Развитие цифровизации, государственная поддержка программ цифровой трансформации, в том числе новый ГОСТ и приказы Минстроя, да и просто необходимость оптимизировать работу с большим количеством документов и автоматизировать связанные с этой работой бизнес-процессы, заставляют строительные организации переводить работу с исполнительной документацией (ИД) в область цифровых технологий.
В последние годы появилось множество программ для работы с исполнительной документацией, которые могут упростить и автоматизировать процессы хранения, обработки и управления документами.
Как справиться с проблемой выбора? Какие критерии использовать для возможностей программ?
Обзор программ по ИД
Если попытаться структурировать ПО для исполнительной документации, то можно выделить три вида программ по автоматизации ИД:
1. Программы, предназначенные для автоматизации работы в небольших кампаниях. Такие программы обычно имеют только локальную версию, небольшой функционал, позиционируются по принципу «установи и работай» или программы, сделанные на базе MS Excel. Они не демонстрируют современного дизайна, но вполне могут облегчить жизнь специалисту в небольшой организации (со штатом специалистов от 5 до 20 человек) или ИП.
Цена таких программ начинается примерно от 1500 руб. за рабочее место.
Пример: программы АГЕНЕРАТОР, ACCESS-PTO.
2. Программы, работающие точечно с конкретными игроками рынка (Государственные корпорации, нефте- и газодобывающие организации — Транснефть, ИНК, Газпром).
Эти программы разработаны под бизнес-процессы определенных компаний. Стоят дорого. Тяжело подстраиваются для других задач под бизнес-процессы других организаций и отраслей. Иногда разрабатываются собственными силами организации.
3. Системы для комплексной автоматизация стройки.
В таких системах решение по автоматизации исполнительной документации входит в комплекс по автоматизации управления стройкой. Обычно это облачные сервисы и покупка такой системы подразумевает полный цикл внедрения: анализ бизнес — процессов, пилотный проект, доработка, внедрение и сопровождение. К таким программам относятся BUILD DOCS, EXON, ЭТОС, HARDROLLER, Адепт:Исполнительная документация.
Цена поставки ПО зависит от количества рабочих мест и необходимых доработок типовой системы под конкретного заказчика и стартует примерно от 30 000 на одно рабочее место с годовой технической поддержкой.
Какие критерии выбора могут быть использованы
Выбор конкретной программы зависит от потребностей и возможностей вашей организации. В первую очередь внедрение программы или системы по автоматизации ИД должно быть экономически рентабельным.
Необходимо проанализировать текущую ситуацию, описать свои процессы по работе с ИД, разработать важные для вас метрики и уже по ним оценивать программы.
Возможные критерии выбора:
- 1. Функциональность: необходимо определить, какие функции и возможности должна иметь программа исходя из требований организации. Например, объединение всех участников строительства в единую платформу с системой согласований и уведомлений (инспекции строительного контроля, системы ролей и доступов, фотофиксация нарушений,, автоматические уведомления всех участников строительства и др.)
- 2. Интеграция с другими системами: если организация уже использует другие программы для управления бизнес-процессами, то необходимо убедиться, что выбранная программа может интегрироваться с ними. Либо, что возможно расширение программы до комплексной автоматизации стройкой.
- 3. Удобство использования, легкость внедрения, качественная поддержка: программа должна быть удобной и интуитивно понятной для пользователей, чтобы быстро освоить ее и начать использовать в работе. Кроме того, выбранная программа должна иметь высокий уровень надежности и поддержки, чтобы организация могла оперативно решать возникающие проблемы и получать необходимую помощь.
- 4. Безопасность: программа должна обеспечивать безопасность данных, так как исполнительная документация может содержать конфиденциальную информацию.
- 5. Стоимость: необходимо учитывать стоимость программы и ее поддержки, чтобы она соответствовала бюджету организации.
Рынок предлагает достаточно большое количество продуктов для решения задачи автоматизации ИД. Проанализировав свои бизнес-процессы, ожидания от автоматизации и финансовые возможности, можно выбрать действительно рабочий вариант, который существенно облегчит работу и позволит выполнить все рекомендации Минстроя
Задачи, которые решает Адепт:Исполнительная документация
В первую очередь, система специализируется на сквозном контроле подрядчиков на стройке и предназначена для организаций-заказчиков с большим количеством подрядчиков.
Система работает в формате WEB и мобильного приложения, представляет собой единое цифровое пространство для всех участников стройки.
Обзор в ВИДЕО
Подробнее о системе Адепт:Исполнительная документация
