Есть такая фраза: «порядок на столе — порядок в голове». Но чтобы все разложить по полочкам, особенно когда речь заходит о большой компании, необходима систематизация и автоматизация. Этим в холдинге ERSO занимается департамент качества.
«Мы с командой ведем работу по оптимизации бизнес-процессов, чтобы собрать полную картину жизнедеятельности компании, — рассказывает заместитель директора департамента охраны труда, контроля качества и экологии по операционному контролю холдинга ERSO Антон Румянцев. — Для этого мы проводим интервью с руководителями подразделений, вместе с ними обсуждаем процессы. В результате должна появиться динамичная блок-схема, в которой будет четко изложены все операции и устранены лишние действия. Такая блок-схема ляжет основанием для разработки положения или другой нормативной документации».
Бизнес-процесс — это логическая последовательность действий человека или нескольких человек в коллективе. Описание бизнес-процесса в графическом и текстовом виде работа достаточно творческая. Любой процесс сложно представить в виде простой схемы, но команда департамента качества работают над тем, чтобы сделать его максимально прозрачным и простым.
Для этого они разработали для себя следующие фундаментальные правила:
1. Каждый процесс должен начинаться и заканчиваться документом.
2. Документ не может создавать другой документ.
3. Процесс не может запустить другой процесс без документа.
На схеме процесс выглядит более понятным, отражены его точки входа и выхода. Таким образом можно понять — какие звенья участвуют в процессе и как взаимодействуют.
«Один из самых понятных, на первый взгляд, процессов — это закупка. Он всегда выглядит как выдача потребности и закупка по ней, но на практике куда больше подводных камней. Также есть процессы, нетривиальные в описании. Например — претензии. Точка входа у процесса одна, а вот развилки могут быть абсолютно разными. Есть претензии легко устраняемые: исполнитель связывается с производством и в трансформаторе докручивают болт, а есть претензии, где должны подключиться юристы, сервисный центр, конструкторы, или экономисты. Но, несмотря на разное графическое описание процессов, все они являются комплексными и сложными взаимодействиями между людьми. Также мы стараемся при прорисовке процесса закладывать определенные метрики».
Как утверждает Антон, качественно составленная модель бизнес-процессов преследует задачи эффективности и прозрачности.
«Сейчас мы готовим, скажем так, индивидуальные шаблоны, которые впоследствии должны состыковываться. Уже сейчас, на этапе интервью и прорисовки, руководители проговаривают процесс и сами видят, как можно сделать его более прогрессивным. Так что это еще и возможность посмотреть на свою работу как бы со стороны, ведь в рутине мы часто делаем что-то ненужное на «автомате».
Такая четкая структура необходима и для того, чтобы не «тормозить» новым сотрудникам: открыл карту и уже сможешь изучить шаги и быстро влиться в работу.
Схема пригодна и для выстраивания системы мотивации сотрудников, т.е. становится понятно, какие установить ворота качества и как разрабатывать КПЕ.
Что касается имиджа, качественно описанные бизнес-процессы — хороший тон, который показывает соответствие высоким международным стандартам.
«Карту бизнес-процессов оценивают и сертифицирующие органы, и заказчики. Ведь так они видят нашу уверенность в своем деле. Когда мы можем наглядно и прозрачно показать, как мы работаем, это позволяет нам выстроить доверительные отношения», — подытожил Румянцев.