Александр Великолуг,
Бизнес-аналитик, основатель консалтинговой компании B-Minds
Бизнес состоит из стратегии, продаж, производства и управления, а внутри каждой части есть свои бизнес-процессы, например, найм специалистов или закупка сырья. Когда они отлажены, бизнес работает без сбоев, прибыль прогнозируема и собственник не завален рутинными задачами.
Однако чаще бывает наоборот — непредсказуемость, кассовые разрывы, постоянная нехватка времени. Разберёмся, какие ошибки в разных частях бизнеса к этому приводят и как с ними справиться.
Ошибки в стратегии
Работать без бизнес-модели
Это краткое описание бизнес-процессов компании, которое помогает:
- сотрудникам понять цели и задачи бизнеса;
- собственнику посмотреть на свой бизнес со стороны;
- инвесторам узнать, как создаётся, продвигается и продаётся продукт или услуга.
Как исправить. Используйте готовые шаблоны, чтобы было проще прописать рабочую бизнес-модель. Например, швейцарского предпринимателя Александра Остервальдера. Она состоит из девяти блоков.
Пример бизнес-модели по Остервальдеру
Избегать делегирования
Часто собственники сами занимаются всей операционкой: нанимают сотрудников, решают проблемы с доставкой, ищут подрядчиков на рекламу, общаются с клиентами, заполняют отчёты в налоговую. Из-за этого выгорают и теряют мотивацию к своему делу, а бизнес не растёт.
Как исправить. Учитесь видеть сильные стороны сотрудников и доверять им задачи. Они будут брать больше ответственности и расти как профессионалы, а вы освободите своё время для развития бизнеса.
Если делегировать сложно, снижайте своё участие в делах постепенно. Например, начните выполнять работу совместно с сотрудником. Если видите, что он справляется, отпускайте контроль. Перед тем, как делегировать, спрашивайте себя: «Может ли кто-то другой выполнить эту задачу?», «Хочу ли я освободить это время?»
Статья написана по вебинару, который провёл бизнес-аналитик Александр Великолуг для Точка Нетворк.
Смотрите этот и другие вебинары на канале Справочной в YouTube и подписывайтесь на него, чтобы не пропускать полезные эфиры.
Ошибки в продажах
Держать незаменимых в команде
Часто так бывает, что компания держится на 2−3 ключевых людях, а когда они уходят, разваливается.
Как исправить. Создайте базу знаний, чтобы компания не зависела от уникальных навыков одного человека. Хорошо выстроенный процесс — когда любого сотрудника можно легко заменить, например, если он заболеет или уволится.
Мотивировать только деньгами
Предприниматели забывают, что за выполнение KPI, кроме премий, можно поощрять нематериально. Иногда это работает эффективнее, чем деньги.
Как исправить. Придумайте способы благодарить сотрудников за высокий результат. Например, давайте дополнительный выходной, дарите путёвки или абонементы в спортзал лучшим специалистам.
Не прописывать алгоритмы для рутинных задач
Инструкции и чек-листы помогают сделать работу быстрее и избежать ошибок.
Как исправить. Создайте чек-листы, инструкции и шаблоны для повторяющихся действий. Например, выставление счёта клиенту.
«Так получилось, что я стал совладельцем кальянной. У нас была сотрудница, к которой приезжали за кальяном с другого конца города, и я решил узнать у неё технологию приготовления. На основе ответов собрал чек-лист и по нему сделал свой первый в жизни кальян, его вынесли в зал, и люди остались довольны. Вот так благодаря чек-листу человек без опыта может выполнить работу и сделать это качественно».
Ошибки в управлении
Считать доходы и расходы в конце месяца
Когда становится понятно, что бизнес сработал в ноль или минус, а улучшить результат уже нельзя.
Как исправить. Внедряйте управленческий учёт. Благодаря ему ещё в начале месяца вы увидите, какой результат будет ждать в конце. По этим данным вы сможете принимать верные управленческие решения.
