В современном мире автоматизированных систем и информационных технологий основой успешного внедрения и дальнейшего функционирования систем является качественное методическое обеспечение.
Это ключевой инструмент, без которого риски ошибок, неправильной эксплуатации и, в конечном итоге, потери ресурсов становятся критически высокими. Но что такое методическое обеспечение? Это не просто набор документов или инструкций. Это комплекс материалов, охватывающий технические, функциональные и организационные аспекты системы, предназначенный для обеспечения её корректного и эффективного функционирования.
В этой статье мы рассмотрим основные аспекты методического обеспечения, его роль в проектах создания автоматизированных систем и последствия его отсутствия.
Основные понятия по теме
- Методический — прилагательное, относящееся к методике или методу.
Описывает что-либо, что базируется на определённом методе или системе методов. - Методика — это система методов, приёмов и правил, используемых для достижения определённой цели или выполнения определённой задачи. Например, методика закрытия периода в программе включает в себя набор техник и и последовательности действия для бухгалтера участка закрытия отчетного периода. Методика может быть адаптирована к конкретной области деятельности или задаче.
- Методология — это более обширное понятие, чем методика. Методология охватывает исследование принципов, оснований, системы и методов научного познания. В контексте проектного управления или исследований, методология — это систематизированный подход к решению проблемы или выполнению проекта.
- Методическое руководство — это документ или ряд документов, содержащих рекомендации, правила и инструкции по определённой методике или деятельности. Методическое руководство часто создаётся для помощи профильным специалистам или обучающимся в правильном и эффективном применении определенных методов или техник при эксплуатации автоматизированной системы.
- Методическая модель автоматизированной системы (АС) или её части представляет собой комплексное описание процессов, принципов, методов и подходов, используемых при проектировании, реализации, внедрении и эксплуатации данной системы или её составляющих. Методическая модель затрагивает не только технические аспекты работы системы, но и организационные, функциональные и методологические составляющие.
- Методическое пособие — это материал или документ, предназначенный для облегчения или улучшения процесса обучения, самообразования или выполнения определенных видов деятельности. Методические пособия могут быть ориентированы как на преподавателей, так и на учащихся (для более глубокого исследования темы). В учебном контексте методическое пособие может содержать дополнительные материалы, задачи, практические работы, тесты и так далее.
- Методическая инструкция — это документ, который содержит последовательный набор указаний или рекомендаций по выполнению определенной задачи или деятельности. Эти указания базируются на применении определенной методики или методологии. Методическая инструкция обычно фокусируется на конкретных шагах или действиях, которые следует предпринять для достижения определенной цели. Например, методическая инструкция по учету нематериальных активов в организации опишет конкретные шаги, необходимые успешного выполнения этой задачи.
- Методический совет — орган или группа экспертов, которые рассматривают и обсуждают вопросы, связанные с методиками в определенной области деятельности. Члены методического совета обычно обладают большим опытом и компетенцией в своей области и предоставляют рекомендации или руководство по вопросам методики. В крупных организациях наличие методических советов становится частым явлением.
Методическое обеспечение проекта
Методическое обеспечение проекта по созданию автоматизированной системы (АС) представляет собой один из ключевых компонентов успешного проектирования, внедрения и последующего функционирования любой автоматизированной системы. Этот инструментарий не только помогает разработчикам создать функциональную и эффективную систему, но и обеспечивает пользователей всей необходимой информацией для максимально продуктивного использования АС.
Техническое задание на создание автоматизированной системы ((ГОСТ 34.602—2020)
Для методического обеспечения АС приводят следующую информацию:
- перечень применяемых при разработке и функционировании АС нормативно-технических документов (стандартов, нормативов, методик, профилей и т. п.);
- порядок и правила обеспечения разработчиков АС нормативно-технической документацией.
