Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Цифровой формат документов предоставляет множество преимуществ, и переход к обязательному кадровому электронному документообороту — всего лишь вопрос времени. Теперь работодатели могут вести кадровую документацию в электронном виде, избегая дублирования на бумажных носителях. В статье расскажем о том, когда станет обязательным кадровый электронный документооборот.
Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот
Цифровизация стала обязательным вектором развития во многих сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации до сих пор совмещают использование бумажных и цифровых документов, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и прочих обязательных элементах делопроизводства.
Работа с электронными документами имеет немало преимуществ, в числе которых:
- Сокращение расходов.
В отличие от бумажного документооборота ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обходится в 5-7 раз дешевле. - Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на обязательный электронный документооборот позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд. - Ускорение бизнес-процессов.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно распределить на множество других обязательных задач. - Контроль над документооборотом.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним. - Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и у работодателей есть возможность существенно пересмотреть политику найма.
Трудовым законодательством РФ предусмотрен большой перечень документов для регулировки кадровых процессов — более 80 типов. И многие из этих документов нужно в обязательном порядке хранить (например, у трудовых договоров срок хранения составляет 50 или 75 лет, в зависимости от даты заключения договора). С учётом таких издержек признать необходимость перехода на обязательный электронный документооборот в трудовых отношениях несложно.
Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота
5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в цифровом формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только усиленной квалифицированной (УКЭП) или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).
Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО заинтересовал многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходилось подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, эксперимент совпал с проводимой государством многоплановой цифровизацией документооборота в сфере социально-трудовых отношений. Например:
- появилась возможность получать госуслуги в режиме онлайн;
- с 1 января 2021 года началось обязательное оформление трудовых книжек в электронном виде для лиц, впервые устраивающихся на работу;
- надзорные органы при проведении проверок стали запрашивать электронные документы и т.д.
Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. Его результатами стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие любому работодателю внедрить электронный кадровый документооборот в качестве обязательного элемента внутренней политики.
Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьями 22.1, 22.2 и 22.3, которые закрепляют возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Законопроект был одобрен, и Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ, что создало полноценную законодательную базу для использования ЭДО в кадровом делопроизводстве.
Внесённые в Трудовой кодекс поправки позволили гражданам устраиваться на работу дистанционно и подписывать документы, необходимые отделу кадров, без обязательного посещения офиса. Статьи 22.1 и 22.3 разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде и установили правила работы с различными видами электронных подписей.
В 2023 году законодательство сделало ещё один важный шаг, приближающий повсеместное внедрение обязательного КЭДО — 1 марта вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». Этим документом были установлены новые обязательные форматы для электронного документооборота. Теперь каждый цифровой документ должен быть представлен как совокупность трёх файлов разных форматов: основная часть в PDF, электронная подпись в SGN и описание документа в XML.
Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот
Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Сейчас работодатель вправе самостоятельно выбирать, будет ли компания переходить на КЭДО. Однако в Трудовом кодексе уже сформировалась полноценная база для внедрения электронного документооборота в качестве обязательного элемента трудовых отношений. Новые правила, установленные статьями 22.1–22.3 ТК РФ и Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, дают государству все основания для постепенной цифровизации кадрового документооборота. Чем больше требований закон предъявляет к оформлению электронных документов и их обмену, тем выше вероятность объединения всех этих требований в единую систему обязательного КЭДО.
Уже есть наглядный пример перехода от добровольного электронного документооборота к обязательному на примере обмена счетами-фактурами с контрагентами. Сначала эти учётные документы можно было передавать как в бумажном, так и в электронном виде. Но в ноябре 2020 года вышел Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, который внёс правки в Налоговый кодекс и установил новые требования для отдельных категорий товаров. Организации были вынуждены в обязательном порядке начать обмен электронными счетами-фактурами по всем операциям, связанным с прослеживаемостью товаров.
Аналогичная ситуация произойдёт и с кадровым документооборотом. Переход от добровольного использования цифровых документов к обязательному может случиться в обозримом будущем. Согласно программе цифровой трансформации социальной сферы, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, обязательный переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Ориентировочный срок введения обязательного КЭДО по прогнозам Минтруда — 2024 год.
Будет ли кадровый ЭДО обязательным к обозначенному сроку, пока не ясно. Однако подготовиться к переходу стоит уже сейчас.
Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, он должен обязательно оповестить об этом своих сотрудников, чтобы они дали согласие на подключение к электронному кадровому документообороту. Однако согласие не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.
Кроме того, внедрение электронного документооборота работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на обязательное оформление электронных подписей для сотрудников работодатель должен взять на себя.
Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений теперь служит трудовой договор.
Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: комментарии эксперта
Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на обязательный КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.
Сейчас решение о переходе на электронный кадровый документооборот остаётся за работодателем. Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2024 году. Насколько это реально?
Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.
«Калуга Астрал» разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.
Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал
Выводы
Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — так или иначе, КЭДО станет обязательным. Поэтому перевести кадровый документооборот в цифровой формат следует уже сейчас.
Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.