Содержание:
Общие правила
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Особенности оформления приказов
Как оформляются приказы по основной деятельности
Как оформляются приказы по личному составу
Как оформляются приказы по АХД
Распоряжение. В чем отличие от приказа
Сроки хранения приказов
Правила хранения смешанных приказов и распоряжений
Общие правила
Существует три основных вида приказов:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственной деятельности.
Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росстата от 20.12.2029 № 236) (далее — Перечень).
Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы. Различия зависят только от полномочий, формы и специфики организации.
Руководитель издает приказы на правах единоличного исполнительного органа в соответствии со ст. 53 ГК РФ. Однако на основании локальных нормативных документов организации полномочия на право подписания распорядительных документов могут возлагаться на других лиц: заместителей руководителя и руководителей структурных подразделений.
Важно! Приказы по кадрам, кадровые приказы, организационные приказы, приказы по хоздеятельности — все это неофициальные, обывательские названия перечисленных выше приказов. Поэтому их употребление в профессиональной речи, а тем более, на письме некорректно.
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности регулируют работу организации в соответствии с ее функциями и задачами и утверждают основные локальные нормативные акты организации.
Сюда относятся приказы, которые:
- Оформляют все этапы жизни организации, а именно:
- создание организации;
- назначение ее руководителя;
- утверждение штатного расписания;
- утверждение должностных инструкций работников;
- распределение полномочий между руководящими должностными лицами;
- реорганизацию, переименование, ликвидацию и пр.
- Устанавливают порядок нахождения работников в организации: от приема на работу, перемещений внутри организации до увольнения.
- Закрепляют финансовую политику организации и основы ее материально-технического обеспечения.
- Регулируют вопросы оплаты труда и социального обеспечения работников.
- Определяют порядок организации воинского учета и бронирования работников, а также порядок работы с персональными данными работников.
- Оформляют проведение различных мероприятий и пр.
Как отличить приказ по основной деятельности от других видов приказов? Главная их особенность в том, что они устанавливают порядок создания и выполнения тех или иных мероприятий внутри организации, в соответствии с основными положениями устава организации.
Приказы по личному составу
Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ приказы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и работником. Их еще называют приказы по учету кадров.
К этой категории относятся приказы:
- о приеме, переводе, ротации, перемещении, совмещении, совместительстве, переводе, увольнении;
- об изменении анкетно-биографических данных;
- об аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий;
- об оплате труда;
- обо всех видах отпусков;
- о командировках;
- о поощрении и награждении;
- о служебных проверках и дисциплинарных взысканиях.
Образцы основных приказов вы найдете в конце статьи.
[ArticleMaterials=2618]
Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.
Важно! Не относятся к приказам по личному составу:Приказы об утверждении / изменении штатного расписания. В них речь идет о штатных единицах, а не о конкретных работниках. Поэтому это приказ по основной деятельности.
Приказы о возложении ответственности на работника — не путать с возложением обязанностей! Пример: на заведующего складом можно возложить ответственность за материальные ценности — это будет приказ по административно-хозяйственной деятельности. Но на того же завскладом можно возложить обязанности за коллегу, который ушел в отпуск — это уже будет приказ по личному составу.
С образцами приказов о возложении ответственности и о возложении обязанностей вы можете познакомиться в Шпаргалке.
[ArticleMaterials=2618]
Приказы по административно-хозяйственной деятельности
Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:
- эксплуатация зданий, строений, сооружений;
- транспортное обслуживание;
- информационно-телекоммуникационное обеспечение.
В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД:
- об организации места для курения;
- о закреплении автомобилей за структурным подразделением организации;
- об установлении лимита сотовой связи на корпоративных сотовых телефонах.
[ArticleMaterials=2618]
Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД. Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:
- Относится по содержанию к одному из трех направлений раздела 10 Перечня.
- Не утверждает и не вносит изменения в локальные нормативные акты организации.
- Не содержит сведений об оплате труда и других финансовых вопросах организации.
- Не возлагает на работника ответственность.
- Не содержит охраняемые законом персональные данные работника (кроме ФИО и должности).
Особенности оформления приказов
Каковы общие правила оформления
При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44). Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству. Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.
Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.
Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.
При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом. Желательно, чтоб это была не только его подпись. Лучше, чтобы работник собственноручно написал слова «с приказом ознакомлен», поставил дату и подпись. Это может понадобиться, если работодателю придется отстаивать свои интересы в суде.
Как оформляются приказы по основной деятельности и АХД
Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Как оформляются приказы по личному составу
Несмотря на то, что унифицированные формы документов, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, перестали быть обязательными с 1 января 2013 года, многие организации продолжают их применять. И это правильно. Ведь они полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Таким образом, снижается риск составить неверный кадровый документ.
