Автоматизация исполнительной документации (ИД) является важным фактором в современном строительстве. В процессе автоматизации рабочие процессы по формированию ИД становятся более эффективными, сокращается ручная работа и уменьшаются ошибки, автоматическая обработка улучшает качество документации, уменьшаются затраты на хранение и транспортировку бумажной документации.
Но внедрение системы автоматизации — это процесс, который требует времени, внимания и контроля.
При автоматизации исполнительной документации могут возникать следующие проблемы:
1. Необходима прозрачность бизнес процессов по формированию ИД
Для успешного внедрения системы по автоматизации ИД необходимо полное понимание бизнес-процессов: прозрачность для всех сторон, четкое представление об алгоритме движения документации, понимание ролей всех участвующих в этом процессе. Если каждый участник осознает все этапы работы, остается только настроить систему под действующие процессы, отцифровать и занести в нее необходимые данные.
2. Недостаточный уровень квалификации персонала
Достаточно часто можно услышать мнение, что отсутствие квалифицированного персонала помешает внедрению системы по цифровизации ИД, поскольку для эффективного использования программных средств по автоматизации необходимо обладать соответствующими знаниями и навыками.
Эта проблема решается введением в систему ролей и доступов и разработке специальных шаблонов, которые позволят каждому работать с автоматизированной системой на определенном уровне, не выходя из рамок своей компетенции. В противном случае, автоматизация может привести к ошибкам и неправильным действиям.
3. Проблемы безопасности
Вопросы безопасности всегда стоят остро и важно понять, как можно гарантировать защиту и сохранение данных при переходе к цифровой информации. Эта проблема может решаться по разному в разных системах. Обычно крупные организации предпочитают разворачивать систему на своих серверах. В таком случае ответственность за безопасность информации переходит к специалистам этой организации.
Если система работает на сервере разработчика, эта проблема может быть решена по разному. Система Адепт:Исполнительная документация обладает высоким уровнем защиты данных и обеспечивает надежную защиту благодаря шифрованию пользовательских данных, загружаемых в систему на конечных серверах ИД и дополнительному шифрованию передаваемых данных от браузера пользователя до конечного сервера ИД посредством сертификатов SSL.
4. Проблемы с обучением персонала
Автоматизация ИД требует подготовки и обучения персонала, что может привести к дополнительным затратам на обучение и времени на освоение новых навыков. Выбирая программу для автоматизации необходимо обратить внимание на информационную поддержку при внедрении. Предусмотрены ли необходимые обучения, заявлена ли дорожная карта внедрения, какой объем консультирования, существуют ли подробные текстовые и видео инструкции и т.д.
5. Неудачный выбор программы
На рынке сейчас существует достаточно большое количество программ, решающих вопросы автоматизации. У них разная специализация, есть с возможностью доработки под конкретные бизнес-процессы, есть пакетные предложения. Чтобы выбрать нужное решение нужен качественный анализ , опирающийся на выбранные критерии.
Подробнее о выборе программы: Обзор программ для автоматизации процесса составления и согласования исполнительной документации
6. Нет заинтересованности со стороны руководства
Если руководство организации не видит необходимости в автоматизации ИД, то проект по автоматизации ИД может столкнуться с проблемами внедрения и получения необходимых ресурсов. Но в настоящее время существует достаточно сильная поддержка тренда на цифровизацию ИД со стороны государства.
В том числе и новые документы (ГОСТ Р 70108-2022, приказы Минстроя Приказ № 1015/пр и Приказ № 1026/пр ), которые вводят фактически стандарт по цифровому формированию ИД для госсектора.
Кроме того, очевидная экономия времени и ресурсов, ускорение рабочих процессов, напрямую связанные с автоматизацией ИД дают ощутимые конкурентные преимущества. Поэтому необходимость перехода к цифровому ведению осознают все больше и больше руководителей строительной отрасли.
Автоматизация исполнительной документации — это объективная необходимость сегодня и чем быстрее будет происходить запуск процессов по переходу на цифру, тем легче будет встроиться в цифровую экономику строительства в ближайшем будущем.
Подробнее о системе Адепт:Исполнительная документация
ВИДЕООБЗОР: Адепт:Исполнительная документация