Один из основных документов при работе с самозанятым — чек, который одновременно подтверждает оказание услуги и расходы в учете. При этом самозанятый легко может его аннулировать. Как поступить компании в этом случае, чтобы у налоговой инспекции не возникло вопросов.
Особенности расчетов с самозанятым
При получении от заказчика оплаты за товары, работы или услуги самозанятый выдает чек в электронном или бумажном виде — это правило устанавливает ст. 14 422-ФЗ. Если заказчик рассчитался наличными средствами, то чек выдается в тот же момент. При оплате безналичным способом исполнитель отправляет чек до 9 числа следующего за текущим налоговым периодом месяца.
Самозанятые формируют чеки в приложении «Мой налог». Но просто сформировать чек недостаточно. Его нужно обязательно передать покупателю. Иначе это будет считаться уклонением от уплаты налогов: в таком случае самозанятому грозит штраф 20% от суммы расчета по ст. 129.13 НК. Повторное нарушение в течение полугода приведет к уплате штрафа в полном размере от выплаты.
Когда законно аннулировать чек
Самозанятый вправе так поступить:
- при возврате средств заказчику;
- если в чеке допущена ошибка — например, неверно указана сумма или ИНН.
В приложении «Мой налог» эта операция проводится в пару кликов и не требует от исполнителя какого-либо документального подтверждения.
Со своей стороны заказчику при получении чека нужно проверить правильность указанных в нем данных:
- наименование услуги;
- ИНН заказчика;
- дату;
- наличие опечаток.
Чек с неверными данными нельзя принять к учету, поэтому попросите исполнителя аннулировать ошибочный и выдать новый документ.
Риски при аннулировании чека для компании
Самозанятый может аннулировать чек в любое время, несмотря на корректность документа:
- Когда заказчик еще не успел принять эти расходы при расчете налога на прибыль.
- Когда заказчик уже учел выплату в расходах при расчете налога на прибыль, подал декларацию и заплатил налог.
Чем грозит аннулирование чека компании:
- Сложнее подтвердить расходы компании.
Если исполнитель аннулировал чек без возврата средств заказчику, то выплату самозанятому все равно можно включить в расходы. Эту позицию высказала ФНС в своем письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@.
В этом случае заказчик может направить в налоговую инспекцию обращение, чтобы инициировать проверку недобросовестного исполнителя. К обращению нужно приложить документы, которые подтверждают сотрудничество с самозанятым: договор, акт, платежное поручение.
- Компания становится налоговым агентом по отношению к исполнителю.
Кроме того чек служит главным подтверждением того, что компания сотрудничает именно с самозанятым. При отсутствии чека налоговая посчитает, что компания сотрудничает с физлицом по ГПХ и доначислит НДФЛ и страховые взносы.
Что делать заказчику, когда чек аннулирован
Алгоритм действий будет такой:
- Обратитесь к исполнителю. Возможно, вам удастся договориться о том, чтобы он прислал чек, сформированный задним числом. Напомните самозанятому про штраф, который ему грозит за невыдачу чека.
- При отказе восстановить чек сообщите об этом в ФНС. Это можно сделать на официальном сайте или непосредственно в отделении. Здесь пригодится договор, акты, а также переписка и иные документы, подтверждающие сотрудничество. Приложите их к своему обращению.
- Налоговая инспекция проведет проверку, самозанятого оштрафуют за занижение налоговой базы, а вы получите чек, подтвердите расходы и избежите санкций.
Как обезопасить бизнес при сотрудничестве с самозанятыми
- Лучше всего предупредить проблему. Всегда заключайте договор с самозанятым, подписывайте акты и сохраняйте переписку. Они могут служить доказательствами, что вы сотрудничали с исполнителем именно как с самозанятым.
- Кроме того, в договоре можно предусмотреть условие, что при аннулировании или невыдаче чека исполнитель обязуется компенсировать расходы заказчика, которые тот понесет на доплату налога после корректировки налоговой базы, НДФЛ и страховых взносов.
Конечно, сложно постоянно контролировать статус чека и проверять QR-коды. Более надежный вариант — сотрудничать с самозанятыми через автоматизированные сервисы. Платформа «ЯЗАНЯТ» контролирует аннулирование чеков и обезопасит заказчиков от этой проблемы. С помощью онлайн-платформы вы найдете заказчиков или исполнителей, подпишете юридически значимые документы с исполнителями онлайн за несколько минут, а также сможете проводить массовые выплаты в рамках одного сервиса.
Чтобы узнать, как работает платформа, запишитесь на демонстрацию — специалисты свяжутся с вами и расскажут все детали.