Акт — это первичный документ, который оформляют при сотрудничестве с самозанятым. Оформлять его не обязательно, в отличие от чека. Но акт пригодится для подстраховки в нестандартных ситуациях. Расскажем для чего нужен акт и как его оформлять.
Когда нужен акт от самозанятого
Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, регулирующему самозанятость, оказание услуг/ выполнение работ самозанятым подтверждается чеком. Он служит обоснованием расходов со стороны заказчика и доходов со стороны самозанятого исполнителя.
Акт же выступает дополнительным закрывающим документом. Об этом ФНС также напомнила в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.
Когда бизнесу лучше подстраховаться и запросить акт у самозанятого:
- При выплате аванса.
В данном случае акт является документом, подтверждающим факт исполнения работ/услуг самозанятым, а также отражает период и дату их оказания. Дату расходов определяет бухгалтерия по дате акта, а не чека на аванс.
- При выполнении работ в несколько этапов.
Если работы или услуга самозанятого разделена на несколько этапов, то акт фиксирует определенное количество задач, выполненных за конкретный период времени.
- При размытой формулировке работ или услуг в договоре.
К примеру, по договору самозанятый оказывает услуги бухгалтерского или юридического обслуживания. В акте лучше детализировать, что именно он сделал, чтобы и заказчику было яснее, за что он платит деньги, и у налоговой не возникало сомнений — нет ли сокрытия трудовых отношений. Акт в этом случае помогает подтвердить сдельный характер сотрудничества с самозанятым.
- При аннулировании некорректного чека.
Бывают случаи, когда самозанятый ошибся в реквизитах при формировании чека или заказчик перечислил неверную сумму. Тогда самозанятому нужно аннулировать чек и сформировать новый с корректными данными. Если самозанятый аннулирует прежний чек, а новый не сформирует, подписанный акт поможет подтвердить в ФНС сотрудничество с самозанятым.
- При спорных моментах по выполнению работ.
Если самозанятый выполнил работы или оказал услугу некачественно, не в полном объеме, сорвал сроки, то лучше это указать в акте. Акт в данном случае послужит защитой заказчика в суде.
Как самозанятому сформировать акт
Четких требований по оформлению акта выполненных работ нет. В приложении «Мой налог» плательщики НПД могут сформировать только чек и счет.
Акт самозанятый может сформировать двумя способами:
- Самостоятельно. Единого образца нет, поэтому самозанятый может это сделать в произвольной форме, либо запросить шаблон у заказчика. Но как любой первичный документ, акт должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ оформляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон, может быть написан от руки или набран на компьютере.
- С помощью специальных сервисов. Например, на электронной платформе «ЯЗАНЯТ» формирование закрывающих документов — актов и чеков происходит автоматически.
Если заказчик согласен с объемом и качеством выполненных работ, он подписывает в личном кабинете платформы электронный акт. На основании подписанного акта самозанятый получает оплату, а заказчик чек. Таким образом, исполнитель гарантированно получает выплату за принятые работы, а компания — необходимые первичные документы.
Платформа «ЯЗАНЯТ» включает в себя все необходимые инструменты для комфортного и безопасного сотрудничества с исполнителями на НПД: бесплатный ЭДО, удобный поиск исполнителей, автоматические выплаты и проверка статуса самозанятого перед началом сотрудничества и каждой выплатой.