В 1С Зарплата и управление персоналом 3 реализовано два метода учета рабочего времени сотрудников:
1. Метод «Отклонений», когда рабочее время сотрудника фиксируется документами учета отсутствий, например, «Отпуск», «Больничный лист», «Неявка». Или документами учета переработок, например, документ «Работа в праздничные и выходные дни».
2. Метод «Сплошной регистрации», когда рабочее время сотрудника фиксируется документом «Табель учета рабочего времени».
Объективно проще использовать метод «Отклонений», он уменьшает рабочую нагрузку на кадровика. При этом возможность сформировать форму Т-13 на основании данных программы сохраняется в меню Зарплата – Отчеты по зарплате – Учет времени – Табель учета рабочего времени (Т-13).
Тем не менее иногда корректно учесть рабочее время нельзя только путем ввода документов. Такое случается при учете времени сотрудников на свободном графике, при частых замещениях сотрудников и т.д. Рассмотрим порядок работы методом «Сплошной регистрации» с использованием документа «Табель».
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП
Документ «Табель учета рабочего времени» находится в меню «Зарплата» - «Учет времени» - «Табели».
Документ заполняется автоматически на основании графиков работы сотрудников и введенных документов регистрации рабочего времени. Документ доступен для ручного изменения данных. После заполнения и проверки данных, документ необходимо провести.
Приоритет данных, введенных через Табель выше, чем приоритет документов – регистраторов рабочего времени. Если введен документ Табель, то при расчете зарплаты в качестве отклонения от нормы рабочего времени будут приниматься данные по табелю.
Также из формы документа «Табель» доступна для печати Унифицированная форма Т-13.
Как заполнить Табель за отчетный период?
В документе доступны варианты заполнения:
· Текущий месяц
· Первая половина месяца
· Вторая половина месяца
· Произвольный период
Для автоматического формирования Табеля за отчетный период необходимо выбрать вариант «Произвольный период» и вручную указать период для заполнения документа.
Как заполнить Табель по подразделениям?
Предварительно в настройках программы необходимо снять признак «Расчет зарплаты выполняется по организации в целом» (меню «Настройка» - «Расчет зарплаты»).
После чего в шапке документа появится возможность выбора подразделения. При автоматическом заполнении документа программа подберет только тех сотрудников, которые работают в указанном подразделении.
Как учесть работу сотрудника на разных территориях в 1С ЗУП?
Если оплата сотрудника зависит от территории выполнения работ, например, работа на территории предприятия оплачивается по одному тарифу, а выезд на территорию клиента по другому, то в программе 1С ЗУП доступен учет рабочего времени по территориям.
Для этого в настройках учетной политик организации необходимо подключить использование территорий:
После этого в документе Табель появится возможность указания конкретной территории при клике на ячейку с рабочим временем сотрудника:
В появившемся окне необходимо указать какое количество рабочих часов приходится на каждую территорию:
Второй вариант фиксирования рабочего времени на определенной территории – использование документа "Перемещение между территориями».
Документ регистрирует перемещение между территориями на полный рабочий день и подходит, например, для регистрации работ вахтовым методом. Данные документа "Перемещение между территориями» отражаются в сведениях о трудовой деятельности.
При расчете зарплаты и учете НДФЛ будут учтены условия для каждой территории.
Как перезаполнить в Табеле данные по одному сотруднику?
Чтобы перезаполнить данные по одному сотруднику без перезаполнения всего документа, необходимо найти данного сотрудника в списке (можно воспользоваться горячими клавишами Crtl + F1 для поиска). Далее нажав правую кнопку мыши, выбрать в контекстном меню команду «Перезаполнить сотрудника».
Как внести исправления в документ Табель учета рабочего времени?
Документ Табель учета рабочего времени может быть скорректирован с сохранением предыдущего варианта. Такая операция возможна при исправлении данных за прошлый период.
Для этого в правом нижнем углу необходимо нажать на кнопку «Исправить». При выполнении команды будет создан новый документ, при этом связь с исправленным документом сохранится по команде «Открыть исправленный документ».