Рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются проектировщики при взаимодействии с изыскателями. Определим инструменты для определения надежного исполнителя в инженерных изысканиях.
Проблемы взаимодействия проектировщиков и изыскателей
Согласно проведенным опросам, главная проблема заказчиков инженерных изысканий – сложность в коммуникации с исполнителем на всех стадиях выполнения работ.
Со стороны исполнителя часто можно наблюдать:
● проблемы с обратной связью
● срыв сроков
● игнорирование заказчика на всех этапах взаимодействия:
○ при запросе стоимости и согласование ТЗ
○ на этапе полевых и лабораторных работ
○ на этапе выдачи технического отчета
● “исчезновение” исполнителя на этапе замечаний от экспертизы
Заказчик вынужден:
● постоянно проверять документацию на всех этапах работ
● искать ответственных исполнителей внутри компании подрядчика
● контролировать ход работ и соблюдение сроков
● прикладывать усилия для получения согласованного в договоре результата
Чтобы избежать описанных выше ситуаций, необходимо изначально уделить внимание выбору надежного подрядчика по инженерным изысканиям (ИИ).
Поделимся опытом нашей компании. Для нас важно взаимовыгодное сотрудничество с заказчиком, конечный результат которого принятые экспертизой проектно-изыскательские работы. Только при достижении общей цели - получение положительного заключения по ПИР, мы можем рассчитывать на повторное обращение и выполнение совместных проектов. И для этого мы в компании транслируем известные 4 вида обмена между заказчиком и исполнителем, понимание которых помогают нам выстраивать взаимоотношения с заказчиком:
4 вида обмена между заказчиком и исполнителем:
● с превышением
● равноценный
● неравноценный
● криминальный
Взаимовыгодное сотрудничество в нашем понимании - это долгосрочные партнерские отношения, на которые можно рассчитывать только при первых двух видах обмена.
Малоэффективность стандартных способов проверки исполнителя инженерных изысканий
Чаще всего для проверки исполнителя выполняются следующие действия:
● Поиск в интернете. Сайтов компаний огромное количество и достоверность информации сложно проверить.
● Поиск по рекомендациям. Субъективный способ, потому что критерии качества и требования у всех разные. И не факт, что исполнитель подойдет под специфику вашего проекта (отрасль, тип сооружения, особенности местности и т.д.)
● Проверка через специальные сервисы: имелись ли у предприятия споры, как часто выступает в роли ответчика, какое у него финансовое положение.
● Заполнение референс-листа. Полученная информация дает лишь общее представление об исполнителе.
Наш опыт показывает, что перечисленные способы проверки малоэффективны и не гарантируют отсутствия проблем с исполнителем.
Что значит надежный исполнитель инженерных изысканий?
Здесь стоит рассмотреть основные пункты, которым следует уделить внимание на начальном этапе взаимодействия с исполнителем.
Согласованное техническое задание и программа работ
Нет смысла обсуждать стоимость ИИ пока нет ТЗ, составленного в соответствии с требованиями НТД, в содержании которого в обязательном порядке должны присутствовать перечень и характеристики проектируемых сооружений.
Поэтому составленное проектировщиком ТЗ должно быть внимательно изучено исполнителем. После чего задаются уточняющие вопросы, чтобы правильно определить объем изыскательских работ. Продуктом данного взаимодействия является согласованная программа работ, в которой описана методика и назначены объемы исследований.
Таким образом надежный исполнитель – это тот кто быстро вникает в процесс, выясняет необходимую информацию и добивается того, чтобы у заказчика и исполнителя было единое видение результата работ.
Оперативная обратная связь между заказчиком и исполнителем
Весь процесс выполнения работ по ИИ как правило контролируется не только исполнителем, но и заказчиком.
Задачу по контролю подрядчиков некоторые предприятия решают назначением своего специалиста, который присутствует на месте производства работ и следит за соблюдением необходимых требований и согласованных в программе работ объемов. Данный способ контроля является наиболее надежным для определения исполнителя. Но не все заказчики имеют такую возможность.
