5s для офиса.
Как организовать эффективное рабочее место
Эта книга первой познакомила российского читателя с япон-
ской системой организации рабочего пространства 5S, которая возникла в послевоенные годы на заводе Toyota. Со временем она была адаптирована для других культур и стремительно завоевала весь мир. Книга Фабрицио и Тэппинга считается одной из базовых книг по 5s. Авторам удалось превратить лежащие в ее основе принципы в максимально продуманную программу внедрения японского подхода в компаниях любого профиля. Не важно, идет ли речь о банковской структуре или о компактном офисе фабрики игрушек - оптимизация рабочего места всегда дает рывок в производительности, качестве обслуживания клиентов и сокращении временных потерь.
Система 5s состоит из пяти последовательных шагов, каждый из которых в японском языке начинается на звук «С».
В вольном переводе на русский это может звучать как: сорти-ровка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандарти-зация и совершенствование. Каждый этап авторы емко выра-зили в девизах:
1S «Сомневаешься в нужности вещи - избавься от нее».
2S «Место для каждой вещи, и каждая вещь на своем месте».
Если вы не будете относиться к офису как к живому организму, он вскоре превратится в хлев, который никогда не чистили. Потери будут накапливаться, и для того, чтобы выполнить одну и ту же работу, будет требоваться все больше и больше времени.
Томас Фабрицио, Дон Тэппинг,
«5S для офиса»
3s«Наведи чистоту и поддерживай ее».
4s «Если ты не видишь - ты не знаешь, а если ты не знаешь, то не можешь управлять».
5s «Поддерживай достигнутое, совершенствуй и забудь про обвинения».
Эта книга - компас, который укажет вам путь к более произ-водительному и эффективному офису.
7 смертных грехов, которые приводят к потерям
в офисной работе мы сталкиваемся с простоями и задерж-ками, которые могут показаться неочевидными. В книге «5s для офиса» обобщены ключевые потери. Томас Фабрицио и Дон Тэппинг сравнивают их с семью смертными грехами.
- Переделки и исправления. Удваивают время, затрачиваемое на одну операцию. Стандарты по обработке информации должны быть четкими, должны учитывать требования конечного получателя документов.
- Ожидание. Причиной этой потери может быть устаревшее программное обеспечение, бумажный документооборот, пере-грузка персонала и т. п.
- Лишние передвижения. Неэргономичная организация поо-странства приводит к малопродуктивной работе.
- Ненужная работа. Повторный ввод данных разными сотруд-никами, многократная регистрация одних и тех же документов, дублирование информации в разных таблицах и т. п.
- Простои оборудования. Снижение производительности из-за неправильного планирования нагрузки или плохого об-служивания.
- Излишние запасы. 95% хранимой документации беспо-лезны, площадь их хранения и время на обслуживание - это по-тери.
- Проверки. Необходимо сократить потери от контрольных операций. Задача менеджмента - предотвращать ошибки, а не только их выявлять.
Реализация методики 5s
Определив актуальные потери, можно переходить к реализа-ции системы 55, которая состоит из 7 последовательных этапов,
Этап 1. Подготовка
На этом этате важно наметить фронт работы, подготовить це: ловеческие ресурсы и заручиться поддержкой руководства.
Обеспечьте участие топ-менеджеров. Расскажите, как система поможет повысить прибыль и улучшить производительность труда.
Определите целевые зоны. Невозможно одновременно внедрять систему во всех офисах, расставьте приоритеты и определите функции для каждой зоны в отдельности.
Подберите сотрудников в команду, ответственную за внедре. ние системы 5S.
Этап 2. Сканирование офиса
Опираясь на результаты подготовительного этапа, переходите к поиску проблемных зон.
Разработайте систему показателей для каждой целевой зоны, Сфотографируйте исходное состояние рабочей зоны, чтобы по-
том сравнить с полученным результатом.
Выполните сканирование офиса по контрольному листу
и определите проблемы.
Создайте информационный стенд проекта.
Этап 3. Сортировка и удаление ненужного
На этом этапе необходимо определить критерии сортировки и подготовить зону временного хранения. Ненужные вещи переносятся в отведенное для этого место, откуда их распределяют, исходя из принципов ответственного потребления. Сбер поддерживает инициативы, направленные на защиту экологии, поэтому при сортировке выделяет специальный критерий - возможность вторичной переработки и раздельный сбор отходов.
Этап 4. Рациональное расположение и определение границ
После того, как ненужные вещи удалены с рабочих мест, необходимо организовать размещение оставшегося по последова-тельному алгоритму.
Создайте карты текущего состояния помещения. Необходимо отразить не только расположение мебели, но и потоки передви-жения людей, грузов и документов.
Разработайте план рационального расположения. Все доку-ченты принадлежат компании, поэтому они должны быть доступны для заинтересованных лиц.
слелайте необходимые перестановки в соответствии с планом.
У каждой вещи должно быть свое место.
Этап 5. Уборка и проверка
обнаружить проблемы на ранней стадии и сохранить оборудова-этноры отмечают, что уборка - это котличная во обознова. ние». На этом этапе необходимо очистить помещение.
Он состоит из 2 шагов:
- Определение критериев уборки.
- Разработка и внедрение плана уборки.
Этап 6. Стандартизация и обмен информацией
Необходимо письменно закрепить правила и технологии, которые внедрялись на предыдущих этапах. Создать рабочие ин-струкции, новые методы контроля и системы вознаграждения со-трудников.
Очень важен «визуальный язык» системы 5s. Это схемы, та-блицы, поддерживающие высказывания, которые размещаются в офисе и напоминают об основных принципах организации эф-фективного рабочего места.
Этап 7. Поддержание достигнутого и совершенствование
Финальный этап предполагает автоматическое выполнение установленных правил, процедур и технологических опе-раций.
На выработку привычки ухода за рабочим местом по новым стандартам некоторым сотрудникам может понадобиться время.
Однако если система 5s не станет частью рабочего процесса, в скором времени все снова будет, как было. Важно воспитывать самодисциплину работников, проводить обучение персонала и продолжать улучшения.
WITENT
По мнению авторов, в небольших компаниях обязанности по обучению и поддержке 5s можно возложить на сотрудников.
Об авторах
Дон Тэппинг - магистр делового администрирования в Университете Нотр-Дам, писатель. Автор бестселлера «Бережливый офис: устранение потерь времени и денег» и других книг по эф-фективности бизнеса. Консультант по производственной системе в компании Тоуоа на протяжении более 25 лет. Специалист в области эффективности бизнеса и улучшения административных процессов. Руководил внедрением бережливого производства
B Eaton Aerospace Division, в корпорации Unistrut и в DataScan Services.
Томас Фабрицио - специалист в области эффективности биз-неса, независимый консультант по практическому внедрению системы 5s на предприятиях.
