Участие в грантовом конкурсе очень похоже на марафон. Всё начинается с идеи. Она становится проектом, и вот ты уже на дистанции и твёрдо веришь в успех инициативы. На всём этом маршруте отчётность — финальный этап. Он виден где-то там, около финишной ленты, и пугает многих своей сложностью.
Но на самом деле этап отчётности не такой сложный, как кажется на первый взгляд. В статье разберём все нюансы оформления отчётной документации.
Грантовая отчётность бывает 3-х типов:
— об осуществлении расходов;
— о достижении значений результатов;
— иной отчёт победителя конкурса.
Далее рассмотрим каждый тип более подробно.
ОТЧЁТ ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ РАСХОДОВ.
Победитель конкурса Росмолодёжь.Гранты заполняет отчётность в соответствии с Соглашением. Вместе с отчётом он направляет финансовую документацию в рамках статей расходов:
— Расходы на издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета и разработку дизайна;
— Расходы на телефонную связь, мобильную связь, сеть «Интернет», почтовые расходы;
— Расходы на подарки и сувенирную продукцию;
— Расходы на проживание и питание;
— Транспортные расходы;
— Расходы на аренду помещения;
— Расходы на канцелярские принадлежности;
— Расходы на аренду или покупку оборудования;
— Закупка расходных материалов и оплата услуг, необходимых для реализации проекта;
— Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения;
— Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта.
Советуем сканировать все чеки (чеки имеют свойство со временем выцветать) и договоры, чтобы точно ничего не потерять и всегда иметь подтверждающие документы.
ОТЧЁТ О ДОСТИЖЕНИИ ЗНАЧЕНИЙ РЕЗУЛЬТАТОВ.
При заполнении отчёта важно обратиться к плановым показателям, потому что показатели в отчёте не могут отличаться от ранее заявленных, а достигнутое значение не должно быть ниже заявленного. В случае, если достигнутое значение показателя ниже ранее заявленного, Федеральным агентством по делам молодёжи применяются штрафные санкции или направляется требование о возврате суммы гранта в полном объёме. К отчёту в обязательном порядке прикрепляются документы, подтверждающие достижение показателей результативности, которые классифицируются по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).
Федеральным агентством по делам молодёжи рекомендованы единые показатели результативности:
1. Количество мероприятий, проведённых в рамках проекта.
Показатель подразумевает: региональные/окружные форумы; мероприятия проекта; спортивные мероприятия; творческие мероприятия; образовательные программы; онлайн-вебинары и др.
Показатель подтверждается:
— программой мероприятий (подписывается грантополучателем и содержит название мероприятия, дату и место проведения, количество участников, краткое описание мероприятия);
— положением о мероприятиях. (утверждается руководителем проекта
и содержит подробную информацию о формате мероприятия, правилах организации и участия в мероприятии);
— скриншотом платформы для организации вебинара (на скриншоте должна отображаться информация о количестве участников и общее время проведения вебинара).
2. Количество участников мероприятий, вовлечённых в реализацию проекта.
Показатель подразумевает: участников проекта; волонтёров/добровольцев; экспертов; зрителей.
Показатель подтверждается:
— списком участников/волонтёров, который содержит ФИО, регион, ссылку на соцсети и подписывается грантополучателем;
— списком экспертов, который содержит ФИО и лицензию эксперта, контактные данные, ссылку на соцсети (при наличии). Список подписывается грантополучателем, к нему необходимо приложить резюме экспертов.
3. Количество публикаций.
Показатель подразумевает: посты в социальных сетях; статьи в печатных СМИ; теле- и радиоэфиры; статьи в интернет-изданиях.
4. Количество просмотров публикаций. Показатель подразумевает количество людей, узнавших о проекте посредством публикаций в сети Интернет.
Показатели подтверждаются:
— скриншотом, который показывает число уникальных пользователей, увидевших публикацию/вебинар/ролики и т. д., с обязательным наименованием ресурса и даты публикации;
— сканом-копией, которая содержит страницу газеты и материалов о проекте; информацию о дате выхода и номер выпуска; информацию об издателе эфирной справкой — документом, который подписывается руководством и содержит информацию об эфире: тему, общее время и количество просмотров. Публикуя посты в социальных сетях, используйте хештеги: #РосмолодёжьГранты, #Росмолодёжь, #РосмолодёжьГрантыСКФО (для конкурса молодёжных проектов СКФО).
Советуем создать онлайн-документ и в нём собирать ссылки на все публикации в социальных сетях и у партнёров.
ИНОЙ ОТЧЁТ ПОБЕДИТЕЛЯ КОНКУРСА.
Он включает в себя:
1. Аналитический отчёт — это отчёт о реализации проекта по изучению и обобщению результатов проекта и мероприятий, входящих в проект.
Этот вид отчёта предполагает не простой перечень выполненной работы, а прежде всего анализ результатов, полученных в результате реализации проекта.
В аналитическом отчёте важно отразить:
— Содержание проделанной работы;
— Описание мероприятий, проведённых за отчётный период;
— Наличие и характер незапланированных результатов;
— Проблемы, возникшие в ходе реализации проекта;
— Оценку успешности проекта;
— Перспективы дальнейшего развития проекта.
2. Отчёт о выходе материалов в СМИ, социальных сетях, сайтах.
Он отражает один из показателей результативности и содержит:
— наименование СМИ, социальных сетей, сайтов, на которых выходил материал;
— характеристику СМИ (форму, тираж, аудиторию);
— дату выхода материала;
— гиперссылку на публикацию. Все публикации должны быть сделаны в сроки реализации проекта.
Главный совет: готовьте всё необходимое для отчёта уже во время реализации проекта, чтобы потом не тратить время на поиск важных документов. Возьмите на вооружение информацию из «Методических рекомендаций по отчётности», и всё необходимое у вас будет под рукой. Останется лишь заполнить документы и виртуально отправить собранный пакет на проверку через ФГАИС «Молодёжь России».
Успехов!