Как заполнять карточки номенклатуры

Организация учета

В управлении предприятием невозможно представить себе работу без системы учета и управления номенклатурой товаров и услуг. Правильное ведение справочника номенклатуры не только способствует структурированию информации о продукции и товарах, используемых в компании, но и является ключевым элементом предотвращения хаоса и недоразумений в управлении ресурсами. Поэтому, для эффективной работы с активами необходим строгий и последовательный подход, иначе справочники быстро становятся переполненными ненужными данными. Кроме того, структурированные справочники упрощают создание запросов и выборку информации, ускоряют процесс поиска и подбора нужной номенклатуры.

Почему это важно

Рассмотрим сценарий нарушения основного принципа организации ведения учета в справочнике на примере компьютерных комплектующих. Предположим, у нас есть категория "Процессоры", и внутри неё есть подкатегории "Intel" и "AMD". В то же время, у нас также имеется базовая категория "Компоненты для компьютеров", в которую входят категории "Intel" и "Накопители SSD".  Пример демонстрируют нарушение принципа однородности классификации, так как комплектующие разделены как по производителям (Intel, AMD), так и по типу (накопители SSD).  Другими словами структура каталога справочника не должна позволять пересечения и дублирования.

Такое дублирование и пересечение категорий в справочнике вызывает ряд следующих проблем:

1. Затруднен контроль над наличием товаров: отсутствие системного учета номенклатуры усложняет управление запасами. Компания может не знать, сколько именно товаров нужно заказывать, что может привести к переполнению склада или, наоборот, недостатку товаров для выполнения заказов клиентов
2. Ошибки в заказах и поставках: в случае, когда нет ясной классификации товаров, сотрудники могут совершать ошибки при оформлении заказов у поставщиков. Это может привести к неверным поставкам, дополнительным расходам и недовольству клиентов.
3. Потери времени на поиск и анализ информации: без системы учета номенклатуры по видам и характеристикам сотрудники тратят много времени на поиск необходимой информации о продукции. Это снижает производительность и эффективность работы.

Как правильно

Перед тем как рассмотреть процесс заполнения карточек номенклатуры, давайте разберемся, что представляют собой виды и характеристики номенклатуры, а также понятие группы:

• Вид номенклатуры -  определяет общий характер продукции или услуги. Например, "компьютер", "принтер" и "видеокарта" - это разные виды номенклатуры.
• Характеристика номенклатуры - представляет собой подробное описание особенностей товара или услуги. Например, для видеокарты это могут быть характеристики, такие как производитель, модель, объем памяти и другие параметры.
• Группа номенклатуры - объединяет позиции с общими признаками. Например, все видеокарты разных производителей могут быть объединены в группу "Видеокарты", а далее разбиты на подгруппы(категории) "AMD" или "GeForce", например.

Для примера рассмотрим следующие три номенклатуры:

1. Ноутбук "Acer Pro13" 2021 года выпуска, с процессором Intel Core i7, объемом памяти 8 ГБ, 256 ГБ SSD, оперативной памятью 16 ГБ

• Вид: ноутбук
• Характеристика: производитель "Acer", процессор "intel Core i7", видеопамять 8ГБ, ОЗУ 16ГБ и т.д.
• Группа: может входить в "Офисная техника" далее "Компьютеры"  и т.п.

1. Женская кожаная куртка красного цвета, размер S

• Вид: верхняя одежда
• Характеристика: размер S, цвет "красный", пол "женская"
• Группа:  "Одежда" - далее "Женская"

1. Принтер лазерный "Canon MG2440S"  A4 скорость 10 стр/мин

• Вид: принтер
• Характеристика: производитель "Canon", скорость печати "10 стр/мин", формат печати "А4"
• Группа: "Офисная техника" - "Принтеры" - "Лазерные"

Теперь, когда мы определились с видами, характеристиками и группами номенклатуры, давайте разберем правильную последовательность заполнения карточки:

1. Определение вида номенклатуры: после записи названия начните с выбора подходящего вида номенклатуры. Это может быть, например, "Компьютер", "Услуга" или "Программное обеспечение".
2. Описание характеристик: далее заполните детальную информацию о характеристиках выбранного товара или услуги. В случае "процессора" это могут быть производитель, модель, сокет и другие параметры.
3. Указание группы: После того как вы определили вид и заполнили характеристики, укажите номенклатурную позицию в соответствующей группе.

Учет в "Управление IT - отделом 8"

В нашем решении работа с номенклатурой практически идентична другим типовым решениям на базе 1С. Отличие лишь в наличии дополнительного справочника "Карточки номенклатуры". Данный справочник служит для ведения учета по уникальным данным, таким как: серийный, инвентарный, бухгалтерский номер и отличающихся признаков номенклатуры от других однотипных ТМЦ. 

Для организации корректного учета в "Управление IT - отделом 8" мы придерживаемся следующих правил:

1. При создании номенклатуры обязательно  заполнение реквизита "Вид номенклатуры" (иначе программа не даст создать позицию).
2. В случае создания нового вида - "внутри" описываются необходимые в дальнейшем для использования в учете характеристики.
3. Обозначить группу(категорию) номенклатуры, для расположения в иерархии каталога

Далее нам остается лишь использовать фильтры по ранее заведенным данным, что позволяет быстро производить отбор, подбирать нужные позиции в документах и в целом делает наш справочник "прозрачным", свободным от "мусора".

Вывод

Ведение номенклатуры по видам и характеристикам предоставляет системный и упорядоченный подход к организации данных о товарах и услугах. Это позволяет управлять информацией более эффективно, избегая хаоса и дублирования в справочнике. Корректное заполнение карточек номенклатуры является важным шагом в обеспечении прозрачности и эффективного управления предприятием.
Другими словами: нужно не лениться, а ответственно подойти к организации работы с каталогом номенклатуры - сперва ты работаешь на справочник, а потому он работает на тебя.