Управление стрессом.
Как найти дополнительные 10 часов в неделю
...Люди, которые жалуются: «У меня нет вре-мени...» - ошибаются. В распоряжении каждого - все существующее время: 168 часов в неделю, по 60 минут в каждом. Так как время нельзя растянуть, накопить или добавить, то единственное решение состоит в его разумной организации..
Дэвид Льюис, «Управление стрессом»
ЧТостно говоря, название книги вводит читателей в заблужде-
. ние. Про управление стрессом в ней первая и... одна из по-слелних глав. По сути, мы имеем дело с книгой по тайм-менед-жменту, а точнее - о том, как управлять собой, чтобы не пришлось управлять временем, ибо это, по мнению автора, невозможно.
Эта книга о том, как сменить «занятость» на эффективность, ведь таким образом понизится уровень стресса.
Самоанализ и самоорганизация
«…Давайте начнем с признания, что управлять временем не-возможно. Ни один руководящий работник, каким бы опытным он ни был, никогда не управлял ни единой секундой (если вы сомневаетесь в этом, попытайтесь управлять следующими пятью минутами). Хотя ради удобства я и буду продолжать использовать фразу "организация времени", на самом деле мы будем изучать пути максимально эффективной организации нас самих и - насколько это возможно - нашего окружения». Первое, что предлагает автор «на пути максимально эффективной организации нас самих» - избавиться от установок, которые мешают нам грамотно работать с временным ресурсом. Вот некоторые из них:
- «Я от рождения неорганизованный человек».
- «Единственный способ сделать больше - это работать еще усерднее».
- «Если вы хотите, чтобы работа была выполнена хорошо, вам надо сделать ее самому».
Проработав эти барьеры, можно переходить к следующему этапу - этапу контроля.
Учет времени
Для контроля своих отношений со временем Льюис предлагает несколько инструментов, которые он называет «Карточками учета времени». Первая из них представляет собой таблицу, в которую вы записываете все свои задачи, указывая время начала выполне-ния, продолжительность, степень приоритетности и предложения по оптимизации. Помните: вы должны отмечать каждое переключение внимания от одного дела к другому, даже десятисекундный телефонный разговор. Да, ведение таблицы - дополнительная на-грузка, но мониторинг своих отношений со временем - ключевой инструмент освобождения от стресса.
Целеполагание
Теперь, имея «портрет» своего рабочего времени, можно приступать к «расчистке завалов», которые создают стрессовую си-туацию. И начинать Льюис предлагает с создания эффективной системы целей и приоритетов.
Все наши цели делятся на три категории:
«Что». Показывают, чего именно мы хотим добиться в своей деятельности.
«Как». Конкретизируют, как именно мы должны этого до-биться.
«Почему». Это причины того, зачем нужно достигать целей
«Что» и «Как». Это наши ценности и приоритеты, касающиеся жизни в целом, самореализации, близких людей.
Именно с целей «Почему» стоит начинать строить свою систему приоритетов. Для этого автор предлагает довольно остроумную технику - написать свой собственный некролог, который стал бы итогом желаемой жизни. В нем найдут отражение наши ключевые ценности - чего мы хотели бы добиться в жизни, как хотели бы ее прожить, какие отношения с близкими людьми построить, какой след оставить. Основываясь на этом, можно создать конкретное дерево це-лей, а отвечая на вопросы «Что» и «Как», определить приоритеты.
Определение приоритетов
Приоритет опирается на две ключевые характеристики цели - важность и срочность.
- Задание с высоким приоритетом одновременно срочное и важное.
- Задание со средним приоритетом может быть либо сроч-ным, либо важным, но никогда - и тем и другим одновре-менно.
- Задание с низким приоритетом не является ни срочным, ни важным.
Дальше при планировании цели и задачи выстраиваются в соответствии с уровнем их приоритета.
Избавление от низкоприоритетных задач
Что делать с низкоприоритетными задачами? Льюис предла-гает три выхода: отказаться, делегировать, отложить.
Отказаться, если на три следующих вопроса вы ответите «нет»:
- Способствует ли выполнение этого задания достижению одной из моих целей?
- Являюсь ли я тем человеком, который лучше всего справится с этой работой?
- Соответствует ли ценность этой задачи стоимости часа моего рабочего времени?
Делегировать, за исключением следующих задач:
- Планирование основного проекта.
- Подбор команды исполнителей этого проекта.
- Контроль за работой команды.
- Стимулирование членов команды.
- Оценка членов команды.
- Вознаграждение членов команды.
Отложить. Откладывание дела может быть не только отрицательным явлением (прокрастинация), но и положительным. Это может происходить, когда:
- задание с низким приоритетом откладывается в пользу вы-сокоприоритетного задания;
- вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания;
- ваше физическое или умственное состояние делает продуктивную работу невозможной.
Избавление от «воров, крадущих время»
Незапланированные посетители, телефонные звонки, ожидание встречи, слишком частые и бессмысленные совещания и даже слишком долгое чтение и написание всевозможных документов - все это крадет наше время. Контролировать временные ресурсы, которые мы тратим на эти задачи, избавляться от того, от чего возможно из-бавиться, и сокращать до минимума то, от чего избавиться невоз-можно, - все это дает реальную экономию времени в нашей жизни.
Десятиминутная программа организации времени и нагрузки
Автор предлагает «десятиминутную программу для оптимиза-ции своих временных ресурсов». Она состоит из нескольких этапов.
Этап 1. Проанализировать качество использования времени
Заново просмотрите «Карточки использования времени». В общую таблицу выпишите все потери времени, связанные с исполнением низкоприоритетных задач, задач, которые можно было бы делегировать, а также внезапных переключений от одного дела к другому, потери времени в пути и ожидании и т. п.
Этап 2. Просуммировать время, потерянное нами за неделю Это время представляет наш резерв, которым мы можем воспользоваться для продуктивной деятельности. По статистике, для боль-шинства менеджеров оно составит не меньше десяти часов в неделю!
Этап 3. Ежедневно посвящать десять минут своего рабочего времени трем задачам:
. Учет времени (записи в «Карточках учета»).
. Анализ затраченного времени (анализ «Карточек»).
. Составление списка приоритетов на следующий день (впи-сывание приоритетных задач в верхнюю часть «Карточки учета времени»).
...И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, - пищет автор, - вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно ис меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой».
Об авторе
Дэвид Льюис - председатель и директор по исследованиям компании MindLab, член Ассоциации развития науки
Америки, телеведущий, спикер крупнейших бизнес-конференций. Активно работает с ведущими компаниями, входящими в списки FTSE 100 и Fortune 500.