Авторский материал от Татьяны Ерофеевой, директора по развитию Среды общих данных Sarex
Обсуждая среду общих данных на одной из крупных отраслевых выставок, я услышала от посетителя нашего стенда такие слова: «Руководитель проекта не должен быть почтальоном». Этой емкой фразой он очень точно передал «боль», с которой часто сталкиваются представители менеджмента в проектных организациях.
Если рассмотреть эту «боль» более пристально, можно увидеть следующее: роль руководителя/менеджера проекта, ГАПа, ГИПа, BIM-менеджера состоит в том, чтобы координировать действия различных специалистов, обеспечивать соблюдение сроков и контролировать качество работ. При этом рутинные операции по поиску актуальной версии документации и отслеживанию хода согласования требуют значительных временных затрат и усилий, но никак не связаны с основными компетенциями этих специалистов. Более эффективными становятся проекты, где менеджеры фокусируются на управленческих задачах: формулируют цели проекта, планируют нужные для их достижения ресурсы, управляют коммуникациями и процессами принятия решений, а не расследуют дела о потере финальной версии документа с упорством, достойным Шерлока Холмса.
На следующий день выставки я начала применять метафору «почтальона» во время презентации возможностей продукта СОД Sarex. Результат был интересным: сравнение менеджера с почтальоном находило отклик и вызывало бурную реакцию у гостей. Диалог моментально переходил на другой уровень вовлеченности – мы начинали обсуждать производственные задачи по повышению качества коммуникации в проекте и пути их решения.
Итак, чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях и обеспечить успешное выполнение проекта, менеджер может делегировать рутинные операции специализированным цифровым помощникам:
- Среда общих данных «берет на себя» процесс отслеживания согласования и автоматизированного передвижения документации по маршруту и самостоятельно направляет уведомления задействованным участникам.
- Реестр согласований системы позволяет видеть ответственных лиц на каждом шаге процесса согласования, быстро и удобно находить документацию, которая была отправлена на утверждение, оставлять по ней экспертные замечания и давать заключения.
- В системе автоматизированы задачи проставления электронной подписи, штампа "В производство работ" и QR-кодов. Также СОД самостоятельно копирует согласованные документы в целевую папку, доступ к которой открыт подрядчикам на строительной площадке.
Пользователи получают значительное ускорение, прописав логику согласования документации. В маршрут согласования могут быть «зашиты» определенные рутинные операции, принятые в компании.
Типичная «офисная» ситуация, в которой проявляются преимущества работы в системе: специалист вернулся из отпуска или командировки и должен понять, за какие задачи браться в первую очередь. Для этого он заходит в Среду общих данных Sarex и выставляет фильтр в реестре согласований по своей фамилии. Следующим шагом он видит перечень согласований, где он указан как ответственный на текущем этапе.
Все участники, работающие в этом цифровом пространстве, получают множество преимуществ, главные из которых – прозрачность процесса и экономия времени. Недавно мы проанализировали, сколько именно часов высвобождает использование платформы у сотрудников различных специальностей. Получилось, что работа в СОД экономит до 25% времени у девелоперов и застройщиков; до 20% – у архитекторов, конструкторов, инженеров и дизайнеров; до 30% – у руководителей проекта, ГИПов, ГАПов и BIM-менеджеров; до 15% – у подрядчиков и субподрядчиков.
Думаю, скептики зададутся вопросом: уверены ли мы, что высвободившееся время будет потрачено на стратегические проектные задачи? Таких гарантий я дать не могу. Возможно, кто-то использует его для дополнительного перерыва, прогулки, просмотра шутки в соцсетях или для переписки с любимым человеком. Но в конце концов именно эти незначительные дела придают многим из нас сил, чтобы работать еще лучше и эффективнее.