Существует так много ИТ инструментов управления и поддержки бизнеса, что многие руководители и предприниматели буквально тонут при поиске самых эффективных.
Разгадка этой задачи заключается в том, что, только изучив специфику своего бизнеса, можно подобрать наиболее полезные инструменты управления для достижения поставленных целей.
В этом вопросе важно учитывать один фактор: анализ бизнес-процессовили BPA.
Почему?
По двум причинам:
● Во-первых, потому, что без управления основными бизнес-процессами и их оптимизации ИТ инструменты могут быть использованы не в полной мере.
● Во-вторых, потому что анализ и оптимизация самих процессов позволяют определить, какие инструменты следует приобрести или отказаться от их использования для оптимизации.
Учитывая это, в данной статье мы расскажем о том, что представляют собой инструменты процессного анализа - так называемые инструменты BPA - и как их применять при внедрении процессов.
Что такое инструменты BPA?
Инструменты BPA, или средства анализа бизнес-процессов, являются одними из наиболее распространенных инструментов для исполнения, анализа, документирования и моделирования бизнес-процессов.
Но, прежде чем мы углубимся в определение того, что представляют собой инструменты BPA, давайте сначала разберемся в том, что же такое сам процессный анализ?
Что такое анализ процессов?
Процессный анализ представляет собой набор процедур, используемых для проведения тщательного анализа с целью получения четкого представления о бизнес-процессах компании.
Эти процедуры предполагают анализ каждого из компонентов процесса, включая:
● Входы
● Выходы
● Задачи
● Процедуры
● Участники процесса
● Системы
● Средства управления
● Документы
● Данные
● Технологии
Далее анализируется взаимодействие между каждым из этих элементов и то, как они приводят к желаемым результатам.
Анализ процессов охватывает оценку таких важных факторов, как затраты времени; стоимость; производственная мощность; используемые ресурсы; а также качество процесса и его результатов.
Для этого используются визуальные модели процессов, диаграммы и блок-схемы, собираются данные, проводится анализ цепочки создания ценности и моделирование процессов
Теперь, когда мы познакомились с основами анализа процессов, давайте глубже разберемся в том, что делают инструменты BPA.
Инструменты анализа бизнес-процессов: Что они вообще делают?
Многие специалисты путают инструменты BPA с инструментами моделирования процессов.
На самом деле, для правильного управления процессами требуется гораздо больше, чем просто нарисовать процессы и составить диаграмму.
Знаете ли Вы, что такое модель процесса? Приведем пример модели процесса Service Desk:
В этом примере инструмент анализа бизнес-процессов обеспечивает гораздо более детальную и комплексную работу, чем просто этап проектирование процесса. Он включает в себя 6 компонентов:
1. Каталог процессов
2. Графическое моделирование и документирование
3. Публикация процесса
4. Управление версиями процессов
5. Обработка улучшений процесса
6. Совместная работа
Давайте подробно разберем каждый пункт:
1- Каталог процессов
Одним из компонентов, о котором мало кто вспоминает при рассмотрении инструментов BPA, является способ хранения версий процессов и доступа к ним.
Хороший каталог процессов требует централизованной базы.
Кроме того, процессы должны быть хорошо организованы и легки в поиске через структурированный каталог или поисковую систему.
Конечно, необходимо соблюдать меры безопасности:
● Доступ к Каталогу ограничен авторизованными пользователями
● Необходима проверка подлинности пароля и других пользователей
● Должны быть предусмотрены уровни взаимодействия с диаграммами процессов, такие как визуализация, редактирование и удаление.
HEFLO опирается на облачный репозиторий процессов, что позволяет изменять и делиться процессами, используя только веб-браузер.
2- Графическое моделирование и документирование
Графическое моделирование процессов предполагает создание представления процесса в виде диаграммы или блок-схемы.
Для этого необходимо определить основные шаги процесса, участников, задействованные системы , используемые документы, бизнес-правила, клиенты, агенты и владельцы процессов, информация, которая должна поступать, принятие решений, входы и выходы.
После фиксации этих элементов создается модель процесса в легкой, понятной и наглядной форме.
Как правило, в хороших инструментах BPA используется нотация BPMN, которая является наиболее распространенной на текущий момент. Таким образом, все, кто имеет доступ к диаграмме, "говорят на одном языке", что позволяет избежать неверного толкования.
