Всем привет!
В прошлой статье мы разобрались в основных назначениях подсистемы "УСД", выявили ее основной функционал для подразделений организации, и поняли что подсистема связывает эти подразделения между собой позволяя их сотрудникам работать эффективнее.
В данной, третьей статье заполним первоначальные настройки подсистемы, справочники, а так же вспомогательные документы которые помогут нам вести учет.
Поехали!
Первоначальные настройки
1) Нужны ли печатные формы (ПФ) ведомостей объемов работ. Сразу уточню - вести ведомости как документы в "УСД" нужно обязательно, но выводить их на печать не всегда целесообразно, далее подробно:
- По умолчанию в "УСД" заведена одна печатная форма типа "Дефектная ведомость".
- Если вы являетесь Заказчиком то в подсистему "УСД" можно сразу завести несколько ПФ ведомостей, которые будут в полном и необходимом вам виде выводить всю необходимую информацию для проведения СМР. Больше не будет "кто во что горазд" печатать формы в Excel различного содержания.
- Если вы являетесь Подрядчиком, работающим с несколькими Заказчиками (особенно крупными) то можете столкнуться с ситуацией когда потребуется несколько различных ПФ для каждого вашего Заказчика (часто Заказчики делегируют задачу формирования ПФ ведомостей своим Подрядчикам).
- В ПФ автоматически выводятся актуальные ФИО и должности сотрудников отвечающих за подписи на дату ведомости.
- Если формирование ПФ ведомостей отключено то вести документ ведомости будет немного быстрее и удобнее, так как отключатся некоторые лишние элементы формы.
Итого - на первый взгляд кажется что формирование ПФ ведомостей больше необходимо Заказчику чем Подрядчику.
2) Организация по умолчанию – выбранная организация будет автоматически подставляться во вновь создаваемые документы подсистемы "УСД". При этом подсистема рассчитана на работу нескольких организаций одновременно, для выставления/приемки различных видов СМР с разными юридическими лицами.
3) Тип организации - Заказчик (принимаем СМР) или Подрядчик (выполняем СМР) - в зависимости от данного значения поведение системы будет слегка различаться.
Назначение справочников и вспомогательных документов
1) Справочник "Объекты работ" - очень простой справочник в котором мы перечисляем все наши объекты выполнения строительства и ремонтов - адреса, названия магазинов, производственных установок и т.д. К каждому объекту привязывается владелец объекта как Контрагент (юридическое лицо). Поле "Объект работы" есть в ведомости объемов работ, смете и т.д., а владелец выводится в печатную форму ведомости.
2) Справочник "Исполнители работ организаций" - тоже простой справочник, в котором мы ведем бригады, участки, прорабов наших организаций - тех кто непосредственно выполняет работу. Поле "Исполнитель" заполняется в актах выполненных работ.
3) Справочник "Ответственные лица" - содержит всех физических лиц которые подписывают документы. Физическое лицо и его должность выводится всегда актуальное на дату документа. Используется в печатных формах ведомости объемов работ и КС-3.
4) Документ "Изменения сумм договоров" - регистрирует суммы договоров для последующего отслеживания их остатков. Фиксируются как суммы основного договора, так и доп. соглашений. Акт выполненных работ не будет проводиться если оставшаяся сумма договора превышена.
Наша подсистема "УСД" готова к работе! В следующей статье мы наконец то начнем непосредственное ведение учета. Поверьте - это довольно просто, но эффект будет впечатляющим! Скоро увидимся!