Основной страх ЭДО – страх отказа от бумажных документов. Можно конечно, внедрять КЭДО и принудительно, но надо ли?

Конечно, можно много говорить о надежности информационных систем и т.д. специалистам в области ИТ. Но страх этот возникает у людей, которые в своей практике сталкивались с необходимостью:
• Доказать что-то инспектору при проверке,
• Доказать что-то в суде,
• Подтвердить какие-то сведения по запросу работника, архива и т.д.
И во всех этих случаях кадровые специалисты, юристы, бухгалтера предоставляли именно бумажные документы, подписанные и заверенные печатями.

Поэтому, сколько бы правильных слов про технологическую революцию, про сокращение трудозатрат, затрат на бумагу, надежность автоматизированных систем и т.д. не говорили специалисты они не находят отклика в умах специалистов, которых всю профессиональную жизнь поддерживали бумажные документы.
«Без бумажки – ты … букашка». Все это знают, впитали в свою профессиональную кровь.

И пока не будут проработаны вот эти вот внутренние страхи – никакого добровольного содействия во внедрении КЭДО вы не дождетесь от этих специалистов.
Подчеркиваю – «добровольного»!!! Конечно, можно поставить задачу, сроки, КПИ, наказания – тогда что то может быть внедрено. Не так эффективно, как могло бы быть при сотрудничестве с этими специалистами, но внедрено будет.
Где то криво, где то косо, втайне они будут продолжать вести бумажные документы параллельно с электронными, так что никакой оптимизации, естественно не будет. Будет увеличение трудозатрат, недовольства, выгорания и т.д.

А где то будет прямой саботаж. Готовьтесь к этому! Если вы не берете людей в союзники, а приказываете их, не отрабатываете их страхи, не проводите разъяснения, не вовлекаете, то на что вы рассчитываете?
Как то в очередной компании при очередной проблеме с КЭДО, я увидела удовлетворение в глазах кадровых специалистов. Это был тот известный взгляд из разряда «А я предупреждала!».

Можно много говорить о том, как круто, когда компания применяет КЭДО.
Но и в словах ваших специалистов, что не все так гладко, есть своя сермяжная правда и надо ее слышать. Надо ее учитывать и разумно подходить к внедрению КЭДО.

Я часто слышу «Наши кадровики боятся внедрять КЭДО, потому что боятся, что их уволят».
И пару раз у меня были удивительные диалоги на эту тему:
• - А у вас нет планов их уволить?
• - Если мы сможем работать без них, то конечно мы будем оптимизировать численность.
• - А что тогда удивительного, что они бояться?
• - Ну что они не понимают, что компании это надо?
• - А почему они должны это понимать в ущерб своим интересам?

Хотя, я если честно не согласна, что ВСЕ кадровики и бухгалтера именно поэтому не хотят внедрения КЭДО. Конечно, такой мотив есть, кто ж спорит, но не он основной, чаще всего.

Все гораздо глубже, чем просто страх увольнения.
Это страх потери безопасности. И не только своей. Но и безопасности компании, в том числе при проверках и судах. Безопасности людей если система слетит. И много других страхов.

Вот и прорабатывайте эти страхи. Это не просто консерватизм. Это часто банальный опыт. И надо этот опыт учитывать.
• Что не правы наши кадровики что система может слететь?
• Что не правы они что не все инспекционные органы такие продвинутые в электронных документах?
• Что не правы они, что даже с УНЭП могут быть проблемы в суде?
Правы!

Вопрос только в том, что и с бумажными документами могут быть проблемы при тех же проверках и судах.
Двигаться в новое успешно можно опираясь на полезное из прошлого.
А сегодняшние решения по внедрению КЭДО настроены большей частью только на эффективность, а вот с вопросами правовой безопасности - не все так гладко.
Так создавайте "миксы", выводите в КЭДО то, что не несет существенных потерь если что то пойдет не так, дублируйте ключевые документы и самое главное…. работайте со страхами тех, кто так долго защищал ваши правовые риски.