Управление проектами: что это и как это работает
В XXI веке мало просто производить какой-либо продукт или оказывать какую-либо услугу. Просто потому что тот же продукт или услугу предлагают ваши конкуренты, и их много. То есть, нужно выделяться среди конкурентов, постоянно. Современное производство – непрерывный поиск чего-то инновационного, выпуск чего-то нового или даже уникального. Соответственно, невозможно ограничиваться только производственным процессом, параллельно ему протекают аналитические, управленческие, инвестиционные и исследовательские работы. И всем этим нужно управлять.
Чтобы не превратиться в обезьяну-маму из старого мультика, и через несколько лет работы в многостаночном режиме не искать убежища в ближайшем отделении неврозов, стоит перейти к проектному управлению.
Что это такое
Управление проектами это (внезапно) управление проектами. Но что такое проект? Это одна, конкретная, уникальная цель, поставленная перед конкретной группой работников. У проекта есть сроки выполнения, требования к качеству и собственный бюджет. Например: вы запустили производство косметики для лица, есть базовая линейка средств, но чтобы привлечь внимание аудитории нужен новый продукт. Это неизбежно. Что нужно для выпуска нового продукта:
Разработать формулу.
Закупить компоненты.
Выпустить средство.
Протестировать.
Разработать дизайн, формат упаковки.
Провести рекламную компанию.
Организовать поставки продукта в магазины.
Отследить спрос, отзывы потребителей.
Провести работу над ошибками.
Выпуск нового крема – новый проект. Но и каждый пункт из этого списка – отдельный проект, который входит в общий процесс производства. То есть, глобальную задачу «выпустить омолаживающий крем с органическим экстрактом гималайского подснежника и чешуей дракона» можно разбить на несколько ограниченных задач (проектов). Зачем это нужно?
Так проще. У каждого проекта есть свой руководитель. Каждая команда занимается своей задачей. Вы контролируете все, но уже не разрываетесь между сотнями дел одновременно. Все четко и структурированно. Вам не нужно одновременно думать, где же найти этот гималайский подснежник, как поймать дракона и какой должна быть баночка с готовым продуктом. За каждый проект отвечает глава рабочей группы, который, кстати, не обязательно должен быть менеджером. В самом деле, ну что может менеджер понимать в таинстве разработки формул, если не отличает тоник от джин-тоника. А старший специалист лаборатории прекрасно подходит на роль руководителя.
Еще один плюс проектного управления: все процессы протекают параллельно, в одно время. За исключением тестирования – раньше изготовления первых граммов крема его не провести. Соответственно, и сроки выпуска продукции сокращаются.
Основные стадии проекта
Независимо от специфики производства, продукта и других факторов у каждого отдельного проекта есть основные стадии или фазы жизненного цикла. Их пять:
Зарождение. То есть, возникновение концепции проекта, формирование SMART-целей.
Планирование или создание «дорожной карты».
Выполнение проекта в соответствии с планом.
Оценка результата.
Завершение (если не потребовалась корректировка и повторение цикла).
SMART-цели
Для старта недостаточно идеи или расплывчатой концепции. На стадии зарождения проекта нужно четко определить его основные цели и результаты. Для этого отлично подходит SMART-методика.
SMART – аббревиатура, основанная из таких понятий:
Specific – конкретный;
Measurable – измеримый;
Achievable – достижимый;
Realistic – реалистичный;
Time-bound – ограниченный по сроку.
Это основные черты любого проекта, если вы хотите, чтобы он был выполнен. Действительно, сложно рассчитывать на выполнение задачи, если она описана расплывчато (без четкого ТЗ – результат сами знаете какой), или нет четкого срока выполнения (копаем от забора и до обеда). Или какие-то пункты просто недостижимы (построить вечный двигатель). Или нереалистичны (пятилетка за год – в теории возможно, но на практике недостижимо). Не стоит забывать и об измеримости – подразумевается возможность объективной оценки успешности проекта.
В чем плюсы SMART-концепции? Она позволяет четко определить суть проекта, поставить понятные цели каждому члену команды. Соответственно, увеличивается согласованность работы, упрощается обмен информацией по проекту. И, главное – вы понимаете, проект успешен или нет – потому что можете четко оценить показатели.
Дорожная карта проекта
Перед разработкой плана составьте дорожную карту проекта. В ней четко и наглядно должно быть отображены задачи каждого члена команды. То есть, кто, что и за какой срок должен сделать. При этом глобальную задачу разбивают не несколько мелких и для каждой из них назначают ответственного сотрудника. В идеале разбивать задачи нужно до тех пор, пока за каждую из них не станет отвечать один человек.
План
Важный этап, так как без четкого плана нельзя говорить о чем-либо серьезном. Пример – строительство. Чтобы дом получился прочным, просторным, удобным и красивым, нужно разработать план строительства. Разрабатывая план проекта, правильно формируйте его объем. Иначе четкая структура на бумаге превратится в хаос в реальности. Пример: в целях проекта стоит выпуск крема. Но вдруг вы вспоминаете, что нужен пресс-релиз, а еще нужна публикация в блоге, и не помешает сделать рекламную акцию с тестированием нового продукта. Все это – разрастание объема, которое приводит к выполнению незапланированных задач. Соответственно, к затягиванию сроков выпуска крема, превышению бюджета и так далее.
