Деятельность многих организаций связана с командировками. Но не все умеют управлять соответствующими расходами, минимизировать их и избегать ошибок при оформлении документов. Расскажем, как упростить организацию командировочного процесса.
Этапы оформления командировки
Любая служебная поездка сотрудника оформляется с помощью документов.
1. Составление приказа.
Письменный приказ о направлении в командировку — обязательный документ, который составляют при оформлении деловой поездки, даже если она однодневная. Приказ содержит название организации, ФИО сотрудника, его должность, место и срок поездки.
2. Заявление на аванс.
После утверждения командировки работник пишет заявление на перечисление аванса.
Сумма аванса помимо суточных включает деньги на проезд и на проживание.
Размеры суточных для деловых поездок по России и за границу, категории номеров и классы поездки компания фиксирует в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках. На основе такого внутреннего документа настраивается тревел-политика компании.
3. Бронирование жилья и транспорта.
Этими вопросами может заниматься специально назначенный сотрудник, например, офис-менеджер или тот, кого отправляют в командировку. Если работник едет на личном или служебном автомобиле, необходимо оформить путевой лист. Подтверждают расходы с помощью чеков на ГСМ, предоставленных сотрудником.
Способ оформления услуг влияет на то, как бухгалтерия в итоге получит все закрывающие документы по поездке сотрудника. Или сотрудник самостоятельно должен будет собирать все чеки, или документы будут направлены напрямую в бухгалтерию поставщиком.
4. Суточные для командировки.
Суточные выплачиваются заранее, размер их законодательно не ограничен. Если командировка однодневная или командированный может возвращаться домой каждый вечер (место поездки находится недалеко от дома), суточные платить не нужно.
5. Отчет о командировке.
В течение трех дней после возвращения работник отчитывается о потраченных средствах.
Он оформляет авансовый отчет, в котором указывает расход, и прилагает к нему подтверждающие документы: билеты, посадочные талоны, чеки, договоры на оказание гостиничных услуг.
Если какого-то документа у сотрудника не оказалось, он пишет служебную записку на возмещение средств. Но эти расходы для целей налогообложения учитываться не будут (письмо Минфина от 30.12.2021 № 03-04-05/107882).
Бухгалтер сверяет документы с выданным авансом и делает перерасчет. Если остались неизрасходованные средства, их нужно вернуть.
Основные сложности при самостоятельной организации командировки
Самостоятельно организовать командировку непросто. Вот основные сложности:
- Бронирование в разных местах.
Сотрудники покупают билеты и арендуют жилье в разных сервисах. Каждый сервис берет комиссию, из-за чего компания в итоге переплачивает за услуги. При бронировании в разных местах сложнее собирать закрывающие документы и отчитываться за поездку. А если возникнут вопросы, то для их решения придется обращаться в службы поддержки разных сервисов и потратить на это много времени.
- Завышение расходов.
Нечестный сотрудник может искусственно завысить стоимость проживания, подделав чек на сайте, а разницу отправить к себе в карман.
- Нет контроля за тревел-политикой.
Нужно постоянно следить за расходами, ценами на билеты и услуги, потому что работник может пользоваться свободой выбора, предпочитая дорогие варианты перелетов и проживания.
- Отсутствие закрывающих документов.
Билеты и талоны не всегда доходят до бухгалтерии. Сотрудники их часто теряют. На восстановлении документов и разбирательствах компания тоже теряет время и деньги.
Как IT-сервис помогает организовать командировку и оформить документы правильно
С помощью сервиса Ostrovok.ru Командировки можно избежать основных проблем при организации командировок:
- Сервис предлагает разные тревел-услуги: более 2 миллионов вариантов размещения по всему миру, авиа- и ж/д билеты, трансфер и страховку. Можно выбрать предложение, оптимальное по условиям и цене.
- В «Личном кабинете» добавляется тревел-политика компании, сотрудники имеют разные права доступа для работы с системой.
- С мобильным приложением Ostrovok.ru Командировки все процессы будут у вас под контролем, информация о заказе — под рукой, а служба поддержки — на расстоянии пары кликов.
- Служба поддержки работает круглосуточно. Также есть куратор, который отвечает по электронной почте или по телефону.
Значительно упрощается работа бухгалтерии. В сервисе есть целый комплекс полезных функций, автоматизирующих работу с документами:
- Авансовые отчеты.
В этом разделе удобно анализировать все траты по поездке: настроить суточные, назначить индивидуальные суммы авансов и указать дополнительные расходы по поездке. Их можно вносить как в рублях, так и в валюте, в этом случае сумма автоматически конвертируется в рубли.
- Автоматическая генерация документов.
УПД на проживание и трансферы и УПД + Акт приема-передачи билетов выставляются автоматически и сразу отображаются в «Личном кабинете». Периодичность формирования документов настраивается индивидуально.
- Отчет по затратам и отчеты в Excel по заданным фильтрам на странице заказов.
Все затраты контролируются с помощью отчета. Услуги выгружаются в одном файле, но в разных вкладках, чтобы было удобнее анализировать затраты по ним отдельно.
Можно отсортировать заказы по номеру заказа, статусу, датам оплаты, заезда или выезда, городу и загрузить список в Excel.
- Обмен по ЭДО.
Заявка на подключение ЭДО отправляется в интерфейсе, ее статус обновляется автоматически. Все делается быстро и удобно.
- Бесплатное подключение любого количества юридических лиц к одному «Личному кабинету».
В профиле сотрудника можно указать юрлицо, в котором он числится. При оформлении заказа документы формируются на нужную организацию — так вы избежите ошибок и не придется переносить заказ с одного договора на другой после выставления документов.
- Учет оплаты корпоративной картой.
При этом формируется полный пакет закрывающих документов на юридическое лицо, в том числе и чеки.
- Специальный доступ в систему для финансовой службы.
Можно выгрузить счета, закрывающие документы, ваучеры, маршрутные квитанции, авансовые отчеты, а также просматривать историю платежей.
- Автоматическая выгрузка актов сверки из «Личного кабинета».
Акт сверки формируется по итогам закрытия периода, зависящего от условий выставления документов.
- «Специальные индикаторы» для контроля за расходами.
Можно при бронировании указывать кост-центры, которые помогут разносить расходы. Кост-центры отображаются в счетах и закрывающих документах для упрощения процесса контроля за бюджетами отделов или проектов. Также, чтобы при большом количестве транзакций не нужно было сверять ФИО сотрудника, можно указывать в счетах не только ФИО, но и табельный номер сотрудника.
Заключение
Сервис Ostrovok.ru Командировки помогает наладить получение закрывающих документов и автоматизирует учет. С помощью безналичных платежей проще контролировать сотрудников, при этом оставив за ними свободу выбора: работники самостоятельно выбирают и заказывают услуги, а расходы вписываются в лимиты, установленные тревел-политикой. Это позволит сократить ресурсы для организации командировок, а также минимизировать риски и ошибки.
Помимо автоматизации и упрощения процесса оформления поездки, сервис также помогаем сократить время на закрытие командировки и оптимизировать процесс контроля за бюджетом.
Чтобы ваши сотрудники перед командировкой могли сосредоточиться на цели поездки и потратить больше времени на подготовку к важным встречам, оставьте заявку на подключение сервиса.
Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8KPoeF