После моделирования процессов очень важно создать на их основе процессных регламент.
Многие задаются вопросом, насколько это важно, и даже утверждают, что это приводит к излишней бюрократии.
На самом деле регламент очень важен и дает ряд преимуществ в управлении процессами, о чем будет сказано ниже:
Преимущества использования процессных регламентов
● Формирование базы знаний по документированным процессам, которая может быть использована в качестве модели для аналогичных новых процессов.
● Для пользователей, заказчиков, владельцев процессов и даже аналитиков и консультантов это служит справочным пособием
● Формальное описание целей, этапов, процедур и других элементов процесса помогает избежать разногласий.
● Отличный источник информации для создания руководств или для обучения.
● При приеме на работу новых сотрудников документирование процессов позволяет им обращаться к надежному и формализованному источнику.
С помощью HEFLO можно создавать документацию (регламент) сразу же, не выходя из интерфейса, несколькими щелчками мыши.
Вот учебное пособие, как это сделать:
https://www.youtube.com/watch?v=2N8_BT_n2Uk&t=221s
3- Публикация процесса
Теперь, когда модель процесса готова, как её опубликовать, чтобы все желающие могли получить к ней доступ?
Лучшие инструменты анализа бизнес-процессов публикуют процессы в облаке, что облегчает доступ к ним для всех сотрудников организации. Таким образом, участники процесса могут получить доступ к диаграммам, где бы они ни находились, а во многих случаях и с помощью мобильных устройств, таких как планшеты и смартфоны.
Разумеется, данные должны быть защищены с помощью шифрования.
Вот диаграмма процесса, просматриваемая на смартфоне:
4- Управление версиями процессов
Работа с процессами в том виде, о котором говорилось выше в п. 3, очень практично и, безусловно, облегчает жизнь аналитикам, консультантам и клиентам, которым приходится обращаться к ним.
Но как управлять новыми версиями процесса?
Нужно ли при каждом изменении создавать новую диаграмму процесса? Как назвать все эти версии и узнать, какая из них самая последняя?
С помощью HEFLO при каждом изменении или усовершенствовании диаграммы процесса предыдущие версии автоматически сохраняются.
Поэтому нет необходимости создавать серию отдельных файлов, по одному на каждую усовершенствованную диаграмму процесса. А для ознакомления с предыдущими версиями достаточно обратиться к самому процессу и проверить уже внесенные изменения.
5- Обработка улучшений процесса
Целью применения инструментов BPA является не только анализ бизнес-процессов.
После анализа мы рекомендуем приступить к постоянным улучшениям.
Для этого с помощью диаграммы процесса аналитик ищет возможности для улучшения.
Это процедуры, задачи или другие элементы процесса, которые делают его менее эффективным и продуктивным.
Например:
● Узкие места: точки в процессе, где происходит накопление задач, препятствующее непрерывному продвижению.
● Переработки: использование чрезмерного количества ресурсов.
● Задержки: когда одна задача была плохо оценена по сравнению с другими и занимает больше времени, чем хотелось бы.
Это лишь несколько примеров возможностей улучшения, которые можно обнаружить с помощью анализа диаграмм процессов и др.
6- Совместная работа
Лучшие инструменты BPA основаны на облачных технологиях, именно для того, чтобы обеспечить удобство совместной работы членов команды и пользователей процесса.
В случае с HEFLO портал совместной работы упрощает все это, помогая согласовывать процессы, а также собирать предложения других членов компании.
Для этого, закончив моделирование и документирование процесса, вы публикуете все это на портале для совместной работы.
Затем вы уведомляете об этом владельца процесса, который с помощью портала изучает и согласовывает смоделированный процесс.
Но цикл совершенствования на этом не заканчивается!
После этого любой желающий, имеющий доступ к порталу, может ознакомиться с опубликованными процессами и внести предложения по их улучшению.
Таким образом, совместная работа становится гораздо более подвижной и динамичной. Это достигается за счет комментариев, которые обсуждаются участниками, не выходя из среды программного обеспечения.
Ставьте лайки, подписывайтесь на наш одноименный канал на Youtube, делитесь своим мнением в комментариях!
https://www.youtube.com/@Hefloclub
Обсуждение по автоматизации бизнеса, полезные советы и инструкции по использованию продукта Heflo в сообществе телеграмм @hefloClub
