю дней рождений и оформляется соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Затем составляется договор дарения, который сотрудники подписывают УНЭП посредством iКЭДО. После подписания договор направляется в бухгалтерию для учёта.
- Функционал для цифровизации документов, подтверждающих производственные расходы (командировочные, например). Это работает по аналогии с предыдущим примером: подписывается соглашение об использовании УНЭП, сотрудники ставят подписи, а документы направляются в бухгалтерию.
- Уведомление сотрудников об отпусках. Утверждённый график отпусков можно массово разослать сотрудникам для ознакомления, а также настроить отправку уведомлений, информирующих каждого отдельного сотрудника о начале отпуска.
- Отправка расчётных листков. Согласно Письму Минтруда России от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296, электронные расчётные листки могут быть отправлены сотрудникам только через систему КЭДО. Модуль iКЭДО позволяет создавать эти документы в 1С, а затем массово рассылать их сотрудникам.
КЭДО в 1С: особенности использования
Модуль iКЭДО интегрируется в обычный интерфейс 1С, обеспечивая тем самым быструю адаптацию для пользователя. На текущий момент поддерживаются совместимость со следующими конфигурациями:
- 1С: Зарплата и управление персоналом, с версии 3.1.23.68;
- 1С: ERP Управление предприятием, с версии 2.5.9.106;
- 1С: КАМИН, с версии 5.0;
- 1С: Комплексная автоматизация, с версии 2.4.14.164.
Модуль обеспечивает возможность работы с неформализованными документами и двусторонний обмен: отправителем может быть любой работник, а не только работодатель или кадровик. Просматривать статус документа и историю его подписания можно прямо в 1С.
Перед началом работы с расширением iКЭДО требуется выполнить ряд подотовительных действий.
- Проверить совместимость расширения с текущей конфигурацией 1С, установить и интегрировать его в систему.
- Зарегистрироваться в веб-версии сервиса Астрал iКЭДО.
- Настроить права доступа.
- Получить УНЭП для сотрудников.
- Получить API-ключ для синхронизации 1С с модулем.
- Определить типы документов для электронного оборота.
- Выполнить синхронизацию типов документов в 1С и iКЭДО.
- Назначить координаторов подписания в 1С и добавить пользователей в iКЭДО.
- Синхронизировать информацию из справочников.
- Запустить электронный документооборот с сотрудниками.
Компания «Астрал-Софт» предлагает все виды услуг по внедрению кадрового электронного документооборота. Чтобы получить консультацию по подключению модуля iКЭДО, оставьте заявку на сайте. Компаниям, которые не используют в своей работе систему 1С, мы предлагаем внедрить КЭДО через независимый облачный сервис Астрал.iКЭДО.