Итак, методическое обеспечение АС — это, прежде всего, совокупность документов, описывающих технологию функционирования АС. В этих документах содержатся подробные инструкции, рекомендации и правила, которые определяют, как система должна работать в разрезе функциональных подсистем, относящихся к определенной предметной области.
Более того, методическое обеспечение даёт понимание о том, какие технологические приёмы (параметрические настройки, заполненные справочники и пр.) должны быть выбраны и применены пользователями для достижения ожидаемых результатов при работе с системой.
Автоматизированные системы. Термины и определения (ГОСТ Р 59853—2021)
Методическое обеспечение автоматизированной системы; методическое обеспечение АС: Совокупность документов, описывающих технологию функционирования АС, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании АС.
Необходимость создания методического обеспечения при проектировании АС трудно переоценить. С одной стороны, это дает разработчикам чёткое понимание того, как система должна функционировать, что, в свою очередь, позволяет избегать множества ошибок на этапе проектирования. С другой стороны, наличие такого инструментария упрощает процесс обучения и адаптации пользователей к новой системе, обеспечивая более быстрый переход от этапа внедрения к полноценному использованию АС.
Процесс разработки методического обеспечения
Разработка методического обеспечения выполняется в рамках комплекс консультационно-методических работ, сопровождающих проектные работы. Этот комплекс включает в себя несколько ключевых этапов и элементов:
Предварительная оценка
- Анализ текущего состояния предприятия или организации.
- Определение потребностей и задач, которые должна решать будущая АС.
- Оценка ресурсов, доступных для реализации проекта.
Разработка концепции АС
- Определение основных функциональных и нефункциональных требований к системе.
- Выбор основных архитектурных решений (платформы и решения).
- Проектирование основных блоков и модулей системы.
- Выявление и обоснование необходимости методического обеспечения проекта.
Методическое обеспечение проекта на стадиях проектирования и разработки АС
- Создание методических материалов (методические модели и руководства) для решения задач проектирования, настройки и адаптации автоматизированной системы.
- Консультации по вопросам оптимизации процесса прототипирования, настройки и адаптации программы.
Ввод в действие АС
- Подготовка методических материалов (методические пособия и инструкции) для обучения пользователей.
- Организация тренингов и семинаров для сотрудников на стадии подготовки к ввода АС в действие.
- Консультационная поддержка пользователей на стадии предварительных испытаний и опытной эксплуатации АС.
Постпроектное сопровождение
- Мониторинг и анализ эффективности функционирования внедренной системы.
- Предоставление рекомендаций по оптимизации и модернизации системы.
- Организация регулярных консультаций и обучающих сессий для сотрудников.
В целом, комплекс консультационно-методических работ призван обеспечить успешное создание, внедрение и функционирование автоматизированной системы, а также адаптировать её к меняющимся условиям и потребностям бизнеса.
Краткий перечень необходимых методических материалов
Для эффективной работы и внедрения автоматизированной системы (АС) требуется комплекс методических материалов, который обеспечит понимание, как система должна функционировать и как её следует использовать.
Приведем типичный перечень методических материалов с их кратким описанием:
- Техническое задание (ТЗ). Основной документ, описывающий требования к системе, её функциональность, основные принципы работы и интерфейсы, а также требования к методическому обеспечению проекта.
- Описание архитектуры системы. Документ, в котором описывается структура системы, принципы взаимодействия её компонентов и внешних систем.
- Методическая модель АС или её части. Представляет собой комплексное описание процессов, принципов, методов и подходов, используемых при создании данной системы или её составляющих. Например, методическая модель бюджетного планирования затрагивает не только методологические аспекты работы системы, но и функциональные и технические составляющие. Модель, в отличии от методической инструкции или руководства, необходима для решения задач проектирования и последующей настройки АС или ее части.
- Методическое руководство. Это документ или ряд документов, содержащих рекомендации, правила и инструкции по определённой методике или деятельности. Например, методическое руководство по учету ТМЦ на складе.
- Руководство по эксплуатации. Инструкция по установке, настройке и поддержке системы. Включает рекомендации по обеспечению безопасности и производительности.
