Иногда мне кажется будто заказчики считают, что я должна вести их учёт считывая информацию из вселенной.
С проблемой отсутствующих документов сталкиваются все бухгалтера. Для аутсорсера важно понимать, что сбор документов от покупателей и поставщиков это не его обязанность (если, конечно, иное не прописано в договоре). Клиент вам предоставляет документы, вы их обрабатываете и составляете отчетность.
В моем договоре прописано, что клиент сам предоставляет мне все документы по своей хозяйственной деятельности. Но в реальности все не так, когда начинаю смотреть оборотку, то вижу незакрытые платежи, я запрашиваю документы к ним.
Есть клиенты, которые оперативно предоставляют мне необходимое, а есть и такие, которые просто игнорируют мой запрос или тянут до последнего. Обычно я повторяю его 2-3 раза, после этого сдаю отчетность на основании того, что предоставили.
Опять же я сужу об отсутствии документов по оплатам, но ведь ее может и не быть, а документ есть.
Если клиент предоставит мне документы уже после сдачи отчетности, то внесение исправлений и пересдача отчетности за его счет.
Также у меня в договоре есть пункт о сроках предоставления документах и штрафе в 25% от суммы ежемесячного платежа, если документы предоставлены не в срок. Сделано это для того, чтоб компенсировать те ситуации, когда клиенты присылают документы в последние дни перед сдачей отчетности и мне с командой приходится работать сверхурочно так сказать, чтобы сдать все вовремя.
Когда я только начинала работать, я старалась собрать все документы, по 150 раз упрашивала клиента найти, сама связывалась с поставщиками или покупателями. Теперь я отношусь к этому проще, не предоставил - сам виноват, заплатишь два раза.
А у вас как с документами дела обстоят? Может поставщики про них "забывают"? А может и вы сами считаете, что это не так уж и важно?
Ещё публикации по теме: