Одна из целей внедрения личных кабинетов клиентов — сократить до минимума обмен бумажными документами. Речь не только про договоры, но и про сопутствующие материалы, которые пользователь загружает в кабинет: соглашения о перевозке опасного груза, коносаменты, фотографии, счета, акты.
Загруженные файлы хранятся в разных системах, их перечень зависит от компании, в FESCO это 1С, ЭЛАР, ДО. Некоторые документы передаются по почте.
Если клиент запросил коносамент для груза из прошлой или позапрошлой заявки, то менеджеру крайне сложно найти документ. Отсутствие единого хранилища файлов вызывало много инцидентов и разбирательств.
Развитие MY.FESCO, расширение функций подсветило проблемы хранения и структурирования документов:
- Отсутствие централизованного управления файлами.
- Сбои при отправке и получении писем с вложениями больших объемов, риск потери файлов.
- Невозможность отслеживать свободное место на диске и вовремя реагировать при его нехватке.
Решением стал выделенный файловый сервис.
Функции приложения
Файловый сервис — это единый инструмент взаимодействия личного кабинета и менеджера FESCO с файлами.
Посмотрим на работу приложения на примере фотографий крепления опасного груза. Клиент FESCO в специальной форме добавляет фотографии крепления, номер контейнера выбирает из списка или прописывает вручную. За один раз можно загрузить несколько фото к разным контейнерам. Фото отправляются в хранилище файлового сервиса.
Менеджеру внутри интерфейса кабинета MY.FESCO приходит оповещение — пользователь прикрепил фото, посмотреть и скачать их можно по ссылке.
Ссылка открывает файловый сервис, где предустановлен фильтр для отображения материалов только по пришедшему письму.
Приложение доступно и без перехода из письма. Интерфейс простой, состоит из фильтра и таблицы с документами. Фильтрация возможна по:
- Номеру документа, заявки, контейнера, коносамента.
- Юридическому лицу.
- Типу документа.
На разных этапах жизни заявки к ней прикрепляются документы разных форматов. Чтобы менеджер быстро ориентировался в материалах, файлы внутри заявки разделены по типам. Скачать можно один документ, архив документов одного типа или архив всех документов заявки. Формирование большого архива занимает время, поэтому предусмотрены статусы: подготовка архива, архив готов.
Если клиент добавляет к заявке новые файлы, то архив становится устаревшим. В таком случае предусмотрен соответствующий статус, чтобы менеджер не забыл сформировать новый.
Стек технологий
Файловый сервис реализован как отдельное приложение и взаимодействует с личным кабинетом по новым методам api.fesco. То есть сервис и MY.FESCO могут функционировать и обновляться отдельно друг от друга. В перспективе приложение может выступить общей базой, хранилищем для обмена документами с другими системами.
Frontend написан на Vue.JS. В качестве хранилища мы используем Minio.
Результаты
Файловый сервис решил возникшие трудности:
- файлы хранятся в одном пространстве, не теряются при пересылке;
- менеджер быстро и легко ищет требующийся документ;
- автономность приложения позволит в будущем легкую интеграцию с внешними и внутренними системами;
- информация об оставшемся месте на диске в свободном доступе.