Корпоративные мероприятия – неотъемлемая часть жизни любой компании. Именно такие мероприятия раскрывают сотрудников, знакомят друг с другом и учат взаимодействовать в коллективе. Александр Кумпанич, коммерческий директор Event-Театра, рассказал, на что следует обратить внимание при выборе подрядчика.
Как найти подрядчика, который организует мероприятие за вас?
Организация успешного корпоративного мероприятия требует немало усилий. Необходимо продумать все: начиная с программы мероприятия, заканчивая трансфером. Лучше обратиться к опытным профессионалам – в event-агентство. Чтобы корпоративное мероприятие было не только интересным, но и эффективным относительно бизнес-процессов, выбирать подрядчика следует аккуратно и вдумчиво.
На что следует обратить внимание при выборе подрядчика?
- Опыт работы компании
Подрядчик, который существует на рынке около года, точно уступает компании, предоставляющей услуги уже 10 лет. Но стоит учитывать один нюанс. Агентство может быть недавно открывшимся, но команда может обладать уже достаточным опытом и знаниями. При знакомстве такие моменты следует сразу уточнять.
2. Уже организованные мероприятия
Как вы уже поняли, опыт опыту рознь. Одни по 15 лет проводят однотипные корпоративы с банкетом и ведущим, другие предлагают разноплановые программы, которые зависят от желаний клиента. Это могут быть тимбилдинги, иммерсивные шоу, тематические вечеринки и многое другое. При знакомстве необходимо выяснить профиль ивент-агентства, портфолио и виды предлагаемых мероприятий.
3. Команда агентства
Специфика рынка такова, что и два человека могут быть агентством, а остальных сотрудников компания нанимает на конкретный проект. Обычно подрядчиками агентства являются уже проверенные исполнители, но все же когда над проектом работает постоянная и слаженная команда, результат выходит более эффективный.
4. Субподрядчики, с которыми работает агентство
Если организации важна репутация, она будет выбирать только надежных подрядчиков. А лучше, если эти подрядчики будут привлекаться на все подходящие к их профилю мероприятия. Для одних программ понадобятся актеры, для других музыканты, для третьих повара и официанты и т.д. Тут нужно разобраться, есть ли у подрядчика наработанные связи, и способен ли он качественно контролировать их работу на проекте.
5. Подготовка сценария программы
Ивент-агентство может иметь уже готовый репертуар, либо же писать сценарий под каждый конкретный запрос. Сценарий из репертуара сокращает время на подготовку мероприятия. Обычно его достаточно просто адаптировать под запрос клиента. Оригинальный сценарий обойдется гораздо дороже, плюс времени на подготовку будет затрачено больше. Но это компенсируется возможностью учесть абсолютно все пожелания заказчика.
6. Загрузка ивент-агентства
Большое количество мероприятий в разработке говорит о высоком спросе на услуги организации. Это говорит и о качестве работы агентства. Однако, если загрузка у агентства высокая, следует планировать мероприятие заранее. Иногда лучше поискать другого подрядчика, чем не уложиться во временные рамки.
Также следует обратить внимание на количество разрабатываемых агентством мероприятий единовременно. Например, команда Event-Театра не берет в работу сразу несколько иммерсивных постановок (оригинальных, не из репертуара), так как подготовка мероприятий с 0 требует больше как временных затрат, так и ресурсных.
7. Работа с заказчиком
Наверное, это один из самых важных пунктов при выборе подрядчика. Как заключается договор, что в нем прописано, есть ли персональный менеджер, предусмотрены ли правки и согласования по ходу подготовки корпоративного мероприятия, будут ли специалисты подрядчика на мероприятии. Эти и другие детали уточнить стоит обязательно.
8. Впечатления от сервиса
Присматривайтесь к тому, как сотрудники агентства ведут переговоры. Оцените вежливость персонала, гибкость, пунктуальность во время встреч, оперативную реакцию на запрос, качество подготовки презентационных материалов, открытость к диалогу. Если при первом контакте у вас появляются не очень приятные впечатления, лучше отказаться от работы с таким подрядчиком.
9. Стоимость услуг
Излишне доступный прайс – повод задуматься, на чем подрядчики собираются экономить при организации корпоративного события. Но и самая высокая стоимость не дает никаких гарантий качества услуг. Тщательно изучите смету, которую предлагает подрядчик, и сравните предлагаемую стоимость с рыночной. Любая цифра должна быть обоснована.
Придерживаясь этих простых рекомендации, вы сможете подобрать себе надежного подрядчика, который организует идеальное для вас мероприятие.
_________________________
Event-Театр - театр о Вас и Вашем событии!
Рассказывайте свои задумки, и мы сделаем для вас уникальное событие
WhatsApp и Telegram +7 (906) 2 7777 22
Или заполните мини-бриф
Сайт: www.eventteatr.ru
Группа ВК: vk.com/...spb