В ходе хозяйственной деятельности у любой организации может возникнуть необходимость заполнения определенных полей в первичных учетных документах. УНФ 3.0 позволяет пользователям настраивать заполнение самых разных печатных форм во многих документах, в том числе в Расходной накладной.
Заполнение реквизитов и возможность их указания для печати зависит от заполнения карточек организации, контрагента, номенклатуры, договора, а также от вручную прописанных реквизитов в документе.
В целом для просмотра, выбора и редактирования реквизитов в документе «Расходная накладная» можно перейти по ссылке «Подписи и другие реквизиты» в шапке документа.
В открывшемся окне представлено несколько разделов с реквизитами для самых разных печатных форм.
Список доступных для печати форм открывается при нажатии на кнопку «Печать» в документе.
В самом документе представлены самые основные поля, которые пойдут на печать почти во всех документах и для которых достаточно заполнение справочников:
- Покупатель. Для заполнения информации по контрагенту необходимо корректно заполнить его карточку. Перейти в нее можно из справочника «Контрагенты» (раздел «Справочники» - подраздел «Покупки и продажи») или по кнопке «Открыть» в документе, вкладка «Основное».
Здесь на печатную форму будут влиять поля с наименованием, юридическими данными, адресами и телефонами. Помимо этого, в карточке указывается информация о контактных лицах, что также влияет на заполнение документов:
- Договор с покупателем. В нем на заполнение печатной формы влияет поле «Наименование»
- Организация. В карточке организации на заполнение печатной формы влияют поля юридические данные, адреса и телефоны:
Также важно заполнить раздел карточки «Печать», в нем можно добавить логотип, факсимильную печать. Кроме того, здесь указываются подписи руководителя и главного бухгалтера.
Для указания данных по подписантам необходимо заполнить по ним: дату назначения, физическое лицо, расшифровку подписи (которую можно корректировать по кнопке справа), должность и, если необходимо, факсимиле подписи:
- Информация в табличной части документа:
4.1. Товары: наименование номенклатуры, ее количество, единицу измерения, цену, сумму, НДС, а также, если необходимо, Заказа покупателя.
4.2. Доставка: объем, вес брутто, грузоотправитель, грузополучатель и адрес доставки:
По ссылке «Подписи и другие реквизиты» доступен просмотр заполненных в справочниках полей, а также заполнение дополнительных реквизитов. Рассмотрим разделы данного окна:
- Основание печати. Здесь указывается основание для печатных форм, в зависимости от заполнения это может быть либо договор:
Либо заказа покупателя:
В поле ниже можно при необходимости отредактировать текст основания в печатной форме.
- Подписи руководителей организации. Здесь автоматически заполняются подписанты из карточек организации и контрагента, а также кладовщик (тот, кто отпускает груз). По знаку рядом со строками подписантов можно установить их по умолчанию для организации и пользователя:
- Отправитель, получатель груза. Здесь можно указать других грузоотправителя и грузополучателя, а также адрес доставки (его можно выбрать из представленных или ввести вручную).
- Банк. Здесь по умолчания будут выставляться счета, выбранные как основные в карточках организации и контрагента, которые при необходимости можно будет поменять.
- Гарантийные обязательства, счет на оплату. Здесь указывается условие счета и гарантийного талона. Можно выбрать из представленных в программе, а также создать собственный.
Здесь можно отредактировать текст и сохранить его для последующих документов.
- Доверенность на получение груза. Тут указываются данные по доверенности: номер, кому выдана, и, кто является доверенным лицом:
- Перевозка. Здесь указывается информацию по оплате перевозки, перевозчик, его банковский счет, срок доставки, водитель, автомобиль, прицеп. Этот раздел специфичен для транспортных документов
Все эти возможности УНФ 3.0 позволяют автоматизировать заполнение множества печатных форм, что уменьшает ручной труд бухгалтера.