Из-за отсутствия взаимодействия между бухгалтерией и контрактной службой учреждение часто не успевает освоить субсидии. В лучшем случае сотрудники могут лишиться нового оборудования и техники, в худшем — учреждению и должностным лицам придется платить штрафы.
Регламентировать работу отделов поможет грамотно составленный график документооборота. Но, если вы составите его самостоятельно и предложите ознакомиться с графиком контрактной службе, с вероятностью 90 процентов столкнетесь с недовольством. У специалистов контрактной службы своя зона ответственности, они не могут в полной мере оценить задачи и зону ответственности бухгалтерии. Поэтому, перед тем как утвердить график документооборота на 2024 год, рекомендуем провести совместное совещание. На нем определить максимально полный перечень документов, которые курсируют между бухгалтерией и контрактной службой. Обсудить, кто какие документы составляет и в какой момент передает.
Читайте про три контрольные точки, которые нужно включить в график документооборота каждого учреждения. А в конце статьи посмотрите фрагмент графика. Можете взять его за основу на совместное совещание и доработать под себя.