- Руководство пользователя. Описание функционала системы с точки зрения конечного пользователя. Обычно содержит пошаговые инструкции, сценарии использования и ответы на часто задаваемые вопросы.
- Методические рекомендации по использованию. Советы и лучшие практики по работе с системой, чтобы достичь максимальной эффективности.
- Схемы и модели данных. Графическое и текстовое описание структуры данных в системе, их связей и принципов обработки.
- Тестовые сценарии и примеры. Набор тестов, которые можно использовать для проверки корректности функционирования системы после установки или модификации.
- Глоссарий и словарь терминов. Описание специфических терминов и понятий, используемых в рамках данной АС.
- Методические рекомендации по оптимизации. Советы по тонкой настройке и оптимизации системы для конкретных условий эксплуатации.
Что касается формы документов, то, как правило, это могут быть текстовые файлы различных форматов (например, DOC, PDF), презентации, иногда видеоуроки или интерактивные обучающие модули.
Однако ключевое требование к любому документу, входящему в состав методического обеспечения, — это максимальная понятность и доступность для конечного пользователя.
К чему приводит отсутствие методических материалов в проекте
Экономия заказчика на методическом обеспечении проекта часто рассматривается как способ сократить расходы на начальных этапах разработки. Однако это может стать краткосрочной выгодой, которая впоследствии приведет к долгосрочным потерям и проблемам.
Рассмотрим подробнее, почему экономия на методическом обеспечении может вызвать негативные последствия для проекта и его результатов:
- Неопределенность и ошибки в проектировании и разработке АС. Без четко определенных методических материалов команда разработчиков может не полностью понимать, как система должна функционировать, что может привести к ошибкам и недоразумениям.
- Увеличение рисков. Без проработанных методических рекомендаций увеличивается вероятность ошибок, просчетов и упущений на всех этапах проекта.
- Затянутые сроки проекта. Из-за отсутствия методической основы может возникнуть необходимость в постоянных корректировках и доработках, что приведет к задержкам в сроках реализации проекта.
- Увеличение стоимости. В долгосрочной перспективе экономия на методическом обеспечении может привести к большим затратам из-за необходимости исправления ошибок, переработки системы и дополнительного обучения пользователей.
- Проблемы при внедрении. Отсутствие четких методических инструкций и рекомендаций может затруднить процесс внедрения системы в существующую инфраструктуру организации.
- Сложности обучения. Пользователи могут столкнуться с проблемами при освоении системы, если для этого не предоставлены необходимые методические материалы.
- Низкая адаптивность. Без методической базы может быть сложно адаптировать систему к изменяющимся условиям или интегрировать новые технологические решения.
Экономия на методическом обеспечении проекта может показаться выгодной на первый взгляд, но в реальности такой подход может стать причиной многих проблем, увеличения стоимости и времени реализации проекта, а также недостижения поставленных целей. Вложение ресурсов в качественное методическое обеспечение — это инвестиция в успешное и эффективное выполнение проекта.
Заключение
Мы рассмотрели различные аспекты и составляющие методического обеспечения, подчеркнув важность системно-ориентированного подхода. Особое внимание уделили методической модели автоматизированной системы, которая выступает основой для разработки, внедрения и дальнейшей эксплуатации.
Важно отметить, что экономия на методическом обеспечении может привести к серьезным последствиям, влияющим на эффективность и результаты работы системы. Следовательно, при планировании и реализации проектов создания и внедрения автоматизированных систем необходимо уделять должное внимание разработке методических материалов, описывающих технологию функционирования системы.
В заключении следует подчеркнуть, что только грамотное и комплексное методическое обеспечение способно гарантировать устойчивое, эффективное и результативное функционирование автоматизированных систем в условиях постоянно меняющегося информационного ландшафта.
Если статья была полезна, ставьте пальцы вверх и делить ею с коллегами. Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале
