С 1 сентября 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.
МЧД – что это?
Введение МЧД в документооборот – одно из важнейших событий в сфере закупок в том числе, хотя само изменение напрямую коснулось только Федерального закона “Об электронной подписи” № 63-ФЗ, так как меняет порядок наделения полномочиями сотрудников.
Зачем нужна МЧД?
Если раньше сотрудники для ведения документации, передачи отчетности и совершения иных юридически значимых действий пользовалась электронной подписью (ЭП) для юридических лиц, то, с введением МЧД, для совершения юридически значимых действий доверенному лицу понадобится ЭП для физических лиц и МЧД от руководителя организации.
Соответственно, если раньше сотрудник, работая на несколько юр. лиц должен был иметь соответственное количество ЭП, то теперь сотруднику достаточно одной ЭП для физ.лиц и МЧД от каждого руководителя, вся нужная информация об организации уже указана в доверенности.
Количество МЧД на одного сотрудника не ограничено, так как в доверенностях могут быть указаны разные полномочия.
Реестр полномочий МЧД
Федеральный реестр полномочий пока находится в разработке, поэтому руководитель может указывать наиболее удобные для организации: от полного делегирования обязанностей, до участия в одной конкретной закупке с указанием номера извещения.
После того как единый реестр полномочий начнет полноценно функционировать, полномочия в МЧД необходимо будет указывать в соответствии с классификатором.
Что еще указывается в МЧД?
- Наименование документа
- Сведения о доверителе (для физ.лиц и ИП)
- Сведения о представителе
- Дату совершения доверенности
- срок действия
- предоставляемые полномочия
- номер доверенности
- УКЭП, которой подписана доверенность
- Возможность передоверия
Дата совершения доверенности – дата подписания доверенности по московскому времени.
Срок действия МЧД неограничен даже сроком действия ЭП лица, подписавшего ее, но руководитель может отозвать такую доверенность в любой момент.
Как использовать МЧД?
Предоставление доверенности осуществляется путем включения ее в электронный пакет документов, об этом нам говорит 63-ФЗ.
Прикреплять доверенность необходимо исключительно в формате XLM, иначе она может быть признана недействительной.
Мы рекомендуем вам включать МЧД в электронный пакет документов при совершении любых юридически значимых действий, таких как, например, подача заявки, запрос разъяснений положений закупочной документации, подписание контракта, направление протокола разногласий и некоторых других.
Реестр МЧД
Единый реестр МЧД находится в разработке, но свои реестры электронных доверенностей есть у Федеральной налоговой службы (ФНС) и Федеральных электронных торговых площадок (ФЭТП), которые не имеют сообщения между собой, поэтому если Вы участвуете в закупках на разных площадках, необходимо прикреплять МЧД к каждой заявке.
Изменения внутри организации
Руководителям, которые указаны в выписке из ЕГРЮЛ, и ИП МЧД не требуется, но у них появляются новые обязанности:
- Формирования МЧД.
Только формально, в реальности каждый сотрудник может сам сформировать свою МЧД, но не может ее заверить КЭП.
- Подписание МЧД.
Тоже формально. Руководитель может делегировать эту обязанность выбранному сотруднику путем предоставления доверенности с правом передоверия.
- Оформление передоверия.
Необходимо организациям, имеющим несколько филиалов. Руководитель филиала получает доверенности с правом передоверия и получает возможность совершения юридически значимых действий.
МЧД: требуется ли нотариус?
Бумажная доверенность должна быть заверена нотариусом, МЧД такого пока не предусматривает, подобный функционал будет добавлен в обозримом будущем.
Нужна ли новая ЭП?
ЭП уполномоченных представителей пока не прекратят работу. Но Вы должны быть готовы к том, что когда истечет срок действия такой ЭП, Вам необходимо будет заняться формированием МЧД.
Оформить МЧД на данный момент можно на сайте налоговой или на ФЭТП.
Вести деятельность без МЧД можно до 31 августа 2024 года.
Еще больше полезных материалов и услуг по тендерному сопровождению для поставщиков и заказчиков Вы найдете на нашем сайте.