А как VOХ этого добился совместно с Рокет Ворк, рассказываем в статье.
Краткое интро
Услугами VOX можно пользоваться Москве и Санкт-Петербурге. Тем, кому нужен выгул собак, могут за полчаса или час такую потребность закрыть, обратившись в VOX. Выгульщики сервиса — самозанятые по понятным причинам. Услуги разовые, каждый выгульщик может получать задания как каждый день, так и раз в неделю. Самозанятость для такого формата подходит как нельзя кстати. В какой-то момент число самозанятых, с которыми сотрудничает VOX, превысило 200 человек. И справляться с документооборотом с самозанятыми вручную стало попросту невозможно.
Проблема: много ручного труда, который отнимает время у бухгалтеров и деньги у компании.
Как известно, пользование услугами самозанятых не ограничивается устными договорённостями или перепиской в Вотсапе. Чтобы всё прошло гладко, нужно:
1. собрать реквизиты у самозанятых;
2. сформировать юридически грамотный договор и подписать его как заказчику, так и исполнителю;
3. проконтролировать факт выполнения услуг, составить акт, подписать обеим сторонам;
4. проверить вручную на сайте ФНС статус самозанятого;
5. на основании акта либо договора произвести платёж в пользу исполнителя, при этом вписать в платёжное назначение наименование услуги, номер и дату договора;
6. по факту получения оплаты запросить чек у самозанятого;
7. проверить корректность данных в чеке.
Звучит не сильно сложно, однако напомним, что самозанятых у компании свыше двухста человек, а такую процедуру необходимо проводить чуть ли не ежедневно. В результате бухгалтеры компании тратили огромное количество времени, нервов и сил на документооборот с самозанятыми, из-за чего исчерпывался временной ресурс на целевые задачи. К тому же, сильно вырастали как расходы на канцелярию, так и объёмы хранящихся документов.
Решение: подключится к Рокет Ворк
Чтобы решить проблему, VOX обратились в Рокет Ворк. На платформе можно проводить полный цикл процессов в течение сделки с самозанятым: от заключения договора и дистанционного подписания до расчётов и формирования «закрывашек».
Остановимся подробнее на каждом из этапов:
Упрощённая коммуникация. Сотрудникам теперь не нужно созваниваться с самозанятыми, чтобы договориться о встрече для подписания документов. Сейчас все формальные вопросы решаются через личный кабинет и приложение.
Контрактация. Чтобы заключить договор, сотрудники VOX пользуются типовыми шаблонами договоров на платформе, в которые автоматически при выборе самозанятого подтягиваются его реквизиты. После формирования договора приложение Рокет Ворк уведомляет самозанятого о необходимости подписать. Для онлайн подписания при регистрации обеим сторонам выпускаются электронные подписи бесплатно.
Проведение вознаграждений. Чтобы перевести деньги за услугу, бухгалтеру VOX достаточно нажать одну кнопку в личном кабинете. После нажатия Рокет Ворк сфомирует платёжку с указанием услуги, номером и датой договора. Перед тем, как деньги уйдут адресату, Рокет Ворк проверит, является ли самозанятый плательщиком НПД.
Закрывающие документы. В Рокет Ворк можно подтвердить оказание услуг актом и так же, как и договор, подписать его онлайн. Но главное — платформа является официальным партнёром ФНС и вправе уплачивать налоги за самозанятых. После выплаты вознаграждения, Рокет Ворк предоставляет чек по сделке и отправляет их в личный кабинет VOX, соответственно, необходимость собирать чеки самостоятельно отпадает.
Все эти сервисы позволили бухгалтерии заменить ручной труд на понятные, быстрые цифровые процессы. Необходимости работать с документами вручную больше нет, а главное — минимизирован риск человеческого фактора и ошибок в документах, и теперь все сделки проводятся в рамках легального поля.
«Рокет Ворк — это лучший друг нашего сервиса, который каждый день экономит наше время и деньги. Что особенно ценно лично мне как руководителю проекта — это быстрая и удобная служба технической поддержки в телеграме. И вообще, нет ощущения, что ты работаешь с кем-то на аутсорсе, кажется, что Рокет Ворк — это просто ещё один участник твоей команды, который заинтересован в твоём успехе так же, как и ты» — Мария Малвинская, основатель VOX.
Чтобы получить консультацию и узнать подробнее, как работает сервис, пишите на почту partner@rockethumans.com — ответим на любые вопросы.