Система управления проектами (Project Management System) позволяет более эффективно организовывать и координировать работу команды и ресурсов, управлять сроками и качеством продукта, а также снижать риски и затраты на проект.
Когда нужно внедрение СУП
Внедрение системы управления проектами в организацию может быть необходимо, если:
- В организации часто возникают проблемы с достижением поставленных целей по срокам, стоимости и качеству;
- Существует необходимость в улучшении производительности работы в рамках проекта;
- Команда часто испытывает перегрузку или конфликты в процессе работы;
- Требуется обеспечить более эффективное управление ресурсами;
- Существует необходимость в более строгом контроле над проектом и его этапами.
Стратегия создания системы управления проектами
Стратегия создания системы управления проектами может состоять из множества этапов. Рассмотрим только самые основные из них.
Создание продукта, объекта, услуги или процесса.
Для каждого продукта, объекта, услуги или процесса может быть разработана своя система управления проектом. Для того, чтобы продукт, объект, услуга или процесс могли стать предметом понятия «Проект», у них должны быть определенные критерии:
- Сроки — проект должен быть конечным и ограниченным во времени. Нужно четко определить временные рамки проекта, заложить резервы и установить контрольные вехи. При этом, любой проект может быть цикличен, т.е. повторяющимся. Каждый цикл проекта должен достигать заложенную в него цель.
- Цель — у проекта должна быть измеримая цель. Это может быть финансовая цель — достижение N-го показателя по доходам. Процессная цель — готовая масштабируемая услуга или готовый и обкатанный процесс, который можно встроить в общую систему. Объектная цель — продукт, готовый к реализации.
- Результат — критерий, очень похожий на цель, но есть определенная разница. Цель — это финальная стадия проекта. Результат — это эффект, который мы заложили и достигли, когда проект прошел полный цикл.
- Метрики проекта — это точечные показатели, которые при внедрении проекта будут сигнализировать об успешности/не успешности работы системы управления проектом.
- Контрольные вехи — заложенные заранее высокоуровневые точки во времени, через которые должен проходить любой проект.
Запуск проекта.
Мы создали продукт, объект, услугу, процесс, которые определили как проект. Теперь необходимо запустить внедрение системы управления данным проектом.
- Команда. У проекта должна быть команда. Это не люди, которые вовлечены в проект, как пилотная или тестовая группа. Это команда управления проектом. У каждого члена команды должны быть четкие обязанности внутри проекта. На каждом члене команды должна быть ответственность за достижение очередной метрики или прохождение контрольной вехи. В противном случае мы получим басню про лебедя рака и щуку и проект станет не управляемым.
- Контроль. У каждого проекта должен быть настроен постоянный мониторинг. Анализ метрик, анализ промежуточных результатов, динамика показателей проекта, расход бюджета, вовлеченность пилотной группы, анализ пожеланий, анализ жалоб и их устранение. Все эти действия необходимы, чтобы на этапе внедрения вносить корректировки в проект, изменять стратегию и принимать решения о корректировке структуры проекта для достижения лучших результатов.
- Отчеты. Это то, что необходимо проработать в самом начале внедрения. Какие показатели нам необходимо мониторить, за какие периоды. Критерии положительной или отрицательной динамики. Нельзя оперировать простыми текущими показателями. Рекомендуется подключать дополнительные системы типа BI или независимых аналитиков.
- Бюджет. Любой бюджет на проект должен быть просчитан заранее с коэффициентом приближенным к двум. Часто бюджета не хватает, потому что «дорого», но на данном этапе следует задаться вопросом: дорого применительно к чему? К текущей ситуации, когда бюджет выделяется на «идею» и сравнивается с 0 или к цели и результату, которые наметили как эффект от внедрения проекта.
- Инструменты. Чаще всего инструментам выступает программное обеспечение. ПО помогает автоматизировать бизнес-задачи, сократить время на нерелевантные процессы. Основная задача состоит в том, чтобы подобрать правильный инструмент для работы. В данном случает стоит понять: «Чего мы хотим получить от инструмента — какой инструмент нам это дает». Не стоит внедрять слишком сложные программные продукты, вы сразу же столкнетесь с тем, что внедрение СУП «запнется» на них.
Внедрение проекта.
Проект запущен, что же дальше? А теперь начинается длительная стадия внедрения, которая может быть растянута на очень большой срок.
Именно тут чаще всего происходят сбои. Почему? Давайте разбираться.
- План внедрения. Да, его можно проработать на этапе запуска, но чаще всего план проекта должен быть сформирован на основании данных создания или запуска проекта. План — это дорожная карта, где определяются основные задачи, роли, метрики, контрольные вехи и т.д. Без плана внедрения команда проекта не дойдет и до первой метрики или вехи. Сделал план — иди по нему. Изменение плана возможно только после тщательного анализа последствий.
- Контроль и управление. Внедрение должно быть гибким. Одной из главных задач контроля и управления является — анализ и корректировка движения проекта. Этот процесс должен быть постоянным. Отпускание проекта на самотек — гибель проекта. Любое управление должно быть «Сверху». Нельзя перестраивать процесс внедрения по одному неуспешному критерию, важно оценить действия в масштабе. В этом разделе важное — постоянный анализ и мониторинг отчетности
- Проверка этапов. Любое внедрение при составлении плана разбивается на этапы, процессы, блоки у которых свои метрики, промежуточные результаты и цели. Каждый внедренный этап должен быть проверен на разных группах, только после положительного результата у каждой группы можно принимать этот этап за внедренный.
- Цель/результат. Проект может считаться успешным только тогда, когда достигнута цель, сформированная на первом этапе и эта цель приносит ранее сформированный результат.
Внедрение системы управления проектами поможет улучшить продуктивность работы и обеспечит большую прозрачность, что в долгосрочной перспективе может привести к снижению затрат на проект и повышению удовлетворенности клиентов.
Модуль Задачи и Делегирования в веб системе Адепт:Исполнительная документация в ВИДЕО
Подробнее о системе Адепт:Исполнительная документация
ВИДЕООБЗОР: Адепт:Исполнительная документация