Организации, которые в 2013 году не утвердили свои формы распорядительных актов и продолжают использовать унифицированные формы, должны отразить это в нормативном акте, с приложением перечня таких форм.
Важно! В приказах по личному составу надо обязательно указывать основание для его издания. Например, заявление работника о предоставлении отпуска или служебную записку руководителя подразделения о привлечении сотрудника к работе в выходной день и согласие на это самого сотрудника.
Распоряжение. В чем отличие от приказа
В кадровом делопроизводстве, наряду с приказами, используются еще распоряжения. В локальных нормативных актах организации должно быть четко установлено, когда используются приказы, а когда распоряжения, и указано должностное лицо, которое вправе подписывать такой вид документа.
Распоряжения могут заменить, например, приказы по АХД. Требования к оформлению распоряжений, а также сроки их хранения аналогичны тем, которые установлены для оформления и хранения приказов.
В чем основное отличие распоряжения от приказа? Приказ издается только руководителем, заместителями и руководителем обособленного подразделения. Распоряжение могут также издавать руководители структурных подразделений.
Сроки хранения приказов
Любая организации при хранении, комплектовании, учете и использовании документов должна руководствоваться Перечнем и Законом № 125-ФЗ.
Существуют организации, которые являются основным источником комплектования государственного или муниципального архива. Это государственные и муниципальные органы, а также организации, которые вносят вклад в развитие государства или отдельных территорий. При ликвидации таких организаций документы по их основной деятельности передаются на постоянное архивное хранение.
Закон № 125-ФЗ определяет приказы, которые обязательны для передачи в архив. Остальные организации, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации, а затем уничтожают их по акту.
Важно! Приказы по личному составу, завершенные до 2003 года, хранятся 75 лет. Такие же приказы по личному составу, но завершенные после 2003 года, — 50 лет. Исключение по срокам хранения составляют некоторые документы, которые указаны в Перечне.
Исходя из установленных сроков хранения, приказы группируются по разным делам. Даже если в организации всего 100 приказов в год, их нельзя объединять в одно дело. А необходимо распределить по трем делам, в зависимости от срока хранения.
Сроки хранения приказов по основной деятельности и АХД указаны в ст. 19 Перечня:
Номер статьи
Вид документа
Срок хранения документа
19.
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:
- по основной (профильной) деятельности;
- по административно-хозяйственным вопросам
Постоянно (1, 2)
5 лет
(1) Присланные для сведения — до минования надобности.
(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов — до ликвидации организации.
Сроки хранения приказов по личному составу указаны в ст. 434 Перечня:
Номер статьи
Вид документа
Срок хранения документа
434.
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
- о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;
- о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
- о служебных проверках;
- о направлении в командировку работников;
- о дисциплинарных взысканиях
50/75 лет ЭПК
5 лет (1)
5 лет
5 лет (1)
3 года
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет
Надо обратить внимание, что приказы о разных видах отпусков имеют различный срок хранения: от 5 до 50/75 лет. Также в 2019 году впервые установлен отдельный срок хранения для приказов о дисциплинарных взысканиях — 3 года. По мнению законодателя, со временем в личном деле работника должна остаться только положительная информация о нем.
Сроки хранения смешанных приказов и распоряжений
На практике часто встречаются смешанные приказы, когда в одном приказе содержатся признаки двух видов: по АХД и по личному составу.
Пример, приказ об участии в конференции. Само мероприятие проходит в выходной день в соседнем городе, и для поездки потребуется служебная машина. По приказу к работе в выходной день надо привлечь двух сотрудников, участника конференции и водителя, и установить им оплату в соответствии со ст. 153 ТК РФ.
В этом же приказе прописывается марка и номер автомобиля, который будет задействован в выходной день.
Кадровики порой путаются, к какому виду отнести такой приказ. Кто-то подшивает его в дело к приказам по АХД, кто-то — в папку с приказами по личному составу. В идеале для этого мероприятия надо издавать два отдельных приказа: один по АХД — об использовании транспортного средства, другой — о работе в выходной день.
Но если все-так организация издает смешанные приказы, то хранить их следует в делах для приказов по личному составу. Если сведения по АХД хранятся дольше 5 лет, это не будет нарушением. А вот если приказы по личному составу будут подшиты в дела с приказами по АХД и по прошествии 5 лет уничтожены, то организации это могут грозить серьезные штрафы. Поэтому в таких случаях надо учитывать сроки хранения каждого документа и действовать по принципу: больше можно — меньше нельзя.
Аналогичным образом следует поступать со смешанными распоряжениями.
