Уже с 17 сентября 2023 года действуют новые правила хранения и работы с архивными документами. Что именно изменится и к чему вам готовиться, расскажем в этой статье.
Итак, что новенького?
Во-первых, документы на хранение в архив теперь нужно сдавать не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после окончания их обработки. Какие документы вообще нужно сдавать в архив? Только те, у которых срок хранения больше 10 лет. Остальные документы можно хранить в подразделении организации.
Во-вторых, руководитель организации должен утвердить график передачи документов на хранение в архив. Непосредственно перед сдачей документы должны быть сгруппированы в отдельные дела в тематическим признакам.
В-третьих, если вы решаете, что хранить документы будете самостоятельно, то вам следует оборудовать архив со всеми соответствующими требованиями (температура и влажность воздуха, вентиляция, выходы к лифтам и лестничным клеткам и тд.). Если же у вас немного документов и необходимости для оборудования архива нет, то документы разрешается хранить в запирающихся шкафах или сейфах.
Как быть с электронными документами?
Их хранение должно осуществляться с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). Когда в СХЭД поступают электронные документы, они автоматически проверяются на наличие вредоносного программного кода. При этом ответственный за архив сотрудник должен вручную, выборочно проверить не менее 1% от поступивших электронных документов на подлинность и читаемость.
Что касается проверки архивов, то делать это нужно не реже одного раза в 10 лет, если мы говорим о бумажных носителях. Проверка состояния электронных документов в СХЭД происходит ежегодно в автоматическом режиме. После проверки документов необходимо утвердить акт проверки наличия и состояния архивных документов. Если вы что-то не нашли, то должен быть организован розыск документа, если же и по результатам розыска вы ничего не выявили, то необходимо составить акт о необнаружении архивных документов.
Мы рекомендуем вам уделить особое внимание соблюдению порядка хранения своих документов. В случае возникновения налоговой проверки в отношении вашей организации, наличие порядка в документах минимизирует возможные негативные налоговые риски.
Если вам требуется больше подробностей о новом порядке хранения документов, ознакомьтесь с приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Если хотите попасть к нам на экскурсию в академию и узнать больше интересной информации переходите по ссылке ниже: https://clck.ru/34T4UM