15-летний опыт работы в организации мероприятий позволил нам сформулировать ряд рекомендаций по подготовке мероприятий любого масштаба. Сегодня мы решили поделиться с вами «шпаргалкой», которая сбережет ваши нервы и бюджет и поможет на начальном этапе предупредить непредвиденные ситуации в будущем.
Итак, к вам пришел бриф на мероприятие. Какие вопросы, прежде всего, необходимо задать клиенту?
✓ Бюджет и сроки
Бюджет имеет критичное значение для последующей разработки креатива мероприятия. Важно понимать, что клиент может озвучивать абсолютно любые хотелки, ваша задача оценить финансовые возможности заказчика и предложить варианты, которые точно могут ему подойти.
Следующий вопрос, который вытекает из бюджета – это сроки. И если они крайне сжатые, для подготовки потребуются хелперы и дополнительные подрядчики. Также возможен повышенный ценник от селебрити и за ночной монтаж. И здесь важно принимать во внимание не только сроки реализации, но и принятия решений. Если до даты мероприятия полтора месяца, а решение принимается месяц, то по факту на реализацию у вас останется всего две недели, что влечет за собой дополнительные затраты.
✓ Ожидания от мероприятия. Какие цели ставит перед собой бренд?
Важным вопросом, который необходимо задать клиенту – его ожидания и цели мероприятия. Зачем им это мероприятие? Например, целями мероприятия могут быть повышение узнаваемости, привлечение клиентов, налаживание деловых контактов, укрепление внутрикорпоративных отношений и многое другое.
✓ Количество участников мероприятия, ЦА
От количества участников мероприятия зависит выбор площадки, кейтеринг или банкет, промо, подарки и обеспечение безопасности. Некоторые форматы мероприятий предполагают действия, направленные на определенную целевую аудиторию. Например, открытие магазина. Тогда определение целевой аудитории мероприятия является важным этапом его подготовки.
✓ Ретроспектива прошлых мероприятий клиента и обратная связь по ним
Этот вопрос позволит вам понять, что для клиента особенно важно, и какие идеи в результате не зашли. Лучше учиться на чужих ошибках, не правда ли? Например, это может быть комментарий, что кейтеринг был не тот, угощений не хватило, или нужен только алкоголь, а не фотозона и креатив. То есть именно этот вопрос позволит вам понять, на чем именно сосредоточить свое внимание в разработке предложения.
✓ Бенчмарки и референсы того, что от нас ожидают
Опять-таки, как клиент это видит: зал в Барвихе, заполненный зеркалами или пикник с двумя пледами и тремя столами. Нужно понимать, какую визуальную картинку от вас ждут.
_________________________
Event-Театр - театр о Вас и Вашем событии!
Рассказывайте свои задумки, и мы сделаем для вас уникальное событие
WhatsApp и Telegram +7 (906) 2 7777 22
Или заполните мини-бриф
Сайт: www.eventteatr.ru
