Порядок складывания на Руси работы с документами занял значительную часть времени в истории России. Рассмотрим данный процесс с самого начала, со времен древней Руси.
Как известно самым древнейшими документами, дошедших до нашего времени, являются договоры Руси с Византией 911 и 944 годов. Обе эти договора определяли и закрепляли дружественные отношения двух государств, страницы договора 911 года подчеркивают необходимость закрепления мира в письменной форме, что говорит нам о том, что в Киевской Руси уже осознавалась необходимость в закреплении на бумаге важнейших решений и событий между государствами. Также из страниц этого же договора мы узнаем, что он ( договор 911 года) составлялся в двух экземплярах: один экземпляр представлял русскую сторону, а второй византийскую. "Русский экземпляр договора 911 года" подписывался представителями представителями русской делегации и оставался на хранение в Византии, а "Византийский экземпляр, соответственно, был так же подписан делегатами из Византии и отправлялся на хранение в Киевскую Русь. Однако, в договоре 911 года все же прослеживались неточности и описки. Договор 944 года был более конкретен; в заголовке указывается порядок написания договора, Византийский экземпляр договора с изображением креста и именами послов и купцов отправляется вместе с другими русскими послами великому князю, который при получении договора обязан вместе со всеми дать присягу о том, что будет соблюдать все требования договора.
По мере становления древнерусского государства возникла необходимость в создании внутригосударственного свода законов. Таким сводом законов сначала стала "Русская права", которая в свою очередь состояла из древнейшей правды, правды Ярославичей, Краткой правды.
Из текстов краткой правды мы видим, что уже начался процесс выделения отдельных должностей. Например, мечник (судебный агент), ябедник (княжеский приказчик) и т.д. Также появляется общинный и княжеский суд. Большинство дел рассматриваются именно общинным судом, княжеский суд рассматривал дела только высокой важности. Так же в тексте нет указаний на письменное ведение дел, все дела рассматривались устно, без составления каких либо документов. Все высшие должностные лица государства за исключением великого князя объединены в тексте под названием "княжеские тицны" слуги. Также, здесь впервые упоминается такая должность, как писец, что говорит нам о том, что эта должность становиться более востребованной, а это может свидетельствовать о возрастающем объеме работ ит повышении требований к качеству работы. Итак можно сделать вывод, что основной точкой соприкосновения князя с народом был суд и таким образом, постепенно, масштабы княжеского судопроизводства по частным обращениям увеличились.
В XV веке появляется новый, полный свод правовых норм - Судебник 1497 года. И так как Судебник закрепляет в основном процедуру судопроизводства, то проанализировав схему движения документов при слушании спорного дела и вынесения решения суда, можно получить общее представление о документообороте в целом. Процесс подачи иска был следующий: "жалобник" приходит к судье с жалобой. Если решаемый вопрос находится в компетенции судьи, то иск принимался к производству. После принятия иска, выписывалась грамота, устанавливающая срок явки сторон и свидетелей в суд. Все нужные документы писались подьячим, а подписывались дьяком. При слушании дела обязательным было ведение судного списка (протокола). После протокол поступал на рассмотрение боярскому княжескому суду, решение которого записывалось подьячими на обороте протокола. Дьяк подписывал договор, а боярин заверял печатью. Затем, выигравшей стороне отдавали грамоту. Однако бывали случаи, когда вопросы по усмотрению князя решались без судебного разбирательства. Судебник 1550 года более подробно рассматривает вопросы функционирования государственных учреждений: он в большей степени детализирует схему документооборота, чем предыдущий Судебник. Кроме того, данный Судебник подчеркивает, что обращаться с докладом к царю судья должен только в том случае если, не может решить дело без участия царя. В целом схема движения документов осталась такой же, как и по Судебнику 1497 года ! Боярин, дворецкий или казначей принимал жалобу по своему приказу. Если они отказывались принимать жалобу, тогда истец "бил челом" царю, который велел рассматривать иск. В целом Судебник 1550 года дополнил и конкретизировал положения о ходе судебного процесса, отраженные в Судебнике 1497 года.
Таким образом, за два столетия в сфере документооборота наблюдался скачок в развитии, т.к. оба Судебника уделяют достаточное внимание документационному обеспечению судебного процесса. Постоянный поток обращений в гос. аппарат дает нам мысль о том, что сформировались основные принципы и порядок работы с документами.
Постепенно структура приказов все более вырисовывалась. Так анализ Соборного уложения 1649 года и других документов позволяет построить подробную схему движения документов в приказах. Соборное уложение из 25 глав, однако наибольший интерес для нас представляет главы IV, X, XVIII, Глава IV посвящена подделке документов и грамот устанавливалась смертная казнь. Так же смертью каралась и использование поддельных документов, но только в том случае, если удалось доказать злой замысел.
Глава Х "О суде" содержит 287 статей.
Первая статья определяет круг должностных лиц, решающих вопросы от имени царя: бояре, окольничьи, думные люди, дьяки, судьи. Вторая статья сообщает о том, что дела, которые не могут быть решены в приказах, докладываются царю и боярской думе; закрепляет порядок документирования процесса решения дел. Соборное уложение предусматривает меры наказания за умышленное затягивание судьей принятия решения для вымогательства взятки (ст.15-17), за "напрасный иск" (ст. 18-19). Страница 23 закрепляет порядок ведения дела, порядок подачи иска определялся ст. 100-104. Отдельная статья (128) посвящена сбору пошлин в пользу казне. При внесении денег подьячий заносит в записную книгу (у дьяка) время сумму и имя платившего. Судебные пошлины были крупным источником дохода для государства, что подтверждало, что его судебные дела составляли значительную часть дел, рассматриваемых в приказе. Помимо судебных большим источником доходов были печальные пошлины, которым посвящена XVIII глава. Они взимались за положение печатей к различным документам, выдаваемым приказами. Их сбором ведал Печатный приказ.
В тексте Соборного Уложения закреплены виды грамот выдаваемых различными приказами:
1) Земельная грамота:
а) отказная грамота - предписание местным властям отдать просителю землю в поместье.
б) сыскная грамота - предписание местным властям проверки правдивости челобитной о наличии свободной земли.
в) вводная - выдавались владельцам поместий поместным приказом
2) Документы, оформлявшие различные сделки:
а) откупная грамота (купцы могли взимать различного рода государственные доходы).
б) постоянная запись (сделка о добровольной уступке какого-либо имущества одним лицом другому).
в) грамотных, удостоверявшие письменные долговые обязательства (кабалу).
г) ссудные грамоты
д) поручные записи
Так, процесс складывания порядка работы с документами берет свои корни еще со времен Киевской Руси. На каждом этапе у каждого должностного лица был свой круг обязанностей, который подразумевал выполнение ряда операций, чем и определялась схема движения документов.
По материалам журнала "Делопроизводство"