Пока мы размышляем о том, как выстроить свой день наиболее продуктивно, другие активно используют всемирно известные техники тайм-менеджмента: методы «Автофокус» и «Канбан». Не будем тратить драгоценные минуты и перейдем к делу – как же правильно научиться пользоваться данными техниками?
Метод «Автофокус» (Auto Focus) был разработан британским специалистом Марком Форстером. Он предложил систему управления задачами, которая позволила бы более эффективно использовать время и энергию, фокусируясь на самых важных заданиях. В качестве основных принципов техники «Автофокус» выделяют:
1. Необходимость вести список задач. Важно записывать все имеющиеся задачи, независимо от их объема и сложности. Такой список позволяет не держать все в голове и не забывать о важных делах.
2. Расставление приоритетов: необходимо упорядочить задачи в вашем списке по важности. Форстер рекомендует использовать систему приоритетов A, B и C. Задачи с приоритетом A - самые важные и срочные, задачи с приоритетом B - важные, но несрочные, задачи с приоритетом C - несрочные и менее важные.
3. Правило 4D, а именно - каждая задача должна пройти четыре стадии:
- «Выявление» (Discern) - оценка задачи на предмет важности и срочности;
- «Расстановка» (Decide) - решение о приоритете и действии с задачей;
- «Делегирование» (Delegate) - передача задачи другому исполнителю, если это возможно;
- «Выполнение» (Do) - непосредственно выполнение задачи.
4. Длительность и обязательность выполнения: Форстер рекомендует установить ограничение по времени для каждой задачи. Он считает, что если задача не может быть выполнена за определенное время, то следует рассмотреть варианты ее делегирования.
5. Ежедневный пересмотр списка задач: каждый день необходимо выбирать такое количество задач, которые будут реально выполнимы в течение дня. Остальные задачи могут оставаться в списке, чтобы не забывать о них и иметь возможность их реализовать на следующий день.
6. Если задача слишком объемная, ее можно разделить на более мелкие части и назначить каждую из них отдельной задачей. Это помогает избежать ощущения перегрузки и более эффективно разбивает задачу на более простые шаги.
7. Вместо множества списков, Форстер рекомендует вести всего один список задач для всех областей жизни (работа, личное, семья и т.д.). Это помогает видеть полный спектр целей во всём их многообразии.
Техника "Канбан" также является одним из самых популярных инструментов в тайм-менеджменте. Она разработана в Японии в 1940-х годах компанией Toyota и изначально использовалась в сфере производства, но со временем стала применяться и в нашей повседневной жизни. Принцип работы "Канбан" основан на визуализации рабочего процесса и контроле за потоком задач. Согласно данному методу, необходимо использовать доски с разделенными колонками, где каждая колонка представляет определенный этап работы над задачей. Обычно на доске указывается три колонки: "Запланировано", "В процессе" и "Завершено". Однако, количество и названия колонок могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей и предпочтений.
Что же необходимо сделать? Техника "Канбан" предполагает следующие шаги: прежде всего, создайте доску "Канбан", на которой буду создаваться колонки в соответствии с нужными этапами работы над задачей. Записывайте каждую задачу на отдельной карточке или стикере и поместите их в колонку "Запланировано". Далее необходимо сделать выбор задачи для работы: из колонки "Запланировано" выбирается одна задача, которую нужно выполнить. После перемещаем выбранную задачу в колонку "В процессе", чтобы указать, что она находится в работе. Во время реализации цели на доску могут добавляться дополнительные комментарии, вопросы или срочные задачи. По завершении работы над задачей, переместите ее в колонку в колонку "Завершено". Это позволит отследить прогресс и видеть, что некоторые задачи уже выполнены. И конечно, не забывайте про анализ и оптимизацию: периодически проводите анализ доски "Канбан", чтобы определить, какие процессы можно оптимизировать или улучшить. Помните, что данная техника действительно эффектина и имеет ряд преимуществ. Так, мы визуализируем рабочий процесс, что помогает контролировать и организовывать задачи, упорядочиваем задачи по степени важности, а также оптимизируем рабочие процессы и устраняем проблемные зоны.
Кажется, кто-то из вас уже приступил к внедрению этих техник в свою повседневную жизнь, и мы желаем вам в этом удачи!