Друзья, рады, что вы нас читаете, спасибо вам за доверие.
Мы писали много разных вещей по отчетности, бизнес-картам, бухгалтерии, чекам и т.д. И всегда думали, зачем вообще писать про наш “суперлегкий продукт”, если и так все понятно.
Но опираясь на частые вопросы клиентов, мы решили в этот раз описать весь пользовательский опыт PILX.
Надеемся, это поможет нашим текущими и будущим клиентам упростить взаимодействие с сервисом и вывести ваш бизнес на новый уровень эффективности.
Итак, начнем…
1. Регистрация
Все очень просто: вносите электронную почту, мы вам пароль (или регистрируетесь по АПИ через Яндекс, Мэйл и тд), принимаете наши условия и Вы уже с нами. Чтобы предоставить полный доступ к сервису, нам нужно понять с кем мы работаем, поэтому просим ввести информацию как минимум об одном пользователе и компании.
2. Роли
Во время регистрации вам автоматом будет выставлена роль Администратор и Сотрудник. Далее необходимо назначить роль каждому сотруднику. Описание ролей вы найдете в приложении. У всех ролей разный набор функций:
ATTENTION: если вы бухгалтер или админ, и приглашаете других сотрудников, ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно раздать каждому роль “Сотрудник”, чтобы ваши коллеги могли добавлять документы сами.
1. Начинаем работу
Нужно просто нажать “+” и отсканировать свой первый QR. Далее меньше чем за 1 секунду вы получаете чек из ФНС, проверяете его на подлинность и бумажная версия больше не нужна (но не всегда, см дальше).
2. Загрузка чеков
Глобально загрузку можно сделать в PILX 4 способами:
✓ первый и самый быстрый мы описали выше
✓ фото чека
✓ загрузка из памяти устройства
✓ сервис “Мои чеки онлайн”
"Мои чеки онлайн"– специальный сервис, через который можно получать информацию о всех чеках, если в платежном документе фигурирует ваш номер телефона или e-mail (например, оплата такси через приложение).
Благодаря интеграции сервиса с ФНС вы можете дать разрешение на получение чеков и тогда даже ничего сканировать не придётся (но конечно, не во всех случаях).
1. Категории
При добавлении документов существенно облегчит работу на последующих этапах, если сотрудники будут проставлять категории трат. В таком случае, мы сможем визуализировать их, что существенно помогает при составлении отчетов. А для многих популярных поставщиков мы даже отображаем их логотипы!
2. Отчеты
Сотрудник: после добавления чеков любой пользователь сможет составлять отчеты с указанием типа отчета, выбора чеков, относящихся к этим отчетам, и далее отправкой отчета на проверку и проведение в бухгалтерию. Стоит отметить, что теперь составление отчета для сотрудника это не часы кропотливой работы, а 5-10 минут понятных манипуляций в приятном интерфейсе.
Бухгалтер: проверяет отчет (при желании каждый чек), при необходимости отправляет на доработку сотруднику, одобряет. После одобрения руководителя (при необходимости) выгружает файл с отчетом, отправляет в 1С. Стоит отметить, что отчет можно выгружать в формате Excel, а также каждый чек в формате пдф.
Руководитель: утверждает финальную версию отчета (при необходимости такой иерархии)
3. Загрузка чеков в 1C
Мы верим, что это одна из самых ценных опций для бухгалтерии – нужно просто скачать файл из PILX и добавить его в директорию 1C.
Далее наш обработчик (его нужно один раз установить, в Приложении вы найдете подробную инструкцию для этого) сделает магию и вам останется только провести финальные манипуляции для проведения документов в систему. Мы не трогаем самые сокровенные части бухгалтерии, т.к. понимаем, что у каждой компании – это свой микрокосмос. Мы лишь избавляем вас от титанического ручного труда.
4. Мультиличность
Вы можете вести несколько компаний и пользоваться одним PILX, все что нужно – это просто переключаться между компаниями и мы сразу отобразим данные по нужной.
5. Аналитика
Приятным бонусом послужит аналитика, которую мы составляем для вас в разрезе сотрудников, направлений трат, контрагентов и конечно периодов.
Каждый день мы работаем над улучшением и расширением функционала, спасибо, что вы с нами или решили попробовать наш продут!
#бухгалтерия #отчетность #чеки #ФНС #технологии #карты #бизнес #финансы #авансоваяотчетность #1C #банки