Передавая ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании, руководитель в первую очередь должен передать бухгалтерам все доступы и свои базы 1С, сведения об отчетности, когда и куда сдавалась, акты сверки и прочее. И казалось бы в чем тут проблема, но она есть. И в основном это касается малого бизнеса.
Поскольку, когда дело касается бухгалтерии среднего или крупного бизнеса там проблем с передачей информации не возникает. Руководители обычно хорошо понимают о чем идет речь и где взять необходимые сведения. Но когда дело касается малого бизнеса, тут возникают зачастую сложности. Руководители и директора малого бизнеса часто плохо разбираются в бухгалтерии и делали либо ее самостоятельно, как понимали, либо нанимали одного бухгалтера, который все вел один, а руководитель вообще без понятия, что он там делал.
И в итоге, когда запрашиваются сведения, мы наблюдаем следующий результат, что отчетность сдавалась через СБИС, выгружать её никто не хочет, или выгрузка была направлена через 1С, а подписи на оборотно-сальдовой ведомости ставить не хотя. Это может создавать некоторые сложности при передаче данных и документов, вместо того чтобы облегчить процесс.
Это, кстати, еще в лучшем случае, когда руководитель понимает хотя бы о чем идет речь. А вот если он и сам не знает, где находится база данных, какие доступы к ней предоставлены, какая отчетность была сдана, и где хранятся соответствующие документы, то это вообще кошмар для бухгалтеров.
Такой подход к учету и финансовой отчетности может создать серьезные риски и привести к потерям. И тут возникает резонный вопрос, а что собственно делать в такой ситуации?
Как организовать передачу данных между бухгалтерами и руководителем компании, должно быть принято самим руководителем. Ведь именно на нем в первую очередь лежит вся ответственность за финансовую деятельностью компании.
Поэтому руководитель должен знать такие вещи как:
- Где находится база 1С, логин и пароль от нее?
- Кто администратор?
- Где хранится финансовая отчетность?
- Иметь все доступы к личным кабинетам.
- Знать, где ведется диалог с ФНС и другими налоговыми органами.
Важно, чтобы у руководителя всегда был доступ к этой информации, несмотря на его занятость.
1. Доступы: Права администратора базы данных 1С должны принадлежать руководителю, а бухгалтеру предоставляются только доступы. Это гарантирует, что руководитель всегда имеет контроль над данными, но бухгалтер может свободно работать с ними.
2. Организация: Если бухгалтерия на аутсорсе, договор должен четко регламентировать процесс передачи данных и документов руководителю. Если база данных находится в офисе компании, то права администратора должны оставаться у руководителя, чтобы он мог свободно управлять ими.
3. Место: Важно, чтобы первичные документы хранились в месте, к которому у руководителя есть постоянный доступ. Передача оригиналов бухгалтеру, который работает удаленно, не является лучшей практикой.
4. Процедуры: Предоставьте бухгалтеру просмотровый доступ к онлайн-банку, но право подписи оставьте за собой.
5. Отчетность: Гарантируйте, что у вас всегда есть доступ к полной финансовой отчетности, включая описательные документы, в полном объеме.
Следуя этим рекомендациям, руководители компаний могут обеспечить более эффективное и безопасное управление финансовыми данными, а также предотвратить потери информации и недоразумения при передаче данных между бухгалтерией и руководством.