Возможности для экономии времени огромны. Времени хватит, если использовать его рационально. Затраты времени всегда можно уменьшить. Ниже приводятся правила экономии времени.
- ТОЧНО ОПРЕДЕЛИТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ. С самого начала ответьте на вопросы: какова ваша цель, что вы хотите, что надо делать? Много времени тратят люди из-за того, что отчетливо не представляют себе «пункт назначения», выбранную дорогу.
- СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ НА ГЛАВНОМ. Отделите второстепенное дело от главного. Запишите (в блокноте, на календаре) самые важные и срочные дела на следующий день в порядке их важности. Принимайтесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем беритесь за дело № 2 и т.д. И так каждый день. Нельзя добиться успеха, не сосредоточив свои силы и время на главном. Затраты времени должны быть прямо пропорциональны важности работ.
- УСТАНОВИТЕ ТВЕРДЫЕ, НО РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ. Нормируйте, планируйте свое время и время подчиненных и твердо придерживайтесь сроков. Научитесь соизмерять желания (сроки, которые надо соблюдать) с реальными возможностями. Не откладывайте дело со дня на день. Не расслабляйте себя и подчиненных, что работу нельзя выполнить в срок, что сроки можно перенести. Будьте непреклонны к себе и подчиненным.
- СРАЗУ ЖЕ ПРИСТУПАЙТЕ К ДЕЛУ. Отсрочка работы, которую надо делать, – это «воровка» времени. Неотложные, хотя и неприятные дела, нельзя откладывать на завтра: дайте твердое задание самому себе на каждый день и час. Только так можно добиться успеха.
- СМЕЛЕЕ РЕШАЙТЕ ВОПРОСЫ, СТОЯЩИЕ ПЕРЕД ВАМИ. Располагая определенными факторами, решайте и действуйте. Учитесь быть решительными. Часто любое решение лучше нерешительности. Если решение принято, работа сделана. Хорошее – враг лучшего. Прекращайте работу после ее выполнения. Двигайтесь дальше.
- РАЦИОНАЛИЗИРУЙТЕ СВОЮ РАБОТУ. Перед началом каждой работы необходимо ответить на ряд вопросов. Для чего нужна эта работа? Если нужна, то нельзя ли заключить отдельные виды работ? Где и когда лучше выполнить эту работу? Кому поручить или кого привлечь к выполнению? Как выполнить данную работу наиболее рационально? Если работа выполнялась в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок Б-А-Г-В. Совмещайте работу во времени. Работать надо больше разумно, чем напряженно.
- НЕ ДЕЛАЙТЕ ЧУЖУЮ РАБОТУ. Каждый должен делать свое дело. Никто не должен работать «этапом ниже своей сферы». Стремление свалить свою работу на других (особенно по горизонтали) весьма распространено. Твердо говорите «нет», если работа не входит в ваши обязанности. Избегайте давать обещания. Всякое обещание надо будет выполнять.
- ВНИМАТЕЛЬНО СЛУШАЙТЕ. Сосредоточенное внимание при получении указаний, сведений экономит время. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, кто, что, почему. Если что-нибудь не ясно, сразу это выясните.
- ЧАЩЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАПИСНУЮ КНИЖКУ. Записывайте все предстоящие дела, нужную информацию, адреса, номера телефонов и т. д. Сберегайте время, затрачиваемое на справки. Не загружайте память, когда может помочь записная книжка. Записывайте, не откладывая, заметка стоит года воспоминаний. Записная книжка – вторая память.
- ПОЛНЕЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТЕЛЕФОННУЮ СВЯЗЬ. Телефон – символ экономии времени. Одна минута телефонного разговора во много раз дешевле и быстрее хождения, поездок. О времени встречи лучше договориться заранее по телефону. Непродуманный заранее телефонный разговор – «пожиратель» времени.
- ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВРЕМЯ ПОЛНОСТЬЮ. Всегда есть возможность полнее использовать время поездок, ожиданий для обдумывания предстоящих дел, чтения литературы и др. Используйте легкую работу в качестве передышки.
- БУДЬТЕ МАКСИМАЛЬНО КРАТКИ, НО НЕ В УЩЕРБ ПОЛНОЙ ЯСНОСТИ. Длиннословие вредно для практической деятельности. Руководитель должен научиться говорить кратко, ясно, четко и требовать от подчиненных того же. Если разговор затягивается, тактично дайте понять, что вы ...
- ВЕДИТЕ УЧЕТ, И АНАЛИЗ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. Экономия времени – то же, что экономия денег: главное наладить учет, нормирование и планирование. Тот, кто хочет добиться экономии своего времени, должен сначала выяснить, на что оно тратится и где можно сэкономить. Учет позволит увидеть свое профессиональное «я». Дневник – «кассовая книга времени». Руководитель должен найти время для анализа своей работы за день, неделю, месяц, год.
- ВЕДИТЕ РЕШИТЕЛЬНУЮ БОРЬБУ С ПОТЕРЯМИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. Людям свойственно тратить много времени зря. Ни с одним видом ценностей человек не обращается так неэкономно, как со временем.