Во время работы регулярно случаются ситуации, в которых мы обнаруживаем, что сильно полагаемся на себя и пропускаем мелкие детали, которые потом могут сыграть злую шутку в судьбе проекта.
Это особенно актуально, когда мы спешим, еще не пришли в себя, устали, нас отвлекли или нам приходится контролировать несколько процессов одновременно (а многозадачность присутствует в работе ПМа всегда). Из-за этого мы пропускаем важные этапы, не обращаем внимания на сигналы проблем, упускаем возможности.
Чек-лист - простой инструмент, который помогает избежать серьезных ошибок, которые совершаются не из-за незнания или неумения, а из-за простого невнимания, забывчивости или снижения концентрации.
Чек-лист многократно компенсирует небольшие временные затраты, необходимые для его создания и актуализации.
Чек-листы изначально были созданы для повышения безопасности в авиации. Однако, применение чек-листов стало распространено и в других профессиональных областях, где мы часто оказываемся в сложных ситуациях, требующих точности и внимания.
В проектах мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам необходимо управлять сложными комплексными процессами, и в этом случае полагаться только на нашу память рискованно. Чек-листы позволяют проверять основные параметры и получать общую картину (хотя работа не ограничивается только ими).
Один упущенный аспект может испортить всю работу, даже если все остальное было выполнено безупречно. Это особенно проявляется, когда речь идет о рутинных задачах на фоне более сложных процессов. К тому же, мы часто доверяем логике "если раньше проблем не было, значит, проверять не нужно", даже если мы знаем о необходимости такой проверки.
В таких ситуациях чек-листы минимизируют риск ошибок. Они напоминают нам о минимальном наборе необходимых действий, делают их наглядными и помогают легче осуществлять проверку. Использование чек-листа также способствует дисциплине и повышает производительность.
Применение чек-листов также позволяет выявлять рутинные проблемы, которые ранее могли остаться незамеченными. Особенно впечатляющие результаты достигаются, когда чек-листы используются коллективом при выполнении сложной работы, где успех зависит от скрупулезного выполнения множества различных действий.
Чек-листы особенно полезны в ситуациях, когда процесс исполнения сопряжен с неопределенностью, и в любой момент что-то может пойти не так, как ожидалось.
Кроме того, чек-листы необходимы при необходимости согласования коллективных действий. Чем больше команда и разнообразнее задачи, тем больше пользы может принести использование чек-листов. Чек-лист становится инструментом взаимной проверки, что в конечном итоге приводит к меньшему числу ошибок по сравнению с принятием решений в одиночку. Чек-лист также позволяет отслеживать прогресс выполнения задачи.
Чек-листы позволяют быстро выявить вероятность проблем, обнаружение которых может потребовать значительных усилий и временных ресурсов. Комбинация чек-листов и совещаний перед началом каждой рабочей итерации способствует слаженной работе команды, а также снижает текучесть персонала и улучшает общую эффективность работы коллектива.
Чек-лист по составлению чек-листов
1. Краткость и ясность
Каждый чек-лист должен быть кратким и легко читаемым. Используйте крупный шрифт и ограничьтесь несколькими строками. Рекомендуется составлять чек-лист из 5-9 пунктов.
2. Разнообразие чек-листов
Создайте достаточное количество чек-листов для предполагаемых критичных ситуаций, где они могут потребоваться. С
3. Точные инструкции
Убедитесь, что ваш чек-лист содержит точные и однозначные инструкции. Избегайте расплывчатых или двусмысленных формулировок, чтобы исключить путаницу или неправильное понимание.
4. Фокус на важных действиях
В чек-листах следует упоминать только наиболее важные действия, необходимые для успешного выполнения задачи. Важно помнить, что чек-листы помогают поддерживать контроль, но не заменяют профессиональные навыки и компетенцию.
5. Два типа чек-листов
Различаются два типа чек-листов: "сделай-подтверди" и "прочти-сделай". Первый тип предоставляет больше свободы исполнителю, который сначала выполняет задачу по памяти, а затем проверяет результаты с помощью чек-листа. Второй тип используется, когда чек-лист служит непосредственным рецептом для выполнения задачи.
6. Тестирование чек-листов
Рекомендуется протестировать чек-листы в реальных ситуациях перед их широким использованием.
Заключение
При использовании чек-листов важно понимать, что чек-листы не являются универсальным решением. Они представляют собой просто инструмент, который помогает более эффективно выполнять операции.
Главная идея чек-листов заключается не в простой механической отметке выполненных пунктов. Они призваны укрепить дисциплину и самодисциплину, а также способствовать успеху коллективной работы.
Важно быть готовым к сопротивлению при внедрении чек-листов. Большинство людей не слишком приветствуют их использование. Чек-листы часто воспринимаются как скучные инструменты, противоположные творчеству, и вызывают сомнения в профессионализме. Многие рассматривают их как утомительную рутину, от которой не хочется отвлекаться. Однако, данные при использовании чек-листов говорят сами за себя. Чек-листы позволяют экономить деньги и время, а также повышают эффективность выполняемой работы в команде.
Источники
- Атул Гаванде. Чек-лист. Как избежать глупых ошибок ведущих к фатальным последствиям
Подписывайтесь на канал и получайте полезную информацию по управлению проектами, системной и бизнес-аналитике.