Перевести свою работу полностью в онлайн — это не только найти хороший интернет и удобный стул, но и наладить обмен документами.
В этом мне помогает подпись-флешка, их называют КвЭЦП и активно используют при электронном документообороте. Давайте разберёмся, нужна ли она тем, кто решил перевести свою работу полностью в онлайн, и может ли она заменить оформленную доверенность.
Юридически электронная подпись равна обычной, на деле список возможных применений не так уж велик. За последние пару лет у меня был как позитивный, так и негативный опыт.
Положительный опыт работы
У меня есть опыт работы с электронными подписями физических и юридических лиц, и часто использование проходят достаточно просто и удобно. Кадровый учёт, финансовые документы, разные справки оформляются и подписываются онлайн и без особых сложностей. Причём это касается как Windows, так и macOS.
Особенно удачно складывалось с оформлением справок и заявлений на госуслугах, регистрацией ИП онлайн, а также отправкой документов через нотариуса. Последнее — малоизвестная фишка, однако сейчас нотариусы заверяют электронные документы, а также оцифровывают обычные бумажные версии, что позволяет отправлять разные договора без участия почты. Оригинал приносят к одному нотариусу, он делает скан, удостоверяет его своей электронной подписью, а в другом месте нотариус скачивает этот скан, сверяет электронную подпись и после этого распечатывает документ в бумажном виде, заверяя результат нотариально.
Кстати, у почты тоже есть сервис по оцифровке корреспонденции и отправке через интернет вместо физической доставки, впрочем, не очень удачный.
Есть также ресурсы, с которыми удобнее работать при наличии подписи именно в формате флешки, однако это не является обязательным. В первую очередь это финансовые истории: налоговая отчётность для ИПшников и физических лиц, а также бухгалтерия для ИП.
Негативный опыт работы
Главная боль — отделы кадров. Даже те, кто использует электронный документооборот, далеко не всегда готовы отказываться от «живой» подписи на бумаге, хотя тенденция на улучшение и есть. Если для вас это критично, не забывайте на собеседовании задать соответствующий вопрос.
Есть и другой важный момент: хотя государство становится более электронным, такие подписи-флешки всё ещё уступают бумажным доверенностям и в плане возможностей, и в плане цены. Всё ещё не любые документы могут быть подписаны электронно, а для некоторых — например договоров купли-продажи недвижимости — требуется установка расширения к подписи за дополнительные деньги. Более того — если у вас подтвержденная учетка на госуслугах, то в большинстве случаев вы справитесь и без флешки.
Ещё один раз нужно было распечатать и заверить у нотариуса электронные документы от Министерства транспорта, но помощник нотариуса усомнилась в легальности министерской подписи — мало ли, откуда в министерстве её взяли. Мы минут 40 выясняли, в каком именно реестре должны быть указаны соответствующие сведения о происхождении подписи и почему их нет, пока не нашли там наконец нужную запись. Что поделать, не самые понятные технологии то и дело вызывают путаницу.
Были у меня и нестандартные запросы, с которыми помимо меня сталкивалось только полтора землекопа и поэтому госуслуги наотрез отказывались принимать КвЭЦП. Решалось через обращение к соответствующему органу напрямую, в худшем случае — отправкой подписанного файла на электронную почту ответственного лица.
На одну флешку можно записать подписи разных видов (к примеру как физического лица и как представителя ООО). На практике это значит, что сделать на одной флешке подписи для всей семьи почему-то не выйдет, хотя весь функционал для этого существует.
А ещё настроить КвЭЦП юридического лица (именно АО или ООО, а не ИП) для прямой работы с налоговой — это боль, очень не советую. Для физических лиц и ИП такой проблемы нет, за что спасибо.
Цена вопроса и прочие детали
· Подпись на год стоит 2 тысячи ₽ + многоразовая флешка 1.5 тысячи ₽ (за простой вариант), доверенность — 1750 ₽ на срок до 5 лет.
· Сделки с недвижимостью будут невозможны — это отдельная опция за доп. плату.
· Получить флешку можно только очно в крупных городах РФ.
· Помимо паспорта нужен СНИЛС и ИНН
При этом стоит признать, что, несмотря на агрессивное принуждение к использованию со стороны ФНС, подобные электронные подписи не получили популярность ни у фирм, ни у граждан. В первую очередь я склонен винить цену (шутка ли, заплатить 4 тысячи рублей за раз), а во вторую — сомнительную необходимость. Несколько лет нам говорили, что только специальные одобренные ФСБ флешки подходят для использования с электронными подписями и что эти флешки обязаны стоить от 1.5 до 6 тысяч рублей. А теперь выяснятся, что для той же регистрации бизнеса можно использовать обычное приложение на телефон! Более того, в ряде случаев роль электронной подписи выполняет простой пароль из 8 символов — и никакого сертификата от службы безопасности почему-то не нужно.
Заключение
Свою флешку КвЭЦП я использую раз десять в месяц и не жалею о том, что в своё время её оформил. В ней есть свой шарм и удобство, хотя присутствуют и зачем-то организованные сложности. Последние годы наблюдается тенденция к упрощению документооборота в разных сферах, и это очень хорошо. Остаётся надеяться, что флешки-подписи всё-таки останутся необязательным развлечением и постепенно уступят место более понятным подписям-паролям и мобильным приложениям.
Друзья, обязательно подпишитесь на мой канал, оставляйте комментарии и делитесь своим мнением. Расскажите, что из мира IT хотели бы узнать. А также заходите на мой сайт https://helloIT.world/ — там вас ждут интересные курсы и бесплатные вебинары.