Проектировать нужно любое дело, а управление проектами — это то, что делает нас успешными. Проекты могут быть разными: будь то вывод продукта на рынок в «сжатые сроки» или внедрение новой системы управления в компании без остановки бизнеса — но подходы в эффективности и управлении схожие. Важно учитывать особенности проекта для его грамотного проведения.
Чтобы сделать проекты эффективными, проджект-менеджер учитывает 5 этапов - 5 этапов успешного проектного управления.
1. Выбрать подход к управлению проектом
Сейчас наиболее известные из подходов – это каскадный подход и гибкий подход (особенно его компоненты SCRUM, Kanban). Мода на SCRUM набирает обороты, и многие бросаются его использовать везде. Но это в корне неправильно. Такие спринтовые задания могут наоборот уменьшить эффективность проекта.
Каждый из трех указанных подходов имеет свои плюсы и минусы. Как молоток используется для забивания гвоздей, а не шурупов, так и каждый из подходов полезен для «своих гвоздей».
2. Цель по SMART
Если наши цели и технологии ясны, Заказчик определился с требованиями, а количество изменений незначительное, значит использование каскада наиболее оправданно.
Допустим другую ситуацию. На старте проекта мы имеем большую зону неопределенности, Заказчик готов активно вовлекаться в проект, из-за отсутствия четких требований планируется много изменений, а начинать надо "вчера".
Здесь важно наметить цели проекта и определить критерии успешности.
Помните фразу из книги “Алиса в стране чудес”?
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
Сперва нужно понять, куда мы хотим прийти и как достичь своей цели. Например, мы управляем проектом по проведению конференции. Что будет целью проекта, и как мы сможем понять, что проект успешен? Именно ответы на эти вопросы и сформирует этапы действий.
3. Сформировать команду по методу де Боно "6 шляп"
Итак, что делать — понятно. Только вот одному вряд ли удастся справиться, поэтому нужно собрать команду и распределить на 6 ролей.
Кто нам нужен? Это зависит от специфики проекта.
Если мы берем проект по проведению конференции, значит нам нужны специалисты, которые будут работать со спонсорами, заключать договора с подрядчиками и партнерами
Команда может быть небольшой, однако участников должно быть столько, чтобы была возможность все успеть и каждому были выделены свои зоны ответственности.
Так же важно отслеживать, насколько у каждого из участников «горят глаза» в процессе работы над проектом. Чем ярче блеск, тем эффективнее команда. Высокий уровень мотивации напрямую связан с успешностью проекта.
4. Организовать коммуникацию как минимум по модели Лассуэла
Одного только блеска глаз недостаточно, поэтому нужно определить, каким образом участники будут взаимодействовать друг с другом.
В кампаниях для групповых обсуждений и обмена файлами используется Slack.
При этом следует помнить, что коммуникация эффективна только тогда, когда, нужную информацию получает нужная аудитория от нужного человека в нужном месте нужным образом. Но начинать надо с построения модели.
5. Организовать мониторинг и контроль
Независимо от того, насколько мы идеально спланировали проект, через время все может поменяться. Наши планы со временем утрачивают актуальность, требуют корректировки или перепланирования. Этого не стоит бояться.
Типография затягивает печать раздаточных материалов? Генеральный спонсор отказался от участия?
В случае наступления каждого из этих событий важно понимать, что делать дальше и насколько критично само событие. Но главное, своевременно осознать, что что-то идет не по плану.
Поэтому команда должна знать крайние сроки своих задач и сообщать о внезапных изменениях. А менеджер проекта обязан понимать весь план действий и постоянно с ним сверяться. И если что-то идет не так — собирать команду и прорабатывать изменение дальнейшего плана.
Важно понимать, что каждый проект индивидуален, невозможно найти такое пособие, которое поможет справиться с любым делом, однако существуют некоторые каноны, отталкиваясь от которых, можно успешно вести проект.
Я упомянула только о 5 этапах в грамотном проектном управлении, однако именно они закладывают фундамент успешного дела.
Полина Клюева