Многие компании сотрудничают с исполнителями в рамках договоров ГПХ. Такой вид взаимодействия тщательно проверяется налоговой, которая подозревает компании в прикрывании трудовых отношений гражданскими. Разберем, как реагировать на письма и уведомления от налоговой в подобных ситуациях.
Если налоговая нашла признаки трудовых правоотношений в сотрудничестве с исполнителями — физическими лицами, самозанятыми или ИП, — то по истечении годового налогового периода компаниям приходят информационные письма или уведомления о вызове в налоговую.
В них ФНС:
- требует дать пояснения по сотрудничеству с самозанятыми;
- вызывает для дачи пояснений или на допрос;
- просит предоставить документы.
Ответить на информационное письмо нужно за 5 рабочих дней, а на уведомление — за 10. Если этого не сделать, ФНС может устроить выездную проверку, а то и оштрафовать. Прийти могут к крупному бизнесу или к ИП, который сотрудничает с двумя и более самозанятыми.
Какие признаки характеризуют трудовые отношения
При сотрудничестве с самозанятыми могут возникнуть риски переквалификации отношений. Это критерии, по которым налоговая понимает, что компания, возможно, маскирует трудовые правоотношения под договоры оказания услуг с самозанятыми.
За подмену трудовых правоотношений гражданскими налоговая может обязать заплатить штраф — до 200 000 рублей за одного исполнителя. А также неуплаченные налоги и страховые взносы за весь период сотрудничества с исполнителями.
При проверке документов ФНС смотрит на эти критерии:
- Закрепление в предмете договора трудовой функции
- Отсутствие в договоре конкретного объема работ
- Продолжительность сотрудничества более 3 месяцев
- Установление ежемесячной оплаты труда в определенном размере
- Работа самозанятого в штате компании в течение последних двух лет
Когда присылают информационное письмо и как на него ответить
Если налоговая не нашла конкретных нарушений, то компании присылают информационное письмо. Это значит что-то вроде: «Нам кажется, что у вас тут признаки трудовых отношений, но предоставлять конкретные данные не будем. Дайте пояснения в течение пяти дней, а лучше сами переквалифицируйте самозанятых в сотрудников и заплатите налоги».
В информационном письме ФНС абстрактно просит дать какие-то пояснения. Если вы действительно не видите рисков и понимаете, что сотрудничество с самозанятыми законно — так и пишите, ссылаясь на критерии из письма ФНС.
- Откройте письмо ФНС с перечнем признаков трудовых правоотношений.
- Пошагово пройдитесь по каждому из рисков, оценивая, есть ли это в вашей документации или нет. Проверьте, не был ли самозанятый вашим сотрудником последние 2 года.
- Напишите в налоговую ответ в свободной форме.
Если не обнаружили риски у себя и можете объяснить, почему правоотношения с самозанятыми у вас находятся в гражданско-правовом поле, то нужно написать, что вы проанализировали ваши правоотношения по каждому критерию — и признаков трудовых правоотношений нет.
Если не уверены, есть у вас этот риск или нет, то лучше ничего по этому поводу не пишите.
Советуем предоставлять ФНС только ту информацию, которую они запрашивают, иначе к вам может быть еще больше вопросов.
Когда присылают уведомление и как на него ответить
Если налоговая выявила конкретные проблемы, вам пришлют уведомление о вызове в ФНС для дачи пояснений, запросят документы и письменные пояснения.
В уведомлении будет дата и время, когда нужно явиться, документы, которые нужно предоставить, и вопросы, на которые нужно ответить письменно до посещения налоговой.
Если вам пришло уведомление, где указаны конкретные нарушения, то вот что нужно делать:
1. Отправить документы, которые запросила налоговая.
2. Ответить на вопросы в уведомлении. Старайтесь отвечать строго на заданный вопрос, не вступая в пространные размышления. Важно, чтобы ответ трактовался однозначно.
3. Если ФНС написала, какие признаки трудовых правоотношений у вас нашли, обоснуйте, почему правоотношения с исполнителями у вас устроены именно так и почему трактовать их как признак не стоит. Но только если ФНС РФ задает такие вопросы в уведомлении.
4. Если у вас нет обоснования насчет какого-то признака переквалификации, который нашла ФНС, и вы не можете однозначно ответить, лучше ничего про это не писать. Но только если ФНС не просит дать пояснения по этому поводу.
А если просит, то советуем отвечать честно, потому что налоговая проверит ваши документы и узнает, как есть на самом деле.
Советуем отвечать по делу и перед походом в налоговую подготовить правовую позицию по всем спорным моментам, которые можно трактовать как признак трудовых отношений.
Почему стоит проверить документы, даже если налоговая не присылала письмо
Следить за рисками переквалификации нужно с того момента, как вы начали сотрудничать с самозанятыми, особенно когда их больше 2–3.
В течение года налоговая анализирует чеки от самозанятых, следит за деятельностью компаний, а также в автоматизированном режиме смотрит риски переквалификации:
- Продолжительность сотрудничества
- Периодичность выплат
- Признаки зарплаты
- Единственный источник дохода и другие.
Чтобы обезопасить себя, обращайтесь в Смарт Консалтинг. Мы проанализируем ваши правоотношения с исполнителями и выявим риски. Объясним, как эти риски снизить и грамотно оформить документы.