В работе появился срочный проект, к примеру, по развитию уже существующей системы. А чтобы к нему приступить, надо перебрать много документов: изучить ТЗ схожих проектов, финансовые отчеты, составить план по развитию.
Если в компании принято вести проекты на бумаге, скорее всего, процесс налажен. Но если сотрудников не хватает, возникают проблемы… Нагрузка на персонал растет, информация устаревает, и может получиться так, что одни сотрудники используют актуальные данные, а другие — устаревшие.
Старт проекта — еще полбеды. После запуска бумажный документооборот никуда не денется. Придется делать многочисленные копии и следить, чтобы они не теряли актуальность.
Все это может привести к одному из двух вариантов.
Первый — проект выполнен в срок, но команда на нервах пьет валерьянку (вы тоже). Работа сделана кое-как, потому что пришлось копаться в бумажках.
Второй — дедлайн сорван. Заказчик грозится уйти к конкуренту или уже хлопнул дверью. Минус один клиент. А если такие истории случаются регулярно?
Если вы до сих пор с этим сталкиваетесь, идите в цифру! Это может быть СЭД система, и тогда будет проще работать с договорами и счетами, или комплексная система для управления проектами, включающая в себя базу знаний и облачное хранилище. Я предпочел второе.
Да, чтобы внедрить систему и обучить сотрудников ей пользоваться, потребовалось немало времени. Зато теперь вся информация сгруппирована по разделам в базе знаний, у сотрудников есть доступ к документам, а отчеты составляются автоматически. Работать стало намного проще!
Цифровизация значительно облегчила мне жизнь и сделает то же для вас. В эпоху развития технологий почти что преступление ей не воспользоваться.