Также в плане должны отображаться:
цели и задачи;
основные критерии оценки успешности;
исполнители/заинтересованные лица и их задачи;
объем работ;
бюджет;
точки достижения отдельных результатов и критерии их оценки;
график выполнения задач;
варианты обмена информацией между рабочими группами.
Важно: ваш план должен быть максимально реалистичным. И гибким. Потому что никто не может предусмотреть все, и на каждом этапе могут поджидать непредвиденные обстоятельства – очередной скачок доллара, новые санкции, исчезновение ключевого сырья, тайфун, больничный ключевого исполнителя и так далее. Оставляйте пространство для маневра. А еще лучше – продумывайте план «Б». Естественно, на основе дорожной карты, где функции каждого участника проекта уже описаны.
Бюджет проекта
После составления плана проще определить бюджет, так как вы уже понимаете, какие подразделения будут участвовать, сколько человек будут выполнять работы. Соответственно, становится понятным принцип распределения средств. Но будьте реалистами – вы можете не вписаться в бюджет. Даже обычный домашний ремонт, хорошо продуманный и рассчитанный до копейки, в итоге требует денег больше, чем предполагалось. Поэтому оставьте запас минимум в 50%. Будет приятно, если он не понадобится.
Управление рисками
Важный момент, потому что риски есть всегда и во всем. Если вернемся к нашему примеру, производству нового крема, то риски могут быть разными. Невозможность купить нужный компонент (драконов резко поместили в Красную книгу или выдался неурожай гималайских подснежников). Главный лаборант ушел на больничный с кишечным гриппом, некому работать над формулой. Все участники тестирования выдали аллергическую реакцию. Цех по производству тары выдал 90% брака, потому что снабжение закупило неподходящий пластик для баночек.
Управление рисками затем и нужно, чтобы свести их к минимуму. Концепция управления подразумевает:
Определение основных рисков. Обсудите аналогичные проекты с участниками и коллегами, чтобы выявить наиболее распространенные «подводные камни».
Их качественный и количественный анализ. Важно определить серьезность каждого риска, а также, вероятность его наступления.
Разработка стратегий реагирования (тот самый план «Б»).
Контроль над рисками. Подразумевается расстановка приоритетов – важно определить наиболее критичные риски и тщательно отслеживать их. Не забывая о менее критичных.
Желательно назначить ответственного за риски, если вы не хотите отвлекать членов команды от основной работы.
Управление ресурсами
Под ресурсами подразумеваются не только финансовые средства, но и человеческие ресурсы, технические (оборудование, транспорт), физические (сырье). Все, что нужно для достижения цели. И для эффективного управления ресурса тоже понадобится план. Да, производство – это сплошное планирование.
В плане должны быть такие пункты:
Цели проекта (снова).
Распределение ресурсов – определите, кто из сотрудников лучше справляется с конкретным видом работ и поручайте ему именно эти работы. Это логично.
Объем работ. Точнее, количество времени, необходимое каждой команде для выполнения ее задачи. И не забывайте: сроки должны быть реалистичными, можно с небольшим запасом. И устанавливайте дедлайны.
Перечень необходимых ресурсов.
Приоритетные задачи.
И не забывайте о динамике и гибкости – всегда оставляйте пространство для маневра.
Закрытие проекта
Итак, вы уже на финишной прямой, проект успешно завершен. Осталось его закрыть, грамотно. Как это сделать:
Если вы выполняете проект для заказчика – получите подтверждение на закрытие, организуйте сдачу-приемку проекта.
Разрешите спорные ситуации, если таковые имеются.
Закройте все договора.
Зафиксируйте проектную документацию и другие важные данные, сохраните их.
Проанализируйте допущенные ошибки.
Оцените работу каждого участника проекта.
Организуйте обратную связь от клиентов или заказчика (получите оценку вашей работы).
Проведите опрос членов команды проекта – пусть они оценят эффективность работы в целом, уровень взаимодействия между подразделениями, возникшие проблемы и методы их решения.
Общие рекомендации
Да, статья получилась длинной и процесс управления проектом кажется чем-то сложным. Но в том и суть: при грамотном управлении масштабная задача разбивается на множество мелких. И управление становится проще. При грамотном подходе.
Что сделает ваш подход грамотным:
Последовательность в планировании.
Реалистичность и объективная оценка ваших возможностей, ресурсов.
Учет рисков.
Гибкость и адаптивность управления.
Продуманное формирование команды.
Тщательное распределение обязанностей.
Общение, обмен информацией, обсуждение каждого пункта проекта с участниками.
Помните, руководитель – такой же участник проекта, как и рядовой его исполнитель. Будьте членом команды, который тоже работает в полную силу. Выслушивайте все мнения, пусть даже это будет несогласие с вашими решениями. Если критика обоснована – она ценнее и полезнее похвалы, так как помогает увидеть недостатки стратегии или какого-либо решения. А значит, помогает снизить риски проекта.