Для закупки оборудования и материалов компаниям важно наладить процесс согласования и контроля. Этот процесс в iPRO можно настроить по нескольким сценариям. Мы расскажем о них на примере одной компании с несколькими сотрудниками.
Сценарий № 1 — обязательное согласование.
Он предусматривает, что один сотрудник создает заказ, добавляя нужные товары в нужном количестве, а другой или другие — просматривают подготовленный заказ и либо одобряет его, либо отклоняет, либо просит скорректировать.
Таким образом, участники цепочки разделяются на два типа – Согласующий и Подчинённый. С настройкой этих ролей вам поможет персональный менеджер.
Как только права определены, например, электрик Владимир — исполнитель, а начальник службы АХО Борис Васильевич — согласующий, в компании можно применять обязательное согласование.
В чем его преимущества? Все под контролем, нет риска, что исполнитель закупит что-то не то или закупит товар не в том количестве. Есть ли минусы? Да, согласование требует времени.
Продолжая наш пример, можно представить, что со временем у Володи появляется напарник — Дмитрий, к нему добавляется сантехник Илья и слесарь Сергей. Борису Васильевичу все сложнее успевать отсматривать каждый заказ и погружаться в детали. И тут на помощь ему приходит более оптимальный сценарий — работа по лимитам.
Сценарий №2 — работа по лимитам.
Борис Васильевич настраивает в iPRO ограничения — для Владимира, Дмитрия, Ильи и Сергея. Работа по лимитам предусматривает, что заказы, которые не превышают определенных параметров, можно направлять в ЭТМ без согласования. Какие это могут быть параметры?
- сумма заявки в корзине
- цена за единицу товара в корзине
- бюджет закупок в месяц
- сумма заявки, цена за единицу товара в корзине и бюджет в месяц — на отдельные договоры между клиентом и ЭТМ
Сценарий применим тогда, когда исполнители на местах лучше знают, что им закупать, а руководителю важно держать под контролем общий уровень плановых затрат. При этом экономится ресурс руководителя и проходит меньше времени от возникновения потребности до получения нужных товаров.
Если заказ превышает какие-либо из настроенных параметров, он блокируется и у исполнителя остается возможность создать на его основе смету, а ее, в свою очередь, согласовать с руководителем.
Чтобы прокомментировать предложенный вариант документа, согласующий заходит в раздел «Документы»/«Сметы» и нажимает на примечание. В этом поле он может либо сразу согласовать документ, либо задать уточняющий вопрос исполнителю.
Функция рассогласования
Даже опытный руководитель может совершить ошибку при согласовании. Допустим, Борис Васильевич одобрил закупку десяти автоматических выключателей для нового офиса, но потом обнаружил, что на складе остались неиспользованные и понадобится докупить только три. В iPRO у согласующего есть возможность рассогласовать данную смету, чтобы привести документ в изначальное состояние.
Уведомления
Важно, чтобы оба участника цепочки согласования всегда были в курсе происходящего. Исполнитель получает на электронную почту уведомления о согласовании/рассогласовании сметы. Уведомления для согласующего можно настроить, вот возможные варианты:
• при создании любой сметы
• при создании сметы с суммой, превышающей контролируемую
• при создании документа с суммой, превышающей контролируемую (без согласования)
• при создании любого документа.
Заключение
Подводя итог, важно понять, что согласование можно проводить внутри сервиса iPRO, не создавая дополнительной переписки в мессенджерах или электронной почте. А если более привычным для вашей компании является согласование в корпоративной системе — можно использовать механизмы обмена данными, реализованные ЭТМ на основе API.
За подробной информацией обратитесь к вашему персональному менеджеру ЭТМ.