Акт сверки — это документ, в котором фиксируются расчёты между контрагентами. С его помощью можно проверить, все ли операции были отражены в бухгалтерском учёте. Проверка по акту позволяет своевременно исправить выявленные ошибки. В статье мы расскажем о том, как осуществляется документооборот при передаче акта сверки взаиморасчётов контрагенту и какие изменения произойдут после утверждения формата электронного акта сверки.
Как происходит документооборот при передаче акта сверки
Организация, выступающая в роли инициатора сверки, составляет акт в двух экземплярах, заверяет его печатями, а также подписями директора и главного бухгалтера, затем направляет оба экземпляра второй стороне. Контрагент при получении акта проверяет отражённые в документе операции и вносит в него собственные данные. Руководитель предприятия и бухгалтер подписывают акт и ставят на нём печать организации. Затем один экземпляр отправляют инициатору сверки, а другой оставляют в бухгалтерии.
Распечатанный акт передаётся контрагенту лично или по почте, а также через курьерскую службу. Так происходит документооборот при передаче акта в бумажном виде.
Передача электронного акта сверки осуществляется в рамках неформализованного документооборота. Процесс происходит в следующем порядке: организация формирует документ (он может быть в формате doc, pdf, xlsx, jpg и др.), подписывает его электронной подписью и передаёт контрагенту через оператора ЭДО, по электронной почте или иным способом через интернет.
Утверждение формата для электронного акта сверки
Обмен документами в электронном виде с каждым годом приобретает всё более значительные масштабы. Вместе с тем у большинства электронных документов, подлежащих обмену, нет единого формата, утверждённого законодательством. Однако дело сдвинулось с мёртвой точки — по инициативе Федеральной налоговой службы РФ утверждённый электронный формат получит ряд документов, в том числе акт сверки взаимных расчётов.
5 октября 2021 года ФНС опубликовала проект приказа «Об утверждении формата электронного акта сверки взаимных расчётов» на сайте НПА. Специалисты ведомства отметили, что внедрение формата связано с мерами по реализации основных направлений «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» — документа ФНС, утверждённого решением президиума Правительственной комиссии 25 декабря 2020 года.
После утверждения формата электронного акта сверки обмен экземплярами акта будет происходить в рамках формализованного документооборота. Это позволит сократить время на обмен документами между контрагентами, а также автоматизировать обработку данных в учётных системах.
Ранее налоговая сообщила о подготовке проекта приказа, утверждающего формат для электронных договоров. Планируется, что утверждённый электронный формат также получат:
- транспортные и расходные накладные;
- ценовые спецификации;
- заказы и их подтверждения;
- счета на оплату;
- документы, которые оформляются при возврате товара;
- претензии;
- акты о приёмке выполненных работ (форма № КС-2);
- справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3).
Предполагается, что электронный акт сверки в утверждённом формате можно будет применять с января 2022 года.