Работа с первичными документами – это сложный процесс, отнимающий время. Потерянные или неправильно оформленные документы чаще всего становятся головной болью бухгалтера. В лучшем случае вы потратите свое личное время, в худшем – будете разбираться с налоговой, платить штрафы или участвовать в судебных тяжбах. Мы собрали полезные советы, которые, мы надеемся, упростят вам работу.
1. Указывайте список всех нужных документов в договоре
Чтобы не мучиться и не вытаскивать клещами у контрагента документы, на этапе составления договора укажите, без каких документов договор не будет исполнен. А еще лучше – пропишите сумму штрафа за непредставление нужных документов. Так контрагент будет заинтересован, в том, чтобы вовремя прислать вам полный пакет документов. А вам не придется постоянно ему напоминать и доставать вопросами.
2. Сканируйте документы заранее
Первичные документы необходимо хранить минимум пять лет. Даже если вы аккуратно складываете их в файлы и папки, бумага может износиться, а чеки выцвести. Представьте на минуту: налоговая запрашивает документы, а в папке остались красивые белые чеки, без всяких признаков информации. Чтобы избежать таких ситуаций, используйте электронный архив. Скан документа в любой момент можно распечатать и предоставить проверяющим органам.
3. Подключите программы для ввода первичных документов
Упростите себе ввод первичных документов в базу 1С: Бухгалтерия: отсканируйте или сфотографируйте документ, отправьте его на распознавание. Это поможет избавиться от дублей, ошибок и опечаток, а вы сэкономите время.
4. Фиксируйте задачи, чтобы ничего не забыть
Отправить документы, позвонить контрагенту, сформировать отчет... Чтобы не утонуть в ежедневной рутине, используйте органайзер в 1С: Бухгалтерия (есть и в других конфигурациях). Откройте раздел Администрирование и выберите пункт Органайзер.
Поставьте галочку рядом с полем Мои задачи. Здесь вы можете настроить уведомления о просроченных задачах по почте, а также уведомлять исполнителей о новых задачах.
Перейдите в раздел Главное и откройте Мои задачи.
Здесь собраны все задачи, которые вы выполнили, отменили или пока что еще выполняете. Чтобы добавить новую задачу, нажмите на кнопку Создать.
Укажите, кому вы ставите новую задачу. Если другому сотруднику, выберите из справочника исполнителя. Добавьте название задачи и ее описание. Если задача важная, поставьте галочку. Затем укажите срок и время, когда необходимо выполнить задачу и выберите нужный статус. Нажмите на кнопку Записать и закрыть.
Готово! Теперь задача появилась в списке Мои задачи и на главном экране. Вы можете фиксировать любые задачи с помощью программы 1С: Бухгалтерия.
5. Найдите специальное место для первичных документов
С первичными документами работает не только бухгалтер, но и, например, водители, экономисты, экспедиторы и другие заинтересованные лица. Чтобы не терять нужные бумаги, поставьте специальный ящик, куда сотрудники могут складывать все первичные документы. Контейнер должен быть доступен всем сотрудникам, не только бухгалтерам. Раз в день / несколько дней / неделю освобождайте коробку от накопившихся бумаг, вводите их в систему и добавляйте в нужные папки. Конечно, это не решение всех проблем, но зато вы точно будете спокойны, что все документы в одном месте. А еще у вас не будет дергаться глаз от вопроса: “Куда мне деть эту бумажку?”
Надеемся, что наши советы помогут вам оптимизировать рабочий процесс, а сэкономленное время вы потратите на интересные задачи или полноценный перерыв :)
👉 Важные обновления, анонсы полезных материалов и интересные новости в удобном формате в нашем Telegram-канале 42Облака. Новости и акции.
Статьи про 1С
- Дополнительный доход для разработчика 1С не отходя от кассы (компьютера)
- Как создать чек коррекции в 1С: Управление торговлей
- Как интегрировать 1С и маркетплейсы в несколько кликов?
- Почему тормозит 1С?