При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы, связанные с проживанием вне места постоянной работы. В состав таких затрат включаются, в том числе и суточные. Разберем, как производится выплата суточных в 2023-2024 году и облагаются ли они НДФЛ и страховыми взносами.
Суточные 2023-2024. Основные положения
Суточные — это дополнительные расходы работника, которые связаны с проживанием вне дома. Работодатель перечисляет их сотруднику в двух случаях:
В этих случаях работодатель обязан компенсировать работнику затраты, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 3 п. 11, п. 25 положения о служебных командировках, письмо Минтруда от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Расчет и выплата суточных имеют свои особенности:
- Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке — рабочий, выходной, праздничный, день приезда и отъезда.
- Болезнь работника на выплату суточных никак не влияет. Они перечисляются за каждый день временной нетрудоспособности, если она наступила в командировке.
- Количество дней, за которые необходимо выплатить суточные, определяется по служебной записке или по проездным документам.
- При командировке на территории РФ суточные выплачиваются в рублях. При командировке в иностранное государство суточные выплачиваются в иностранной валюте.
- За день, в котором работник пересек границу РФ и прибыл в иностранное государство, суточные выплачиваются в валюте, а за день, в котором работник пересек границу и вернулся в РФ, — в рублях.
- Даты пересечения границ определяются по отметкам в загранпаспорте.
- При однодневной командировке по России выплачивать суточные работодатель не обязан. При однодневной командировке в иностранное государство суточные работнику выплачиваются в размере 50% от установленной нормы.
Размер суточных в 2023 году
Размер суточных устанавливается в локальном нормативном акте или коллективном договоре.
Трудовое законодательство не содержит ограничений по минимальному и максимальному размеру суточных для коммерческих организаций и ИП. Но есть определенные лимиты, которые влияют на необходимость уплаты НДФЛ и взносов с суточных.
Размер суточных для госслужащих ограничен 100 руб. в сутки.
При направлении госслужащих в командировку в новые регионы — ЛНР, ДНР, Запорожскую и в Херсонскую области, — размер суточных составляет 8 480 руб.
Налогообложение суточных
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они не превышают определенные лимиты:
- 700 руб. — для командировок на территории РФ.
- 2 500 руб. — для командировок за рубеж.
При разъездном характере работы подобного лимита нет. Суточные таких работников не облагаются НДФЛ и взносами в пределах той суммы, что прописана в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.
Начиная с 1 января 2024 года действуют лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами. Они составят 700 руб. для командировок по РФ и 2 500 руб. — для командировок за границей (закон № 389-ФЗ от 31.07.2023).
Когда суточные облагаются НДФЛ и страховыми взносами
Если суточные превышают 700 руб. за день командировки в РФ и 2 500 руб. для командировки за границей, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.
Исключение есть только для взносов на травматизм. Их не нужно начислять на суточные независимо от размера. Это же касается и налога на прибыль.
Каких-либо отдельных условий для освобождения суточных от обложения НДФЛ и страховыми взносами законодательством не установлено. Эти расходы не нужно подтверждать документально.
Сложнее обстоят дела с суточными, выплачиваемыми работнику, постоянная работа которого имеет разъездной характер.
Освобождение таких выплат от НДФЛ и страховых взносов действует только при соблюдении определенных условий:
- Документальное подтверждение.
- Включение условия о разъездном характере работы в локальный нормативный акт, трудовой или коллективный договор.
Обратите внимание, что компенсация, выплачиваемая сотруднику за разъездной характер работы, не освобождается от обложения НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, определение ВАС от 07.11.2013 № А43-23164/2012).
Как IT решения могут помочь при расчете суточных
С помощью сервиса Ostrovok.ru Командировки можно в несколько раз упростить расчет суточных, которые нужно выплатить сотрудникам при направлении в командировку.
Размер суточных можно самостоятельно настроить в разделе «Авансовые отчеты» личного кабинета. Суточные можно установить с учетом города и страны, если они отличные от общепринятых.
Также в разделе «Авансовые отчеты» можно проконтролировать затраты сотрудника в командировке, внести дополнительные расходы по поездке и назначить работнику индивидуальную сумму аванса.
Контролировать расходы удобно: все они отражаются в одном документе — отчете по затратам. Он формируется в файле формата Excel, поэтому при необходимости можно скорректировать файл перед подписанием.
Затраты отражаются в нем в разных вкладках — по разным услугам отдельно. Есть удобный фильтр по дате оплаты — можно оценить затраты за конкретный день, неделю или месяц.
Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8KH4La