Для чего бизнесу управленческий учёт и как его вести
Тратить время на решение чужих задач
При грамотно выстроенных процессах сотрудники не мучают собственника вопросами, а приходят с предложениями. Задача руководителя — подсказать и направить, как это реализовать.
Как исправить. Создайте оргструктуру компании. В ней прописывают, какие задачи решают разные отделы и должности и конечный результат каждого сотрудника. Например, конечный результат маркетолога — новые лиды с рекламных площадок.
Благодаря оргструктуре сотрудники понимают, каких целей должны достичь и к кому обращаться в разных отделах для решения вопросов.
Пример организационной структуры компании
Не автоматизировать процессы
Одна автоматизация может заменить целый отдел сотрудников, знания которых пригодятся в другой сфере.
Как исправить. Проанализируйте, какие бизнес-процессы в вашей компании можно автоматизировать и какие инструменты нужны. Например, для рассылки коммерческих предложений и аналитики продаж можно настроить CRM-систему.
«Я уже несколько лет пользуюсь электронной бухгалтерией для ИП и ООО. Программа формирует документы по алгоритмам, акты сверки, отправляет в налоговую декларации. Это не значит, что нужно отказаться от бухгалтера. Просто он не выполняет рутинные задачи, а занимается контролем денежных средств и поиском точек роста компании».
Ошибки в производстве
Не контролировать работу склада
Предприниматели редко вспоминают про это место, поэтому для бизнеса склад — чёрная дыра, в которой пропадают товары.
Как исправить. Проводите ABC-анализ товаров. Он покажет, какие складские позиции пользуются спросом, от каких нужно отказаться, а что выгодно продать даже в минус.
Игнорировать узкие места в работе бизнеса
Узкие места — это уязвимости, которые мешают компании достигать целей: некачественное оборудование, неграмотные специалисты или не отлаженный процесс производства.
Как исправить. Соберите и проанализируйте информацию о бизнес-процессах. Например, бизнес-процесс — покупка товара клиентом:
- распишите шаги, которые проходит клиент при заказе товара и как действует менеджер на каждом этапе;
- соберите обратную связь от покупателей — что их не устраивает, например, менеджер долго не связывается после того, как клиент оставил заявку на сайте.
Получается, что узкое место — этап обработки заказа. Клиенты уходят к конкурентам, которые перезванивают быстрее. В этом месте нужно ускорить работу менеджеров.
Коротко
- Когда все бизнес-процессы в компании отлажены, она работает без сбоев, прибыль прогнозируема, а собственник не завален рутинными задачами.
- Используйте бизнес-модель, чтобы ёмко доносить цели, идеи и задачи компании до сотрудников и инвесторов.
- Делегируйте, чтобы освободиться от рутинных задач. Для этого учитесь доверять сотрудникам. Если делегировать сложно, снижайте своё участие в делах постепенно.
- Создайте базу знаний, чтобы компания не зависела от уникальных навыков одного человека. А чтобы сотрудники работали эффективнее, напишите чек-листы для повторяющихся действий.
- Не забывайте про нематериальную мотивацию. Придумайте свои способы поощрять сотрудников за высокий результат — дополнительный выходной, абонемент на фитнес, путёвки.
- Введите управленческий учёт, чтобы ещё в начале месяца видеть, какой результат будет ждать в конце, и принимать правильные решения.
- Создайте оргструктуру компании, чтобы сотрудники понимали свои задачи и конечный результат, а ещё к кому обращаться для решения вопросов.
- Посмотрите, какие бизнес-процессы в компании вы можете автоматизировать и что для этого нужно.
- Проводите ABC-анализ товаров на складе, чтобы вовремя отказываться от невыгодных позиций и закупать то, что пользуется спросом.
- Ищите узкие места в компании, уязвимости в разных бизнес-процессах, и исправляйте их.