Поэтому задача надежного исполнителя - минимизировать участие заказчика в этом процессе путем налаживания оперативной обратной связи. А именно:
- выявить точки контроля этапов работ
- согласовать форму и вид предоставляемой информации в точках контроля
- назначить ответственных за предоставление информации в точках контроля
- оперативно доводить достоверную информацию по согласованным каналам коммуникаций.
Фото- и видеофиксация работ
Фото- и видеофиксация – еще один инструмент, который помогает контролировать ход работ. Но не все компании готовы к требованиям по фото- и видеофиксации. Поэтому этот пункт может служить критерием отбора надежного исполнителя.
Поэтапная сдача
Мы рекомендуем включать в договор и ТЗ поэтапную сдачу работ.
Это помогает “держать руку на пульсе”, контролировать ход проекта, видеть реальный объем и качество выполненных работ для оперативного принятия решений.
Особенно это актуально для долгосрочных проектов, что позволяет минимизировать риск срыва сроков по договорным обязательствам в целом.
Средства автоматизации
Должны ли быть у надежного исполнителя средства автоматизации? Скорее, да. Это говорит о том, что компания настроена на выстраивание своих внутренних бизнес процессов таким образом, чтобы их продукт был ценным и востребованным. Главное преимущество этой системы - возможность учета каждого шага в работе с заказчиком.
Основные задачи которые решаются благодаря внедрению CRM-системы:
● ведение каждого проекта изысканий в четком соответствии с разработанным и внедренным бизнес-процессом
● установление согласованных с заказчиком сроков на любом этапе работ
● закрепление ответственного за каждый этап
● хранение истории коммуникации с заказчиком и документации в едином месте
5 рабочих инструментов для выбора надежного исполнителя в инженерных изысканиях
1.Коммуникация на этапе переговоров
На этапе запроса коммерческого предложения по любому из каналов связи важно, чтобы Исполнитель оперативно ответил, что запрос получен и назначил сроки по обратной связи.
Следующий важный момент - согласовать созвон для уточнения необходимой информации и понимания объема работ.
При общении исполнитель должен быть коммуникабельным, быстро ориентироваться в вопросах, связанных с профессиональной деятельностью своей компании. Разъяснять, задавать и давать развернутые ответы на поступившие вопросы.
На данном этапе складывается первое впечатление об исполнителе.
2. Процесс согласования технического задания
На данном этапе важно разъяснить назначение объемов работ, согласно предоставленного в ТЗ перечня и характеристик проектных сооружений, со ссылками на нормативно-техническую документацию.
Это поможет убедиться в компетентности специалиста со стороны исполнителя, что позволит избежать проблем на этапе экспертизы и разработать верное проектное решение.
Вас должны насторожить фразы:
● «Да ты что, я собаку на этом съел! Я уже 20 лет на рынке»
● «Я так всегда делал. Не переживайте, нормально всё будет!»
● «Мы 100 раз так делали и хорошо получалось»
3. Фото- и видеофиксация
При отсутствии представителя заказчика на объекте производства работ рекомендуем согласовать и прописать в ТЗ требования к фото и видеофиксации.
При согласовании данных условий, исполнитель берет на себя ответственность по выполнению данных обязательств, что также является одним из критериев его надежности.
4. Поэтапная сдача
Необходимость поэтапной сдачи рекомендуем прописывать в договоре, чтобы избежать рисков неисполнения договорных обязательств со стороны исполнителя. Стоит обратить внимание, если исполнитель пытается избежать данного пункта договора.
Вас должны насторожить фразы:
● «Постараемся сдавать поэтапно»
● «Мы сдаем проект только целиком»
● «Зачем вам промежуточные результаты? Они не точные и для проектирования не подойдут»
5. Организация работы в компании изыскателя
Наличие CRM системы признак исполнителя, у которого налажены бизнес-процессы для удобства ведения проектов и взаимодействия с заказчиком.
Данный факт дополнительно подтверждает стремление исполнителя развиваться и выходить на новые уровни сотрудничества.
Описанные выше инструменты помогут выбрать надежного исполнителя, результатом сотрудничества с которым будут принятые экспертизой проектно-изыскательские работы.
Для связи с нами: +7 999 444-83-26
mail@giiz.ru и https://giiz.su