ДВП расшифровывается как «день всех проектов» — это массовый корпоратив IT-компаний, который проводится два раза в год — зимой и летом. Летний ДВП отличается от зимнего тем, что летом можно разгуляться на природе: палатки, танцы, активности на свежем воздухе, развлечения на воде. И именно летний ДВП сотрудники любят больше всего.
Еще один забавный факт. Главный офис TravelLine находится в маленьком городе Йошкар-Ола. Население — чуть меньше 300 тысяч человек, и каждый знает, что мы за компания, кто из знакомых там работает. И самое классное, что люди часто говорят: «Хочу работать у вас хотя бы ради ваших корпоративов!». Это приятно, и в этой статье мы хотим рассказать, почему наш ДВП — это масштабное событие.
Кто едет на ДВП
Все сотрудники TravelLine, в том числе удаленные. А еще жены, мужья и дети сотрудников. Танцуют все!
Всего в 2023 году набралось около 1 000 человек. ТЫСЯЧА! Куда вместить столько тусовщиков? Местные базы отдыха и детские лагеря, когда услышали численность в 1 000 человек, скрещивали руки и поднимали белый флаг. Кто-то притворялся, что с ним нет связи, и даже голубиная почта не могла пробить их нежелание видеть нашу толпу.
Но другое дело соседняя республика. Рядом с Йошкар-Олой расположен город Чебоксары. Нас приняли, показали всю красоту местного лагеря, который оказался на уровень выше наших ожиданий. Да и руководство лагеря отнеслось к нашему празднованию с максимальным вовлечением и вниманием. Решено, едем в «Росинку» в Чувашской республике.
Но было три «НО»…
- Лагерь спортивный, но исторически дети, которые отдыхают в «Росинке» плавают в бассейне, а не в реке. Берег Волги не предназначен для купания. Развлечения на воде наши сотрудники очень любят: плавать на сап-бордах, купаться, загорать. Поэтому нужно было решить, как не омрачить отдых тем, что пляжные развлечения будут недоступны.
- Все наши подрядчики, услышав, что мы хотим отметить ДВП за пределами республики, тут же давали заднюю. Их можно понять: далеко везти кухню, бар, шоу-мейкеров. Тут либо отказ, либо чек будет выше.
- Река Волга — дама капризная. Каждый раз, когда мы приезжали в лагерь по организационным просмотрам, нас встречал сильный ветер и волны, закручивающиеся в барашки. Тут либо мириться со стихией, либо надеяться, что с погодой крупно повезет.
Все эти «НО» нужно было решать. Разочаровывать коллег мы не хотели.
Что с организацией
Команда, с которой мы работали над проектом ДВП, просто невероятные ребята. С ними можно идти в горы. Каждый был на своем месте и делал то, что должен.
Место выбрали, согласовали со своим руководством со скрипом — место новое, еще непроверенное и непривычное. Но альтернативный вариант, который вместил бы 1 000 человек, был еще дальше — в шести часах езды от Йошкар-Олы. К такому мы точно были не готовы.
«Место нам незнакомое, зато территория большая», — мы засучили рукава и приступили к организации.
Как мы решали три «НО»
- Чтобы коллеги не травмировались на пляже и в воде, мы наняли водолазов. Они проверили всю территорию аква-зоны и поставили флажки, обозначив зону «лягушатника». Дно почистили, сапы и «бананы» привезли, пусть и до последнего сопротивлялись, чтобы лишнего не рисковать.
- Сложнее было с подрядчиками. Мы решили все закупки складировать в офисе, а потом просто своими силами вывезти на место проведения. Звучит легко и понятно. Но теперь представьте объемы.
Одной пластиковой посуды нам выгрузили целую газель, и забили коробками склад. А дальше — машина за машиной: питьевая вода, снеки и сладости, чай, сувенирка. В какой-то момент мы хором кричали «Хватит!», потому что больше выгружать было некуда.
Вишенкой на торте стали 20 мешков-пуфов, которые некому было разгружать и некуда было выгружать. Но делать нечего: выгрузили все своими силами в беседку. - А с погодой нам повезло! Удача любит смелых.
Как сотрудники помогали в организации
Когда мы выгрузили мешки-пуффы, поняли, что это только начало. Впереди — погрузка всего остального, огромного объема вещей и продуктов. Время на организацию пространства — всего пол дня. Машины грузить по плану должны в 8:00 утра, а рабочий день сотрудников начинается с 9:00. Помочь будет некому.
Мы написали призыв о помощи в чат сотрудников. Честно сказали, что вещей много, и нам нужна помощь. Было понимание, что скорее всего мало кто захочет прийти на час раньше, чтобы помочь с погрузкой.
Но какие же крутые ребята у нас работают! В 8:00 наши помощники-добровольцы уже стояли у крыльца и ждали поручений, что и куда закидывать. Это трогательно и очень приятно вспоминать.
Все было не так просто со сценой для выступлений
Предыстория: в компании есть своя рок-группа. Мы их любим, они супер талантливые. Перед мероприятием у нас было несколько встреч, на которых мы согласовывали репертуар, но ребята каждый раз были очень обеспокоены выбором сцены.
За время существования группы, у наших артистов появились четкие требования для сцены:
— она должна быть просторной, чтобы не тесниться, как в прошлом году;
— нужна сцена с крышей, чтобы защитить от дождя инструменты и аппаратуру;
— нужна отдельная палатка для звукача, чтобы его тоже не намочило;
— нужны стойки для микрофонов и свет.
Ну что ж, обратная связь есть, будем искать. Под такой запрос подходит только сцена, которую арендуют для городских праздников. И ее нужно круто брендировать под нас — с логотипом компании и в тематике праздника.
Классно, что в своих идеях, даже самых безумных, можно разгуляться. Сцену мы заполучили, чего бы это не стоило. Отыграли ребята невероятно круто!
Без косяков не обошлось, но это мелочи
1. В программе мероприятия был дебаркадер — плавучая пристань, небольшое судно, на котором есть баня и зона отдыха. Он отплывает от берега с группой людей, где все веселятся, и возвращаются обратно с кучей впечатлений. Мы решили отправить его в турне по Волге и выгрузить тусовщиков погулять по острову. Но мы не учли, что река обмелела, и дебаркадер сел на мель. Хорошо, что еды там было много, и настроение у всех было гудеть, балдеть и развлекаться. После почти трехчасовой вылазки дебаркадер был пришвартован и больше никуда не выезжал.
2. Расселение тысячи человек — это отдельная история. Были косяки из-за человеческого фактора. На некоторые номера был овербукинг, некоторые пустовали. Проконтролировать это просто невозможно. А еще одну коллегу случайно заселили в мужской номер. Бедная девушка! Дали ей другой номер, но ночью у нее сломалась кровать. Надеемся, что сильно это ей впечатление не испортило!
Но это и правда мелочи. В остальном праздник прошел под лозунгом «Чистый кайф!». Команда организаторов — удивительные люди. Вместе мы сработали на все сто, поддерживали друг друга бесконечно. Коллеги были в восторге от праздника. Когда видишь так много положительного фидбека и благодарностей, невольно забываешь о том, как это было тяжело. Листайте карусель, чтобы понять, как это было. ↓