С 1 сентября 2023-го сотрудники компаний и специалисты на аутсорсе должны использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) при подписании документов. Это изменение касается всех, кто раньше обменивался электронными документами с контрагентами и государственными ведомствами, такими как ФНС, Росстат или Росфинмониторинг.
Что такое МЧД
До 1 сентября 2023 года сотрудники, которые сдавали отчетность, подписывали акты и другие документы от имени руководителя организации, пользовались квалифицированным сертификатом юридического лица. В нем наряду с данными юрлица были указаны и данные уполномоченных физлиц. Иногда для подтверждения таких полномочий контрагентам отправляли скан-копии бумажных доверенностей.
Теперь, чтобы подписывать документы от имени компании, каждому доверенному сотруднику нужно иметь электронную подпись физлица и прикладывать МЧД. Фактически это аналог доверенности в бумажном виде, которая подтверждает право сотрудника совершать определенные действия от имени компании. Скан-копии больше не нужны.
Доверенность содержит информацию о доверителе (руководителе) и уполномоченном сотруднике, описание полномочий сотрудника, сведения об информационной системе, которая предоставит данные о досрочном прекращении доверенности и т. д. Полный список данных в Приказе Минцифры.
МЧД создается в формате XML и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя. Он по умолчанию имеет все полномочия, а с помощью МЧД делегирует их своим подчиненным. Единый формат доверенности можно посмотреть, например, на сайте Госуслуг.
Понятие «машиночитаемая доверенность» зафиксировано в Федеральном законе от 27 декабря 2019 года, по собственному желанию пользоваться МЧД можно было с марта 2022-го, обязательно — с 1 сентября 2023-го. Таким образом, у разработчиков систем ЭДО и информационных систем было время, чтобы реализовать необходимый функционал.
Виталий Занин, руководитель проекта Электронный документооборот ЭТП ГПБ:
«ЭТП ГПБ как доверенный оператор ЭДО ФНС России полностью готова к использованию машиночитаемой доверенности. Все пользователи нашей системы могут создать МЧД и работать с ней в рамках своего тарифа».
Кому нужна МЧД
Нововведение важно прежде всего для крупных компаний, в которых для каждого вида деятельности нужны свои полномочия. Например, договор с контрагентами подписывает один сотрудник, а отчетность в налоговую сдает другой. В этом случае МЧД позволяет строго разграничивать полномочия этих сотрудников.
Если в компании всеми электронными коммуникациями занимается руководитель, то МЧД не нужна: он и так имеет все полномочия по сертификату юридического лица. Новая норма также не затрагивает ИП и госсектор — они получают сертификаты как раньше. Кроме того, 4 августа 2023 года приняли закон № 457-ФЗ, который разрешил сотрудникам использовать ранее выданные сертификаты юрлиц вплоть до истечения срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года.
Как получить МЧД
Ильдар Шайдуллин, начальник Удостоверяющего центра «ЭТП ГПБ Консалтинг»:
«Чтобы начать работать с МЧД, представителю организации необходимо выполнить два шага:
- Получить квалифицированный сертификат физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. В сертификате указаны ФИО физического лица и его реквизиты.
- Создать МЧД и подписать ее у руководителя.
Удостоверяющий центр «ЭТП ГПБ Консалтинг» оказывает комплексную услугу по выдаче квалифицированных сертификатов и созданию МЧД. Для корпоративных клиентов сервис по работе с МЧД предоставляется бесплатно».
После заверения руководителем МЧД размещают в электронном реестре ФНС. Хотя регистрация в реестре ФНС обязательна только для отправки налоговой отчетности, стоит иметь в виду, что его часто используют при проверке контрагентов.
Какой срок действия МЧД
Законодательство никак не ограничивает срок действия МЧД. Если в доверенности срок не указан, по умолчанию она действует 1 год. При этом руководитель может в любой момент отозвать МЧД — независимо от того, прописан в ней срок действия или нет.
Нужны современные инструменты работы с электронной подписью — закажите демонстрацию сервиса МЧД от ЭТП ГПБ.
